HR-cyclus: Wat is het en hoe kun je het succesvol toepassen?

De HR-cyclus van Fombrun is een operationeel proces binnen het HR-management dat zich jaarlijks herhaalt. De cyclus bevat alle momenten waarop je als werkgever of HR-verantwoordelijke in gesprek gaat met je medewerkers. De cyclus begint eigenlijk al bij het sollicitatiegesprek en het moment waarop je de medewerker in dienst neemt.

De gesprekken bieden je niet alleen de gelegenheid om bij te praten en te polsen hoe het met de medewerker gaat, vaak komen in zo’n gesprek ook onderwerpen als doelen, prestaties, ontwikkeling en ambities aan bod.

Volgens Fombrun komen de volgende drie gesprekken jaarlijks aan bod in het HR-cyclus model:

• Het planningsgesprek: dit gesprek vindt plaats aan het begin van het jaar. Samen leg je de doelen vast die gehaald moeten worden en bepaal je wat daarvoor nodig is.

• Het functioneringsgesprek: dit gesprek vindt plaats halverwege het jaar. Hierin wordt er besproken hoe alles verloopt, wat er beter kan en welke soort ondersteuning daarvoor nodig is.

• Het beoordelingsgesprek: dit gesprek vindt aan het einde van het jaar plaats. Samen bekijken jullie de prestaties van het afgelopen jaar. Als leidinggevende geef je de medewerker een beoordeling en een eventuele beloning.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Het voeren van een planningsgesprek, functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek is niet altijd even makkelijk. De ene medewerker gaat makkelijker om met feedback dan de andere. Neem zeker de volgende tips in overweging om de verschillende gesprekken zo goed mogelijk te voeren.

• Bepaal de juiste vragen, doelen en aandachtspunten. Deze zaken zullen afhangen van het soort gesprek dat je gaat voeren, maar ook van de medewerker die je voor je hebt en de functie die hij of zij uitvoert. Praat van tevoren met andere managers en leidinggevenden om feedback te verzamelen en aandachtspunten vast te leggen.

• Gebruik de juiste, zinvolle formulieren of checklists. Aan de hand van de Personio software voor performance management, kun je eenvoudig alle doelen en verwachtingen bijhouden ten aanzien van elke werknemer. Daarnaast kun je gebruik maken van beoordelingscycli voor het hele bedrijf of voor specifieke teams. Als je deze formulieren of checklists met de beoordelingscriteria toegankelijk maakt voor je medewerkers, dan kunnen zij hier door het jaar heen ook altijd naar teruggrijpen.

• Een goede voorbereiding is van cruciaal belang. Als je feedback geeft op de prestaties van medewerkers, is het altijd fijn om dit ook te kunnen beargumenteren aan de hand van voorbeelden. Het makkelijkste is om zowel goede als minder goede momenten te noteren voor jezelf. Deze memo gebruik je vervolgens tijdens een van de gesprekken.

• Zorg altijd dat de verwachtingen van beide partijen duidelijk zijn. Deze tip is vooral belangrijk tijdens het planningsgesprek. Hoe beter de doelen en verwachtingen worden geformuleerd, hoe kleiner de kans dat er misverstanden ontstaan. Dit zorgt er ook voor dat het functioneringsgesprek vlotter verloopt.

• Reserveer voldoende tijd. Meetings houden we het liefst zo kort mogelijk, maar toch is het belangrijk om genoeg tijd uit te trekken voor dit soort gesprekken. Op die manier kan je in de diepte gaan, extra uitleg geven waar nodig en heeft de medewerker ook de ruimte om vragen te stellen.

• Geef nieuwe kansen. Feedback is belangrijk, maar blijf ook niet té lang staan bij zaken die in het verleden zijn gebeurd. Haal concrete actiepunten uit de feedback waarmee je medewerker aan de slag kan.

Een effectieve HR-cyclus zorgt ervoor dat je werknemers voldoende betrokken zijn bij de organisatie en vice versa. Je weet wat er speelt bij je werknemers en kunt de HR-cyclus op die manier optimaliseren waar dat nodig is. Staat je HR-cyclus eenmaal goed? Dan zul je al snel merken dat je medewerkerstevredenheid stijgt en het verloop daalt.

Maar dat is niet alles. Je zorgt er als werkgever ook voor dat elke medewerker optimaal functioneert binnen je organisatie. Dit leidt op zijn beurt tot meer efficiëntie, beter werk en uiteindelijk meer winstgevendheid.

Met Personio wordt het optimaliseren van je HR-cyclus nog efficiënter. Aan de hand van grondige personeelsdossiers kan je alle feedback, actiepunten en de groei van je werknemers bijhouden. Zo ben je steeds goed voorbereid op functionerings- of beoordelingsgesprekken.

Centraliseer je werknemersdata

Vertrouw niet langer op lijsten en spreadsheets. Organiseer en bewerk personeelsdossiers en documenten met gemak, op één veilige plek, conform de regelgeving.

Bescherm je personeelsgegevens

Heb je nog geen HR-cyclus of wil je deze opnieuw opstellen? Volg dan de volgende 7 stappen.

Verandering is uiteraard niet nodig als er geen problemen zijn. Zijn die er wel, dan kun je ze bijvoorbeeld ontdekken aan de hand van enquêtes onder de medewerkers, diepte-interviews of workshops.

Vertrek vanuit de visie en strategie van je organisatie, en trek die door naar je HR-cyclus. Hoe wil je dat iedereen samenwerkt? Hoe moet er feedback gegeven worden? Ben je als werkgever wel transparant genoeg?

De HR-cyclus is grotendeels bedoeld voor je medewerkers. Het is dan ook belangrijk om je medewerkers bij dit proces te betrekken. Voor grote bedrijven is het interessant om een representatieve groep samen te stellen van medewerkers.

Goede technologie is tegenwoordig onmisbaar voor een goede HR-cyclus. Technologie biedt ondersteuning en geeft inzicht in je medewerkers. Met de software van Personio kun je zelfs de persoonlijke groei van elke medewerker bijhouden.

Probeer nieuwe technieken stapsgewijs uit in verschillende afdelingen, en laat de voortgang natuurlijk verder evolueren. Zo beperk je fouten en kun je snel en efficiënt bijstellen indien nodig.

Zijn er nog punten in je HR-cyclus die aangepakt moeten worden? Dan is het nu het moment om de cyclus aan te passen en goed neer te zetten. Vraag ook gerust de medewerkers zelf om feedback.

Ben je tevreden over de nieuwe cyclus en krijg je positieve feedback van de afdelingen waarbinnen je de cyclus hebt uitgeprobeerd? Dan is het tijd om de HR-cyclus toe te passen op heel de organisatie.

De HR-cyclus blijft evolueren, zeker in tijden waar hybride werken en werkbalans centraal zijn komen te staan. De moderne HR-cyclus is gebaseerd op deze modernisering van de bedrijfswereld en biedt vele voordelen:

• Werkt stimulerend in plaats van demotiverend;

• Stelt de ambities en behoeften van de werknemers centraal;

• Verlaagt het vrijwillige verloop door inzicht te geven in carrièremogelijkheden;

• Verhoogt werkgeluk en verlaagt de werkdruk.

Wil je ook af van de oude manieren om medewerkers te beoordelen en feedback te geven? Met deze tips kan je als bedrijf je HR-cyclus moderniseren:

• Start met het ontwikkelingsgesprek: samen maken jullie een plan op voor de ontwikkeling van je werknemers. In dat plan worden doelen gesteld om te groeien in de huidige functie (op korte termijn) en om door te groeien naar een andere functie (op lange termijn).

• Zorg voor flexibel maatwerk op de werkvloer: flexibele uren, verandering in het takenpakket en hybride werken zorgen voor een lagere werkdruk en meer werkgeluk.

• Vraag om feedback via medewerkerstevredenheidsonderzoek: waar feedback vroeger maar één richting had, is het nu tijd dat feedback van beide kanten komt. Dit doe je door middel van gericht onderzoek bij je medewerkers.

• Gebruik tussentijdse 1:1’s om op de hoogte te blijven: drie keer per jaar in gesprek gaan met je werknemers is niet voldoende. Plan regelmatig 1:1’s in en bied je werknemers ook de mogelijkheid om zelf aan te geven wanneer ze een gesprek nodig hebben.

Gids: Zelfverzekerd functioneringsgesprekken voeren

Hoe voer je gestructureerde, doelgerichte, ontspannen en constructieve functioneringsgesprekken? Je leest het in onze gids (Engelstalig).

Gids nu downloaden

Een HR-cyclus is een operationeel proces binnen het HR-management dat zich jaarlijks herhaalt. Aan de hand van verschillende gesprekken worden werknemers geëvalueerd en worden er nieuwe doelen bepaald om de ontwikkeling van je werknemers te bevorderen.

De cyclus start bij het sollicitatiegesprek en wordt vervolgd door 3 jaarlijkse gesprekken: het planningsgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek.

HR-instrumenten zijn tools die je als bedrijf gebruikt om je personeelsbeleid soepel te laten verlopen bij de instroom, doorstroom en uitstroom. Denk hierbij onder meer aan een wervingsplan, assessment centers, loopbaanbegeleiding, beloningsstructuren, interne coaching, en meer. 

Harde HR omvat alle dagelijkse, administratieve taken die bij HR komen kijken, zoals payroll beheer, contractbeheer, contact met het sociaal secretariaat, salarissen benchmarken, enz.

Leestip: Ontdek de veelzijdige rol van een HR-manager en hoe deze professionals essentiële functies vervullen.