Een aanbevelingsbrief schrijven: tips + voorbeeld

Een aanbevelingsbrief is een brief waarin iemand een persoon aanbeveelt, bijvoorbeeld in het kader van een nieuwe baan. Een aanbevelingsbrief wordt ook wel een referentiebrief genoemd, en deze wordt vaak geschreven door een (oud) werkgever, leidinggevende of collega. Zo’n brief kan dus onderdeel zijn van de wervingsprocedure, maar het komt ook regelmatig voor dat sollicitanten er zelf voor kiezen om er één mee te sturen met hun sollicitatie. Een goede aanbevelingsbrief is door iemand geschreven die op een zo objectief mogelijke manier inzicht geeft in de kwaliteiten en het functioneren van de persoon in kwestie.

Net als bij referral recruitment biedt een aanbevelingsbrief een stukje betrouwbaarheid via het netwerk van de sollicitant. Ook geeft zo’n brief een ander perspectief op het functioneren van de sollicitant. Vooral bij een grote groep van kandidaten is een aanbevelingsbrief een fijn hulpmiddel om een weloverwogen keuze te maken bij de wervings- en selectieprocedure.

Tegelijkertijd is het schrijven van een aanbevelingsbrief een goed middel om in te zetten in het proces van offboarding. Met een goed geschreven aanbevelingsbrief help je je medewerker met het zetten van de volgende carrièrestap. Hierdoor creëer je een positieve ervaring die bijdraagt aan een goede employee experience en het versterkt bovendien de bedrijfscultuur.

Behoud altijd het overzicht

Bekijk hoeveel sollicitanten zich in welke fase van je wervingsproces bevinden – een uitstekende basis voor het optimaliseren van processtappen en wervingsactiviteiten.

Recruiting nu optimaliseren

• Als er sprake is van een groot aantal kandidaten helpt een aanbevelingsbrief bij het maken van de eerste selectie. 

• Een betrouwbare bron bevestigt de informatie die door de sollicitant wordt gegeven in het cv en in de motivatiebrief.

• Een aanbevelingsbrief geeft inzicht in het karakter en functioneren van de sollicitant vanuit een ander perspectief.

• Het schrijven van een aanbevelingsbrief draagt bij aan het uitdragen van de employee experience.

• De aanbevelingsbrief helpt bij het uitdragen van de bedrijfscultuur.

Een goede aanbevelingsbrief bestaat uit drie componenten: 1. de relatie tussen de opsteller van de brief en de sollicitant, 2. de eigenschappen en vaardigheden van de sollicitant en 3. de eigenlijke aanbeveling. Of je nu zelf een aanbevelingsbrief gaat schrijven of binnengekomen brieven gaat doornemen in het kader van de wervingsprocedure, het is belangrijk om te controleren of deze onderdelen in de brief staan vermeld.

Wat is de relatie van de opsteller van de brief ten opzichte van de sollicitant? Deze relatie is belangrijk om te benoemen, zodat de lezer de context en samenwerking van de brief snapt. De duur van de samenwerking is ook belangrijk om te benoemen in de brief.

De ontvanger van de brief wil graag inzicht krijgen in wie de persoon in kwestie is. Over welke positieve karaktereigenschappen beschikt de sollicitant? En welke vaardigheden komen daaruit naar voren? Concrete voorbeelden helpen om deze omschrijving vorm te geven. Denk hierbij aan specifieke projecten waarin er werd samengewerkt.

Het schetsen van een concreet, getrouw en realistisch beeld van de persoon en de samenwerking is belangrijk. Een aanbevelingsbrief moet namelijk geloofwaardig zijn. Let daarom op met het (overvloedig) toevoegen van bijvoeglijke naamwoorden.

Wat niet mag ontbreken in de brief is de daadwerkelijke aanbeveling. Het moet duidelijk zijn dat de persoon die de brief schrijft de sollicitant aanbeveelt. Je doet er goed aan om de aanbeveling duidelijk te benoemen in de slotalinea. Dit is een goede afsluiter van de brief.

Template: Passen de kandidaten wel bij het bedrijf?

Met vragen over de cultural fit kan je nagaan of de sollicitanten passen bij het bedrijf en zijn waarden. In deze template vind je inspirerende suggesties.

Template nu downloaden

• Stel de tone of voice van de brief vast. Zorg dat deze toon past bij je organisatie, maar ook bij de ontvanger van de brief. Vraag hiervoor informatie op en weet aan wie de brief is geadresseerd.

• Maak de brief persoonlijk. Vraag daarom bij welk bedrijf en op wat voor functie je medewerker gaat solliciteren.

• Laat de aanbevelingsbrief controleren op spelfouten. Zo zorg je ervoor dat je brief geloofwaardig en professioneel overkomt.

• Houd de brief kort en bondig. Het helpt om alle informatie die niet nodig of minder relevant is, weg te laten.

Ben je op zoek naar een voorbeeld van een aanbevelingsbrief? Hieronder vind je een voorbeeld dat je in de praktijk kunt gebruiken en aanpassen waar nodig.

<contactgegevens zender>

<contactgegevens ontvanger>

<plaats>, <datum>,

Betreft: aanbevelingsbrief <naam sollicitant>

Geachte <naam contactpersoon>,

In de afgelopen <periode> heb ik intensief samenwerkt met <naam sollicitant>. <Naam sollicitant> had de functie van <functie> en ik was in deze periode zijn/haar leidinggevende.

<Naam sollicitant> is consequent een waardevolle aanwinst voor de organisatie geweest. In onze samenwerking heb ik ervaren dat <naam sollicitant> sterk is op het gebied van <kwaliteiten>. Naast de specifieke kennis zoals <expertisegebieden>, heeft <naam sollicitant> laten zien goed te kunnen samenwerken en tegelijkertijd wist hij/zij sterke prestaties neer te zetten op het vlak van <domeinen>. Voorbeelden hiervan zijn <praktijkvoorbeelden>. <Naam sollicitant> was een grote aanwinst voor de organisatie.

Gezien mijn positieve ervaring met <naam sollicitant> beveel ik hem/haar ten zeerste aan voor de functie van <functie>. Heeft u nog vragen over deze brief of over <naam sollicitant>, dan kunt u contact met mij opnemen.

Met vriendelijke groet,

<handtekening>

<naam>

Een goede aanbevelingsbrief bevat informatie over de relatie van de schrijver met de sollicitant, kenmerken zoals positieve karaktereigenschappen en vaardigheden van de sollicitant, een realistische beschrijving van de persoonlijkheid van de sollicitant en de samenwerking, en de daadwerkelijke aanbeveling.

Wil je een goede aanbevelingsbrief schrijven, zorg er dan voor dat je de volgende punten er zo objectief mogelijk in benoemt: de expertise, het arbeidsethos, de sociale vaardigheden van de medewerker en natuurlijk de daadwerkelijke aanbeveling. Deze zaken geven namelijk inzicht in wat de potentiële nieuwe werkgever kan verwachten van de kandidaat. 

Nee, een aanbevelingsbrief is niet bindend. Wel is het belangrijk dat alles wat in de brief staat juist is en strookt met de werkelijkheid.