Beoordeling van een sollicitant: voorbereiding, uitvoering en besluitvorming

De beoordeling van sollicitanten is een proces waarbij de werkgever de vaardigheden en ervaring van een sollicitant (of kandidaat) beoordeelt. Deze beoordeling kan de vorm aannemen van een gesprek, een schriftelijke proef of een andere soort test. Het doel van zo’n assessment is om vast te stellen of een kandidaat al dan niet geschikt is voor de functie waarvoor je hem of haar wilt werven.

Het identificeren van de beste kandidaten voor een baan is een van de moeilijkste aspecten van het wervingsproces. Dit proces omvat het beoordelen van cv’s, het voeren van sollicitatiegesprekken en het gebruik van tools om uit te maken of een sollicitant voldoende gekwalificeerd is voor de functie.

Het is niet alleen belangrijk om kandidaten te vinden die de vereiste vaardigheden en ervaring hebben, het is bovendien essentieel dat zij de kernwaarden van het bedrijf omarmen en het potentieel hebben om door te groeien.

Ter voorbereiding op de kandidatenbeoordeling moeten ondernemers en HR-managers de volgende twee stappen uitvoeren:

• Ga grondig na welke vaardigheden, ervaring en eigenschappen voor de functie vereist zijn.

• Bepaal welke tools en methoden je zult gebruiken om de beoordeling uit te voeren. 

Het sollicitatiegesprek vormt een kernonderdeel van het wervings- en beoordelingsproces. Aan de hand van dit gesprek kom je als bedrijf meer te weten over de kandidaat. De wervingsmedewerker kan zo beter beoordelen of hij of zij al dan niet geschikt is voor de functie. Het voeren van productieve gesprekken kan een uitdaging zijn, maar hier leggen we uit hoe je deze zo efficiënt mogelijk kunt laten verlopen.

Het is de taak van de interviewer om goed te luisteren naar de antwoorden van de kandidaat. Daarna kan je als interviewer vervolgvragen stellen, waardoor je meer te weten komt over de skills en ervaring van de kandidaat. Om dit doel te bereiken zul je een reeks vragen moeten opstellen die iemands vaardigheden en ervaring op meerdere gebieden naar voren brengen.

Zodra je voelt dat de kandidaat genoeg tijd heeft gehad om zich op zijn gemak te voelen voor het gesprek, dan kun je beginnen met het stellen van de voorbereide vragen. Je kunt 4 soorten vragen stellen: 1. gedragsgerichte vragen, 2. situationele vragen, 3. technische vragen en 4. persoonlijke vragen. We bespreken ze hieronder een voor een.

Bij gedragsgerichte vragen moeten kandidaten beschrijven hoe ze in het verleden een bijzonder moeilijke ervaring hebben aangepakt tijdens de uitoefening van hun functie. Je wilt daarbij vooral letten op de volgende informatie: de context, de ondernomen actie(s), en het resultaat of de impact van de actie.

Voorbeeldvragen:

• Hoe heb je in het verleden meningsverschillen met collega’s opgelost?

• Hoe ga je om met obstakels die een risico vormen voor je doelstellingen? Geef een voorbeeld.

Bij situationele vragen worden kandidaten geconfronteerd met een typisch scenario dat ze in hun werksituatie kunnen tegenkomen. Dit soort vragen hebben als doel om de sollicitant te laten vertellen over zijn of haar bedoelingen, wat kan helpen om de kwaliteit van de werkprestaties te voorspellen.

Voorbeeldvragen:

• Hoe beslis je om een dringende taak over te dragen aan een collega die de neiging heeft om snel, maar slordig te werken?

• Wat zou je doen als je je in een situatie bevindt waarin een collega op een non-compliant manier werkt?

Technische interviewvragen testen de kennis van de kandidaat over specifieke aspecten van de functie. Technische vragen zijn zeer betrouwbaar, vooral in afdelingen die zeer specifieke kennis vereisen, zoals boekhouding, bedrijfsrecht, techniek, financieel management en dergelijke meer.

Voorbeeldvragen

• Wat is het verschil tussen vermogenswinst op korte en lange termijn?

• Beschrijf de workaround voor het aanpassen van het formaat van een afbeelding zonder de voorgeschreven beeldverhouding te volgen.

Persoonlijke interviewvragen helpen recruiters om de persoonlijkheid van de geïnterviewde kandidaten vast te stellen, door ze te laten praten over dingen die ze belangrijk vinden. Deze aanpak is geschikt voor kandidaten met weinig werkervaring, maar ook voor mensen die aan een nieuwe loopbaan beginnen.

Voorbeeldvragen:

• Wat is het beste loopbaanadvies dat je hebt gekregen en wat is de betekenis daarvan voor jou?

• Waar kijk je naar uit als je aan de slag zou gaan bij ons bedrijf?

De antwoorden die kandidaten geven op interviewvragen moeten worden getoetst aan een gestandaardiseerde schaal. Deze schaal omvat een reeks waarderingen voor elk criterium, zodat de beoordeling objectief en consistent kan worden uitgevoerd. Hieronder vind je een voorbeeld van een eenvoudige beoordelingsschaal.

Bij een meer diepgaande beoordelingsschaal is het mogelijk om een lijst op te stellen van de vaardigheden en competenties die nodig zijn voor de functie. Voor elke vraag in de beoordeling kun je een beschrijving geven van de mate waarin het antwoord van de kandidaat voldoet aan de functie-eisen.

Hoe je tijdens recruitment het overzicht behoudt

Bekijk hoeveel sollicitanten zich in welke fase van je wervingsproces bevinden – een uitstekende basis voor het optimaliseren van processtappen en wervingsactiviteiten.

Recruiting nu optimaliseren

Alle geleverde inspanningen van de wervingsmedewerkers in het wervingsproces, gaande van het screenen van cv’s tot het interviewen van kandidaten, leiden tot het ultieme moment: het kiezen van de ideale kandidaat.

In het beste geval ligt de keuze van de beste kandidaat voor de hand. Dan hoef je alleen maar een aanbod voor te bereiden om hem of haar vervolgens in je team te verwelkomen. Echter, vaak heb je twee, drie of meer uitstekende kandidaten voor je, elk met hun eigen sterke punten. 

Het succesvol aantrekken van talent geeft aan dat je wervingsstrategie effectief is, maar het kan er tevens voor zorgen dat je voor uitdagende keuzes komt te staan bij de selectie. Hier volgen enkele tips die je kunnen helpen bij het maken van een weloverwogen beslissing.

Als wervingsmanager heb je een basiskennis van de rol waarvoor je iemand aanneemt, maar je bent mogelijk niet op de hoogte van alle specifieke functie-eisen. Daarom is het belangrijk om vakexperts te raadplegen die de kwaliteiten van een kandidaat op een objectieve manier kunnen beoordelen. Het is ook belangrijk om realistische verwachtingen te hebben en op zoek te gaan naar iemand die bekwaam genoeg is om de werkzaamheden op een hoog niveau uit te voeren.

Als je vooroordelen hebt, loop je het risico om een kandidaat om de verkeerde redenen te bevoordelen. De kans is groot dat dit leidt tot een mislukte werving, wat de organisatie uiteindelijk veel geld zal kosten. Het probleem met vooroordelen is dat ze er meestal onbewust zijn. Het is daarom ook enorm moeilijk om vooroordelen te bestrijden.

Bij het afwijzen van een kandidaat is het belangrijk om mogelijke vooroordelen in gedachten te houden. Vraag jezelf af: heb ik concrete, werkgerelateerde redenen om deze persoon af te wijzen? En als de kandidaat een bepaald kenmerk niet had gehad, zou ik dan dezelfde beslissing hebben genomen? Het is essentieel om te onthouden dat sommige vormen van uitsluiting onwettig zijn en dat je deze elementen niet mag laten meespelen in je keuze.

Het gebruik van objectieve wervingsmethoden kan het effect van vooroordelen minimaliseren. Om ervoor te zorgen dat je alle relevante informatie over een kandidaat hebt verzameld om het besluitvormingsproces te vergemakkelijken, kun je overwegen om de volgende methoden te gebruiken.

• Gestructureerde interviews: met een gestructureerd interview kun je de prestaties van een sollicitant nauwkeurig voorspellen. Het belangrijkste aspect van een gestructureerd interview betreft de voorbereiding van de interviewvragen.

• Scorekaart: met scorekaarten kun je de antwoorden van kandidaten objectief beoordelen door het toekennen van een cijfer. Dit kan je helpen om het antwoord van de kandidaat zorgvuldiger te overwegen in plaats van het direct af te wijzen of te accepteren. De voorbeeldtabel hierboven illustreert hoe een scorekaart eruit kan zien.

• Beoordelingen: tegenwoordig is het steeds minder gebruikelijk om kandidaten aan te nemen, zonder dat ze eerst een soort werkproef of test hebben afgelegd. Dit wordt beschouwd als de meest effectieve manier om een sollicitant in actie te zien en te beoordelen of hun vaardigheden en kwalificaties passend zijn voor de functie waarvoor ze solliciteren.

• Aantekeningen maken: als je geen aantekeningen of notities maakt over de antwoorden van sollicitanten, loop je het risico om na het gesprek alleen maar subjectieve gevoelens over te houden aan de kandidaat. Aantekeningen helpen je om de informatie die je hebt verzameld te organiseren en te gebruiken om een weloverwogen beslissing te nemen.

Je laatste uitdaging zal zijn om te beslissen welke van de overblijvende kandidaten je aanneemt. Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen om de allerbeste kandidaat te kiezen:

• Bekijk je scorekaarten en notities: controleer de commentaren en/of cijfers die je aan de kandidaten gaf. Bereken eventueel het gemiddelde van de scores.

• Maak een lijst: schrijf van elke kandidaat drie dingen op die je goed vond en drie dingen die je niet of minder goed vond. Leg de resultaten naast elkaar en vergelijk.

• Controleer referenties: vraag je sollicitanten om de contactgegevens van hun referenties. Meestal verwijzen kandidaten je door naar mensen die ze kennen en die hen positief zullen aanbevelen.

Technologie wordt steeds belangrijker bij de beoordeling van kandidaten. Digitale tools bieden nieuwe, meer objectieve beoordelingsmethoden om kandidaten te evalueren. Wervingsmanagers kunnen bijvoorbeeld cv’s, sollicitatiebrieven en andere wervingsgerelateerde documenten beheren en organiseren met behulp van een applicant tracking systeem, zoals dat van Personio. Met onze tools wordt het interviewen van sollicitanten en het beoordelen van kandidaten veel makkelijker, omdat ze vanaf elke locatie te gebruiken zijn. Onze handige softwaretoepassingen stellen je in staat om op afstand te werken en toch effectief samen te werken met andere teamleden. 

Een beoordelingsformulier is een gestandaardiseerde vragenlijst die wordt gebruikt tijdens de sollicitatieprocedure om een kandidaat op een objectieve en gestructureerde manier te beoordelen. Een beoordelingsformulier kan verschillende vormen aannemen en bevat meestal alle noodzakelijke statistieken en criteria om de capaciteiten van een sollicitant te evalueren.

Goede communicatieve vaardigheden zijn een essentiële kwaliteit die je zoekt in een potentiële kandidaat. Het vermogen om effectief te communiceren via e-mails, telefoongesprekken en in persoon is belangrijk om een uitstekende klantenservice te bieden en voor een goede samenwerking met het team.

Het is aan te raden om bij de beoordeling van sollicitaties objectiviteit voorop te stellen en niet (alleen) te vertrouwen op je intuïtie. Om je hierbij te ondersteunen, kun je verschillende hulpmiddelen en methoden inzetten om te bepalen of een sollicitant geschikt is voor de functie. Het gebruik van beoordelingsformulieren, het raadplegen van vakexperts en een zorgvuldige voorbereiding kunnen daarbij helpen.