Referenties in recruitment: wat is het en hoe pak je het aan? (+ voorbeeld)

Werknemers werven werknemers aan

Sollicitanten verstrekken bij hun sollicitatie vaak een referentie of referentiebrief. Waarom zijn referenties zo belangrijk in recruitment? En hoe kan je er als HR-manager het maximale uit halen, om zeker te zijn dat je de geschikte kandidaat voor je hebt? We leggen het uit in dit artikel.

Belangrijkste conclusies

  • Een referentiebrief wordt opgesteld door een persoon die in het verleden heeft samengewerkt met je sollicitant. Hij of zij deelt daarin ervaringen over hoe de sollicitant destijds functioneerde op de werkvloer.

  • Het opbellen van een referentie werkt doorgaans beter dan wanneer je de referentie mailt, omdat je telefonisch vaak meer informatie krijgt over de sollicitant.

  • Er zijn een aantal zaken waar een HR-medewerker niet naar mag vragen, zoals de gezondheid van de sollicitant en zijn of haar persoonlijke situatie.

Wat is een referentie?

Een referentie is een persoon die in het verleden heeft samengewerkt met de sollicitant. Een referentie heeft dus een goed beeld van de kwaliteiten, vaardigheden en competenties van de sollicitant. Meestal zijn referenties vorige werkgevers of leidinggevenden van de sollicitant, maar het kunnen ook docenten of collega’s zijn. Referenties moeten er uiteraard ook voor openstaan om hun ervaringen te delen.

Wat is een referentiebrief?

Een referentiebrief is een soort aanbevelingsbrief waarin de referentiepersoon zijn of haar bevindingen deelt over een sollicitant op professioneel vlak. In deze brief wordt de relatie omschreven die de referentie had met de sollicitant. Daarnaast komt ook het functioneren van de sollicitant aan bod in de tijd dat ze samenwerkten. Idealiter verduidelijkt de referentie de opgegeven informatie aan de hand van concrete voorbeelden.

Waarom zijn referenties belangrijk?

Referenties zijn belangrijk voor zowel de sollicitant als voor een HR-manager. Sollicitanten kunnen bewijzen wat ze al hebben gedaan in het werkveld en hoe ze functioneerden in vorige bedrijven, bij vorige werkgevers.

Voor HR-managers zijn referenties een extra manier om de achtergrond, kennis en vaardigheden van potentiële kandidaten te achterhalen, zodat ze betere, geïnformeerde beslissingen kunnen nemen tijdens het sollicitatieproces.

Hou alle referenties van kandidaten eenvoudig en inzichtelijk bij met desoftware van Personio.

Waar moet je als HR-manager op letten bij referenties?

Er zijn enkele zaken waar je als HR-manager op moet letten als je gaat polsen bij de opgegeven referenties van een sollicitant.

  • Zorg ervoor dat je kandidaat op de hoogte is van de personen die je gaat contacteren en wanneer je dit ongeveer gaat doen.

  • Vaak is het beter om de referentie telefonisch te contacteren, in plaats van de communicatie per e-mail te laten verlopen.

  • Sommige bedrijven stellen referentiebrieven op met daarin enkel de basisgegevens over de sollicitant, waardoor je er eigenlijk niks aan hebt. Dit lijkt dan eerder op eengetuigschrift. Let er dus op dat je niet alleen standaard informatie krijgt. Stel open, gerichte vragen aan de referentie en vraag naar concrete ervaringen.

  • Zorg dat je het telefoongesprek voorbereidt zodat je de juiste vragen stelt. Je wilt weten hoe je sollicitant functioneerde in het vorige team, wat het takenpakket was en hoe hij of zij presteerde. Enkele mogelijke vragen kunnen zijn: had de sollicitant mensen onder zich in de vorige functie? Zou je hem of haar nog een keer in dienst nemen? Wat was zijn of haar belangrijkste prestatie? Waarom is hij of zij bij de vorige werkgever vertrokken?

Wat mag je als werkgever niet vragen aan referenties?

Een HR-medewerker mag heel veel vragen stellen aan referenties, maar ze moeten wel te maken hebben met de functie en het werk. Er zijn een aantal (persoonlijke) gegevens met betrekking tot de sollicitant waar je niet naar mag vragen, waaronder:

  • Het ziekteverleden

  • De persoonlijke situatie

  • De geaardheid

  • De politieke voorkeur

  • De religieuze voorkeur

Voorbeeld van een referentiebrief

Moet je zelf een referentie schrijven voor één van je werknemers? Dan hebben we hier een voorbeeld van een referentie dat je als basis kan gebruiken. Zorg wel dat je voldoende diepgang creëert aan de hand van concrete voorbeelden.

(contactgegevens afzender)

(contactgegevens ontvanger)

(plaats), (datum)

Betreft: Referentiebrief Erik Jansen

Geachte heer Jongen,

Van (datum) tot (datum) heeft de heer Erik Jansen stage gelopen/gewerkt bij Personio. Als HR-manager heb ik het genoegen gehad om hem te mogen begeleiden.

Ik heb Erik leren kennen als een (opsomming karaktereigenschappen). Daarnaast heeft Erik gedurende de stageperiode een aantal sterke kanten van zichzelf laten zien, die ik graag met u deel. Zo heeft hij (opsomming vaardigheden). Dit blijkt bijvoorbeeld uit (voorbeelden uit de praktijk).

Tot slot beveel ik Erik graag aan. Als hij zich inzet op de manier waarop hij dat heeft gedaan tijdens de werkzaamheden voor Personio, dan is Erik een zeer sterke aanwinst voor uw organisatie.

Wilt u meer weten over mijn ervaringen met de heer Erik Jansen? Dan kunt u altijd contact met mij opnemen.

Met vriendelijke groet,

(handtekening)

Maria Machtelds

Veelgestelde vragen

Wat is het doel van referenties?

Referenties kunnen voor een werkgever waardevolle informatie opleveren over een sollicitant of potentiële kandidaat. De mening van een vorige werkgever is van grote waarde en dient als ondersteunend bewijs om een geïnformeerde beslissing te kunnen maken in het kader van het selectieproces van een nieuwe medewerker.

Is een referentie verplicht?

Als werkgever ben je niet verplicht om een referentie achter te laten over een (ex-)werknemer. Ook werknemers zijn niet verplicht om referenties toe te voegen aan hun cv of naar aanleiding van een sollicitatie. Je kan er uiteraard wel naar vragen tijdens hetsollicitatiegesprek.

Mag je als werkgever ex-werkgevers contacteren?

Ja dat mag, maar volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) moet de sollicitant hier uitdrukkelijk toestemming voor geven, alvorens je de ex-werkgever mag contacteren. Heeft de sollicitant zelf geen referenties opgegeven? Aarzel dan niet om de sollicitant ernaar te vragen voor je een vorige werkgever of andere persoon contacteert.

Disclaimer

De juiste medewerkers vinden

NL_Personeelstekort/Fachkräftemangel_abbinder_image