Applicant tracking system: wat is het en hoe werkt het?

Als je binnen een bedrijf of als externe consultant verantwoordelijk bent voor de werving van nieuwe kandidaten, dan heb je ongetwijfeld al gehoord van applicant tracking systemen (ATS). Maar weet je ook hoe deze softwaresystemen werken, en hoe je ze optimaal kunt gebruiken?

In dit artikel leggen we uit hoe een applicant tracking systeem werkt en hoe je deze software kunt gebruiken voor elke stap van je wervingsproces.

Wat is een applicant tracking systeem?

Applicant tracking systemen zijn programma’s die gebruikt worden door HR-afdelingen om het wervingsproces te vereenvoudigen. Bedrijven maken er heel intensief gebruik van en het is tegenwoordig een must have voor je personeelsdienst.

Applicant tracking systemen werden ontwikkeld om kandidaten te preselecteren nog voor hun cv’s bij een recruiter terechtkomen. Ze kunnen duizenden cv’s verwerken en sorteren. Op deze manier wordt voorrang gegeven aan de meest geschikte kandidaten, wat voor het bedrijf een aanzienlijke tijd- en geldbesparing oplevert.

Personio is één van de bedrijven die zo’n handige recruitment software aanbiedt.

Wat is het verschil tussen een ATS en CRM?

De twee programma’s verschillen van elkaar, maar spelen beide een belangrijke rol in verschillende fasen van het wervingsproces.

Een CRM is een programma dat gebruikt wordt voor wervingsmarketing. Het is nuttig voor het aantrekken en voorselecteren van kandidaten. Het helpt bedrijven om een talentpool op te bouwen waaruit de beste kandidaten gekozen worden.

Een ATS is een nuttig opvolgingsprogramma voor geselecteerde kandidaten. Met een ATS kun je de workflow van je wervingsproces automatiseren en vereenvoudigen. Recruiters en wervingsmanagers kunnen een ATS gebruiken om de voortgang van kandidaten te volgen en te beheren. Dit helpt hen om de beste wervingsbeslissing te nemen.

Zowel een CRM als een ATS zijn belangrijk voor een optimaal wervingsproces. Het is veel efficiënter voor je bedrijf om evenveel aandacht te besteden aan beide aspecten van je wervingsproces.

Hoe werkt een applicant tracking system?

Eigenlijk werden ATS ontworpen om recruiters te helpen bij het begeleiden van kandidaten, beginnend met het eerste contact en eindigend met een sollicitatiegesprek dat (hopelijk) leidt tot de aanwerving van de kandidaat. Afhankelijk van het programma kunnen ze ook helpen bij het beheren van vacatures, bij headhunting, bij het analyseren en evalueren van kandidaten en bij het voeren van sollicitatiegesprekken.

De werking van een ATS berust hoofdzakelijk op een database waarin kandidaatsgegevens worden opgeslagen. Het programma verwerkt cv’s of sollicitaties en presenteert ze op een overzichtelijke manier via een interface. Het is niet nodig om spreadsheets en talloze documenten te gebruiken: een ATS in dus een alles-in-één programma.

Waarom is een applicant tracking system van cruciaal belang voor je bedrijf?

Een ATS is een onmisbaar element geworden van elke personeelsafdeling die zijn wervingsproces wil verbeteren. Niet alleen helpen ze om de kosten te drukken en het wervingsproces efficiënter te maken: ze zorgen er ook voor dat je toegang hebt tot de beste kandidaten voor je vacatures.

Dit zijn de belangrijkste voordelen die applicant tracking systemen te bieden hebben voor bedrijven:

Je kan er je wervingsproces mee optimaliseren

In het verleden werd vaak veel tijd besteed aan tijdrovende administratieve taken zoals het invullen van ingewikkelde spreadsheets. Met een ATS kun je alle aspecten van je wervingsproces centraliseren in een overzichtelijk en alles-in-één programma. Via eenvoudige interfaces kun je met een paar muisklikken alle informatie vinden die je nodig hebt en de juiste kandidaten voor de juiste jobs vinden.

Je creëert een positieve candidate experience waarbij je kandidaten efficiënt behandeld worden

Voor kandidaten is het erg frustrerend om geen nieuws te krijgen over hun sollicitatie. Een ATS helpt recruiters met het sturen van automatische e-mails wanneer kandidaten afgewezen worden, of juist wanneer ze verder in het wervingsproces komen.

De vele follow-up functionaliteiten zorgen ervoor dat alles in beweging blijft en dat kandidaten steeds op de hoogte zijn van hun vorderingen tijdens het hele wervingsproces. Deze efficiënte en vlotte werkwijze maakt het hele proces voorspelbaarder en aangenamer, en draagt zeker bij tot het positieve imago van je employer brand.

Je bespaart tijd en geld

Hoewel sommige recruiters nog steeds de voorkeur geven aan het bekijken van elke sollicitatie die binnenkomt, kunnen applicant tracking systemen een bedrijf veel tijd en geld besparen. Dit gebeurt door snel de omvang van de kandidatenpool te beperken en daaruit de beste kandidaten te kiezen. Een ATS wordt vooral noodzakelijk wanneer een groot bedrijf een groot aantal functies in meer dan één afdeling tegelijk openstelt en minder uren aan werving wil besteden.

Je geniet van een vlottere interne en externe communicatie

Eén van de belangrijkste voordelen van ATS-software is dat ze de interne en externe communicatie verbeteren en vereenvoudigen. Het gebruik van één centraal programma waarmee je het wervingsproces kunt beheren is bijzonder nuttig. Het creëert uniforme communicatienormen, betrekt iedereen bij het communicatieproces en helpt bij het opvolgen vooruitgang dankzij updates.

ATS-software helpt recruiters en wervingsmanagers om nooit belangrijke informatie te missen. Data is gemakkelijk te raadplegen dankzij praktische dashboards en de meeste communicatie gebeurt via het programma zelf. Kandidaten worden nooit aan hun lot overgelaten. Ze weten wat er aan de hand is en ze weten dat er voor hun sollicitatie gezorgd wordt.

Je hebt toegang tot overzichtelijke en gecentraliseerde data

Een applicant tracking systeem helpt bij het centraliseren van gegevens. Je hoeft geen tientallen onsamenhangende spreadsheets te combineren: alle gegevens worden via één gecentraliseerd programma verwerkt.

Niet alleen de data-input gebeurt via de ATS, maar ook de data-output. Elke ATS beschikt over een aantal rapportage functies. De beschikbare gegevens worden op een overzichtelijke manier aan de gebruiker overgebracht via eenvoudige grafieken en verslagen.

Recruiters en managers hoeven geen ingewikkelde gegevens te analyseren of manueel te verwerken: met slechts een paar kliks kunnen ze gemakkelijk de belangrijkste informatie raadplegen.

Vereenvoudig je wervingsproces

Application List in Applicant Tracking System

Coördineer je sollicitaties, plan sollicitiatiegesprekken en evalueer je kandidaten snel en makkelijk. Manage je gehele wervingsproces met slechts één tool: Personio.

Wat zijn de valkuilen van een applicant tracking systeem?

Er bestaan helaas geen perfecte technologieën. Met alle voordelen van applicant tracking software komen ook een aantal nadelen. Sommige van die nadelen hebben te maken met de manier waarop ATS-software informatie leest en verwerkt. Wat het niet kan lezen, kan het immers ook niet verwerken. Dit leidt soms tot onverwachte resultaten.

Dit zijn de grootste nadelen van een ATS:

  • Automatische afwijzing van alle cv’s die het systeem niet kan lezen en interpreteren
  • Mislopen van potentieel talent wanneer cv’s automatisch worden afgewezen.
  • Onjuist lezen van sommige formaten (zoals PDF).
  • Niet kunnen lezen of interpreteren van grafieken.
  • Onjuiste categorisering van gegevens met een ongebruikelijk formaat.

Sommige ATS kunnen dus problemen veroorzaken die nadelig zijn voor je wervingsproces. Je wilt zeker geen talent mislopen door een verkeerde interpretatie of categorisering van gegevens. Denk dus eerst goed na over hoe je deze mogelijke gebreken kunt opvangen.

De keuze van het juiste ATS is dus cruciaal. Personio, bijvoorbeeld, biedt geavanceerde recruitment software die perfect geschikt is voor moderne HR-behoeften.

Hoe kun je als werkgever het beste applicant tracking systeem uitkiezen?

Voordat je een nieuwe ATS kiest, moet je goed nadenken. Er bestaat veel keuze, waardoor je in de war kunt raken door de vele mogelijkheden en prijzen. Let op: zo kan je te maken krijgen met een ATS dat geweldige functies biedt, maar eigenlijk niet geschikt is voor de behoeften van je bedrijf. Het belangrijkste is dat je eerst de behoeften van je bedrijf kent voor je een programma kiest. Hier zijn de belangrijkste punten om te overwegen:

  • Het recruitment doel: grote bedrijven hebben meestal andere wervingsdoelen, maar ook andere strategieën dan kleine en middelgrote bedrijven. Is de ATS die je kiest geschikt voor de omvang van je bedrijf en zijn er mogelijkheden om op te schalen als je organisatie groeit? Zijn de functies van de ATS geschikt voor jouw wervingsstrategie? Denk bijvoorbeeld aan bedrijven die aan referral recruitment doen.
  • De functionaliteiten van de ATS: de meeste ATS hebben geweldige indien- en opvolgfuncties. De verslaggeving is waar de meesten falen. Je moet beschikken over gedetailleerde en uitgebreide verslagen die je helpen om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Denk ook aan upgrades: kan je beschikken over meer functies als je bedrijf groeit?
  • De kandidaatbeleving: biedt de software voldoende mogelijkheden om kandidaten op de hoogte te houden van het proces? Kun je automatische e-mails en meldingen sturen? Zijn de integraties eenvoudig en duidelijk? Kortom: biedt je ATS een positieve gebruikerservaring?
  • De gebruiksvriendelijkheid van het systeem: een ATS moet gemakkelijk te gebruiken zijn. Niet alleen voor de recruiters en wervingsmanagers, maar ook voor de sollicitanten. Ze moeten allemaal gemakkelijk via verschillende toestellen toegang hebben tot het recruitmentsysteem. De interfaces moeten duidelijk en intuïtief te gebruiken zijn.
  • De implementatiekosten van het systeem: je moet natuurlijk rekening houden met je budget, maar je moet er ook voor zorgen dat het goed gebruikt wordt. Krijg je toegang tot alle belangrijke functies in ruil voor je investering? Hoe interessant is de prijs in vergelijking met de concurrentie?

De beste manier om de waarde van een programma te ontdekken blijft nog steeds de gratis proefperiode. Op die manier kun je de tijd nemen om de belangrijkste functies van een programma uit te proberen om te begrijpen of het goed bij je wervingsbehoeften past.

Automatiseer je HR-processen

Ontdek automatisering van Personio