Antecedentenonderzoek van personeel: wat is het en hoe werkt het?

Personalgespräch

Het aannemen van betrouwbaar personeel is belangrijk voor werkgevers. Heb je tijdens een sollicitatie of naar aanleiding van een gebeurtenis toch het idee dat een (kandidaat-)werknemer niet helemaal te vertrouwen is? Dan kun je een antecedentenonderzoek uitvoeren. Wat een antecedentenonderzoek is en hoe het werkt, ontdek je in dit artikel.

Belangrijkste conclusies

  • Een ander woord voor een antecedentenonderzoek is een pre-employment screening.

  • Je kunt als werkgever vele verschillende soorten gegevens controleren tijdens een antecedentenonderzoek.

  • Bij de uitvoering van dit onderzoek moet je een aantal regels in acht nemen, zoals de privacywet en de informatieplicht.

  • Rode vlaggen zijn onder andere: langdurig en herhaaldelijk werkloos, een strafblad en een slechte financiële status.

Wat is een antecedentenonderzoek?

Een antecedentenonderzoek, oftewel een pre-employment screening, is een onderzoek naar de achtergrond en het verleden van een personeelslid of sollicitant. Bij dit onderzoek ga je bijvoorbeeld na of er in het verleden mogelijke incidenten zijn geweest bij andere werkgevers.

Hoe werkt een antecedentenonderzoek?

Als werkgever kun je het antecedentenonderzoek zelf uitvoeren. Je zou dit ook kunnen uitbesteden aan een bureau die het onderzoek voor jou doet. Je kiest in principe zelf welke zaken je wel of niet wil (laten) onderzoeken. Hou er rekening mee dat sommige zaken veel tijd kunnen kosten, zoals het bellen van referenties.

Welke gegevens worden verzameld en gecontroleerd in een antecedentenonderzoek?

In het kader van een antecedentenonderzoek kan de werkgever onder meer de volgende gegevens verzamelen en/of controleren:

  • NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats)

  • Het cv

  • Diploma’s die werden opgegeven

  • Referenties, zoals vorige werkgevers

  • Het criminele verleden, aan de hand van het strafblad of een justitieel onderzoek

  • Financiële gegevens via de BKR-registratie

  • Sociale mediaprofielen en andere online activiteiten

Haal de juiste collega’s aan boord

Applicant Tracking System for Evaluation Processes

Plaats gerichte vacatures, verkrijg automatisch interne feedback en neem nog betere personeelsbeslissingen.

Wat zijn de regels omtrent het antecedentenonderzoek?

Wil je een pre-screening (laten) uitvoeren tijdens je recruiting proces? Dan zijn er wel enkele regels die je als werkgever in acht moet nemen. We sommen ze hieronder een voor een voor je op.

Informatieplicht

Je bent als werkgever verplicht om je sollicitant te laten weten dat je van plan bent om een antecedentenonderzoek uit te voeren. Deze kennisgeving doe je uiteraard voor je aan het onderzoek begint. Je legt daarnaast uit welke zaken je precies gaat onderzoeken en waarom. Achteraf deel je de resultaten ook mee in het sollicitatiegesprek.

Privacy

Tijdens het antecedentenonderzoek moet je je houden aan de privacyregels. Dit houdt in dat er sprake moet zijn van ‘gerechtvaardigd belang’ om het antecedentenonderzoek te mogen starten. Een voorbeeld van een gerechtvaardigd of legitiem belang is het feit dat een sollicitant integer en betrouwbaar moet zijn om de functie van cipier te kunnen uitvoeren. Daarnaast geldt ook dat de gebruikte onderzoeksmethoden of middelen om de informatie te achterhalen passend en noodzakelijk moeten zijn.

Identificatieplicht

Als werkgever moet je je houden aan de identificatieplicht. Voordat een nieuwe werknemer wordt aangenomen, moet zijn of haar identiteit worden gecontroleerd. Je kunt de identiteit vaststellen door de geldigheid en de echtheid van het identiteitsbewijs te controleren.

Medische gegevens

De medische gegevens van een sollicitant blijven in principe strikt geheim, tenzij hij of zij solliciteert voor een functie waaraan bijzondere eisen worden gesteld. In dit soort gevallen kan het zijn dat de kandidaat standaard een verplichte medische keuring moet doorlopen.

Controleren van sociale media

Het lijkt heel makkelijk en

verleidelijk om even het Facebook- of Instagramaccount te bekijken van een sollicitant, om na te gaan hoe zijn of haar (online) leven eruitziet. Toch geldt volgens de sollicitatiecode dat je dit vooraf aan je sollicitant moet laten weten. Bovendien moet je achteraf ook vertellen welke informatie je precies hebt gevonden.

Echtheid van diploma’s nagaan

Om te weten te komen of het diploma ook echt op de naam van de sollicitant staat, kun je als werkgever een digitaal uittreksel opvragen uit het diplomaregister.

Behoud altijd het overzicht

Application List in Applicant Tracking System

Bekijk hoeveel sollicitanten zich in welke fase van je wervingsproces bevinden – een uitstekende basis voor het optimaliseren van processtappen en wervingsactiviteiten.

Waarschuwingsregister voor fraude

Via de stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) kun je als werkgever nagaan of een sollicitant een frauduleus verleden heeft, afhankelijk van de branche waarin je werkzaam bent.

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Wil je nagaan of je sollicitant of werknemer een crimineel verleden heeft? Dan kun je hem of haar vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag. De sollicitant kan dit document vervolgens opvragen bij het ministerie van Veiligheid en Justitie. We raden aan om dit document enkel te vragen als het gaat om functies die in aanraking komen met vertrouwelijke informatie, geld of andere kostbare goederen.

Wat zijn de rode vlaggen bij een achtergrondcontrole?

Er zijn een aantal rode vlaggen die kunnen opduiken tijdens het onderzoek, waar je maar beter behoedzaam voor bent. Voorbeelden van rode vlaggen zijn onder meer:

  • Meerdere perioden van werkloosheid

  • Veel verschillende banen die maar kort duurden

  • Inconsistentie in ervaring en opleiding

  • Een criminele achtergrond

  • Een slechte kredietstatus

  • Referenties die niet tevreden zijn

Bots je tijdens een onderzoek op een van deze rode vlaggen? Probeer dan niet te snel te oordelen. Wijs je sollicitant niet zonder meer af, maar geef hem of haar eerst de kans om de zaken uit te leggen. 

Met Personio werf je snel het talent aan dat je in jouw bedrijf nodig hebt. Hou al jesollicitanten eenvoudig bij in onze software en zorg zo voor een efficiënt wervingsproces.

Veelgestelde vragen

Wat zijn justitiële antecedenten?

De justitiële antecedenten van een persoon omvatten alle aanrakingen of incidenten met justitie. Dit houdt rechtstreeks verband met de vraag of iemand een strafblad heeft. Als werkgever kun je het criminele verleden van een sollicitant of werknemer nagaan door hem of haar een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te laten opvragen bij het ministerie van Veiligheid en Justitie.

Wat houdt een screening in?

Een screening is een soort onderzoek waarbij de werkgever informatie opvraagt over een sollicitant, een nieuwe of bestaande werknemer om zo zijn of haar integriteit te kunnen inschatten. Een uitgebreide screening zorgt ervoor dat je meer zekerheid hebt dat je een betrouwbare werknemer in dienst neemt of hebt.

Disclaimer

Doelstellingen & prestaties efficiënt beheren

Performance Personio