Hoe verloopt het recruiting proces? Dit zijn de 5 stappen!

Een goed recruiting proces is belangrijk omdat je als bedrijf je posities gevuld wilt hebben door de juiste mensen. Niets is immers vervelender dan nieuwe werknemers aannemen die niet blijken aan te sluiten bij jouw doelen of wensen. Je kunt er als werkgever voor kiezen dit recruitmentproces uit te besteden of (deels) zelf te doen. Mocht je het zelf willen doen, zullen wij je in dit artikel enkele handige tips geven om dit proces te vereenvoudigen en veelgemaakte fouten te voorkomen.

Plan personeel op basis van solide gegevens

In Personio kun je op ieder moment zien hoeveel mensen er op welke afdeling werken en daar je planning op baseren.

Meer informatie over de rapportagefunctie van Personio

Het recruiting proces bestaat uit 5 stappen. Wij zullen iedere stap uitvoerig bespreken, zodat je precies weet hoe deze in zijn werking gaan en hoe je ze het beste kunt toepassen als werkgever.

Het opstellen van een doelgerichte vacature noemen wij een vacature-intake. In deze vacature-intake is het belangrijk om op te nemen waar het bedrijf of jij als recruiter precies op zoek naar bent. Ook dien je rekening te houden met de vragen die je je nieuwe potentiële werknemers wilt gaan stellen.

Wanneer je een nieuwe vacature gaat opstellen dien je altijd te beginnen met een vacature-intake. Het is niet aan te raden om zo maar een functieprofiel te gebruiken, aangezien je dan kans hebt op bad hire, ofwel iemand aannemen die niet helemaal naar wens fungeert. Dit betekent dus dat je een vacature zal gaan moeten opstellen vanuit het niets.

Alleen wanneer je een uitgebreide analyse voert over waarnaar je precies op zoek bent en dit op papier zet, zal je een unieke vacature kunnen opstellen. Je wilt namelijk de juiste kandidaten aanspreken met je vacature en potentiële werknemers op gesprek uitnodigen die passen bij het profiel. Tijdens deze sollicitatiegesprekken is het belangrijk dat je doelgerichte vragen stelt. Enkele voorbeelden van goede vragen zijn:

• Wat maakt de vacature anders dan andere vacatures?

• Waarom kiest iemand juist voor deze vacature bij dit bedrijf?

• Hoe is de vacature ontstaan? Is het vervanging, groei of reorganisatie?

• Gaat het om een parttime/fulltime/interim functie?

• Wat is echt het belangrijkste doel van de vacature?

Als er eenmaal een heldere vacature-intake is samengesteld, zal men als werkgever of recruiter moeten overgaan op het daadwerkelijke werven zelf. Dit is misschien wel het lastigste onderdeel van het recruitmentproces, vandaar dat wij hier in deze uitleg extra veel aandacht aan besteden.

Ten eerste spreken wij van twee verschillende manieren van recruiten, actief en passief recruiten. Met actief recruiten of werven wordt een actieve houding ten opzichte van de arbeidsmarkt verstaan. Dit betekent dus dat de recruiter of werkgever zelf actief op zoek gaat naar mogelijke werknemers.

Met passief recruiten of werven doelen wij, anderzijds, op een passieve houding ten opzichte van de arbeidsmarkt. In dit geval wacht je als werkgever of recruiter tot mogelijke kandidaten zich bij jouw komen melden.

Doorgaans is een onderneming of organisatie altijd bezig met actief recruiten, tenzij deze daar de middelen of tijd niet voor heeft. Over het algemeen is actief aanwerven effectiever, aangezien jij als werkgever of recruiter hier zelf de kandidaten uitzoekt.

We hadden het hierboven in het onderdeel vacature-intake opstellen al even kort over het opstellen van een vacature. Je hebt natuurlijk een pakkende wervingstekst nodig om de juiste kandidaten aan te trekken voor je openstaande functie. Een goede wervingstekst is uniek. Dit wil zeggen dat het geen standaard template is dat je gebruikt en dat je echt zorgt dat de functie tot in de kleinste details toegelicht wordt. Vervolgens plaats je deze wervingstekst op zowel de eigen bedrijfswebsite als op externe websites en wervingskanalen.

Je doet er als recruiter of werkgever goed aan deze wervingsteksten zo SEO-friendly mogelijk op te stellen. Op deze manier worden de teksten ‘’beter door Google gevonden’’ en komen mogelijke sollicitanten eerder op de pagina van de vacature terecht. Dit verhoogt uiteraard het aantal responses en mogelijke leads.

Ieder bedrijf heeft bepaalde doelstellingen voor ogen. De recruitment procedure kan pas goed in gang worden gezet als de organisatie of onderneming een duidelijke en gerichte vraag naar arbeid heeft. Het is dus van groot belang dat er van te voren een duidelijk personeelsplan op tafel ligt, zodat de recruiter of HR-afdeling precies weet waar naar gezocht wordt in zowel kwalitatief als kwantitatief opzicht. Denk aan zaken als: hoeveel medewerkers er nodig zijn, welke soort medewerkers nodig zijn, welke kwalificaties deze dienen te hebben etc.

Effectief het juiste personeel werven en aantrekken? Probeer de gratis demo van Personio en ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen.

Wanneer het recruitmentproces eenmaal van start is gegaan en er enkele mogelijke kandidaten gevonden zijn, zullen deze gescreened moeten worden. In het geval van hogere managementfuncties kunnen er ook assessments plaatsvinden. Deze selectieprocedure verloopt globaal gezien als volgt:

• Eerste selectie op basis van CV – Tijdens deze fase worden kandidaten gecontroleerd op controleerbare criteria zoals werkervaring en genoten opleidingen.

• Telefonische screening – Tijdens telefonische screening kan gepeild worden naar de motivatie, ambities en interesse van de kandidaat. Eventueel kan gecontroleerd worden of de salarisindicatie van de kandidaat correspondeert met het beschikbare budget.

• Persoonlijk gesprek – De recruiter voorziet de kandidaat van de nodige informatie, peilt de verwachtingen van de kandidaat en schat de competenties als toekomstige werknemer in.

• Tweede gesprek – Tijdens het tweede gesprek is de klant van de recruiter; de leidinggevende of hiring manager van het bedrijf in kwestie aan de beurt. Deze zal nu sollicitatiegesprekken gaan voeren met de voorgestelde kandidaten. Na het tweede gesprek beslist de werkgever of hij de kandidaat wilt aannemen of juist niet en laat dit de recruiter vervolgens weten.

In sommige gevallen wordt er tijdens het tweede gesprek nog een test afgenomen. Dit kan bij vacatures in de productie een snelheidstest zijn, maar het kan ook gaan om een creatieve test of intelligentietest. Ook heeft de werkgever de gelegenheid vragen te stellen aan de kandidaat en referenties te vragen van werkgevers van de kandidaat uit het verleden. Op deze manier kan de werkgever een duidelijke indruk krijgen van de motivatie en competenties van de kandidaat en controleren of dit een geschikte werknemer zou zijn.

Wanneer zowel de kandidaat als de werkgever het zien zitten met elkaar in zee te gaan, zal er een arbeidsvoorwaardengesprek volgen. Hierin worden kort nog even de laatste, belangrijke zaken besproken zoals de salarisindicatie en (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Dit kan overigens ook al eerder in het recruitment process gedaan worden, om zo obstakels in dit stadium te voorkomen.

Zodra beiden partijen geïnformeerd zijn en akkoord gaan met de arbeidsvoorwaarden kan een voorlopig arbeidscontract worden getekend. Doorgaans zit er bij grote ondernemingen en organisaties nog tijd tussen het sluiten van het voorlopig arbeidscontract en het arbeidsvoorwaardengesprek. Bij kleinere ondernemingen of organisaties is dit niet het geval en kan alles direct geregeld worden.

Wanneer de juiste kandidaat eenmaal aangenomen is, bevindt er zich tussen het tekenen van het contract en de eerste, daadwerkelijke werkdag een zogenoemde pre-boarding periode. In de meeste gevallen gaat dit slechts om een vrij korte periode, maar het kan ook maanden duren (door een lopende opzegtermijn bijvoorbeeld).

Tijdens het pre-boarding proces probeert de werkgever of hiring manager de nieuwe werknemer bekend te maken met het bedrijf of de organisatie. Zo kan het zijn dat enkele toekomstige collega’s zich al per video call voorstellen of dat de nieuwe werknemer al eens langskomt om een dag of dagdeel te kijken.

Na de pre-boardingface begint het onboarding. Met onboarding doelen wij op het inwerken van de nieuwe werknemer en het bekend raken met bedrijfssystemen en procedures.

Wil jij je toekomstige medewerkers voorzien van een moeiteloze onboarding voor een geweldige start? Bekijk dan de mogelijkheden van Personio onboarding en start je gratis proefperiode.