HR vóór Personio: versnipperde systemen en spreadsheets

Personio's automatisering heeft Circle Economy geholpen om efficiëntere workflows te creëren. Dus bestond er geen noodzaak meer voor handmatige gegevensoverdracht of follow-up. Daardoor heeft het HR-team meer tijd voor nuttige gesprekken met medewerkers.

Alle medewerkersgegevens worden nu bewaard op één plek, die toegankelijk is voor medewerkers. De algemene productiviteit van het HR-team is dankzij Personio met 30% gestegen. Dat heeft een groot verschil gemaakt, niet alleen voor het HR-team, maar ook voor de productiviteit van de medewerkers en de resultaten in het algemeen, verklaart Ruth:

"Als HR-professional is het zeer belangrijk dat je geen 'HR-show' creëert, zoals ik dat noem. Dat kunnen mensen missen als kiespijn: het leidt alleen maar af van waar ze zich echt mee bezig moeten houden."

Ik heb hier een voorproefje van de processen die ze volledig met Personio hebben gestroomlijnd:

Werving en onboarding: dankzij automatisering is de onboarding van Circle Economy sneller geworden en ontstaan er minder snel fouten. Nieuwe medewerkers krijgen zo een veel betere ervaring. Het bedrijf betaalde eerder voor een aparte tool buiten hun HR-systeem om. Met Personio is hun werving nu 80% efficiënter: "Het is een fantastische tool", zegt Ruth.

"De werving- en onboarding-features zijn fantastisch. Zodra we iemand hebben aangesteld, voeg ik die persoon gewoon toe en staan ze meteen in het systeem. Er wordt een profiel voor de nieuwe medewerker aangemaakt, waar altijd alle informatie in te vinden is. Onboarding is professioneler geworden, medewerkers kunnen al hun gegevens op één plek vinden en bekijken", zegt Ruth.

Performance en ontwikkeling: Eerder gebruikte het team een andere tool, die veel opties bood, maar niet bijzonder intuïtief was: "Het is beter om de belangrijkste dingen te hebben dan een tool die mensen overweldigt. Eerlijk gezegd kostte het veel tijd om die tool steeds bij de werken. Ik vind Personio veel beter dan wat we hiervóór gebruikten."

Rapportages: Het team kan meer aandacht besteden aan rapporten dan eerder, aangezien dit vóór Personio een beetje een gedoe was. Nu neemt dit proces maar vijf minuten of zelfs minder in beslag. Ruth legt uit: "Rapporten maken met Personio is echt handig. Je klikt er gewoon in, selecteert welke velden je wilt, en hoppa, je hebt een rapport. Nu kunnen we dingen zien die eerder gewoon niet mogelijk waren. Het is zoveel gemakkelijker."

Zelfservice voor medewerkers: Eerder ontving het team e-mails of Slack-berichten voor het aanvragen van een medewerkersupdate, zoals een adreswijziging. Dat bleef nogal eens liggen of ging verloren. Nu kunnen medewerkers dergelijke wijzigingen zelf aanbrengen. HR wordt op de hoogte gesteld en de loonadministratie kan worden bijgewerkt: "Het is veel beter dan dat het was. Dat maakt een enorm verschil."

Toen het team Personio Surveys voor het eerst verkende, klikte het meteen, vertelt Sumi: "Personio Surveys voldeed aan een heleboel zaken die wij wilden, en vooral de sjablonen waren zeer handig. Personio gebruiken voor het maken van enquêtes ging perfect, want we willen niet dat men er te veel tijd aan kwijt is."

Het team kan nu binnen slechts vijf minuten medewerkersenquêtes maken. Doordat ze hun tool voor medewerkersenquêtes hebben binnen een tool die ze al vertrouwen, ontstaat er betere, eerlijkere feedback, zegt Sumi: "Bij een betrokkenheidsenquête wil je dat mensen volledig eerlijk zijn over hoe zij over bepaalde dingen denken. En door dit vertrouwelijk te maken met Personio, is de kans groter dat medewerkers daadwerkelijk zeggen wat ze echt voelen."

Niet alleen de enquêtesjablonen zijn erg nuttig, ook de voorgestelde vragen van Personio besparen tijd. Ruth legt uit: "Zelf vragen moeten verzinnen neemt flink wat tijd in beslag. Het is heel belangrijk op welke manier je een vraag stelt. Gaat het om een open vraag? Hoe zullen mensen dit opvatten?" Dankzij de toepassing hiervan kon het team zowel geld als tijd besparen, zegt Ruth.

Het verzamelen van medewerkersfeedback in hetzelfde systeem was niet alleen gemakkelijker voor het HR-team, het was ook een enorm pluspunt voor medewerkers: "Medewerkers verliezen de interesse niet, doordat het in hetzelfde systeem staat dat zij gebruiken. Ze melden zich dus gewoon weer aan op hun account en laten daar ook hun feedback achter. Het wijst zich allemaal vanzelf en is intuïtief", stelt Sumi.

Er zijn nog drie verdere elementen van Personio Surveys die voor hogere deelnamepercentages hebben gezorgd: ten eerste bevalt het Sumi zeer dat je de deelnamepercentages kunt bekijken terwijl de enquête nog loopt. Ten tweede helpen automatische herinneringen voor medewerkers om dit deelnamepercentage te verhogen zonder extra handmatig werk voor HR.

En tot slot is de vertrouwelijkheid die het systeem biedt 'superbelangrijk': medewerkers hebben zo eerder het gevoel dat ze volledig eerlijk kunnen zijn over hoe zij over bepaalde dingen denken, verklaart Ruth: "Vertrouwelijkheid is heel belangrijk. Medewerkers vertrouwen Personio. Ze hebben er goede ervaringen mee opgedaan. Dat helpt om ze zover te krijgen de enquêtes in te vullen en hun ideeën en meningen te delen."

Een echt voordeel van Personio is de ondersteuning, verklaart Sumi. "Ze organiseren de beste evenementen. Ze geven je altijd informatie. Ik probeer deel te nemen aan zoveel mogelijk productupdatewebinars. Er komen ook steeds weer updates voor het systeem. In de afgelopen twee jaar is het ontzettend veranderd. Ze nemen feedback van hun klanten zeer serieus en dat vind ik echt geweldig."

Voor Ruth heeft Personio voor ondersteuning gezorgd in een tijd van verandering voor het bedrijf: "De mensen die voor Personio werken zijn allemaal vriendelijk en behulpzaam. Ze hebben een fantastisch team, dat ons geweldig heeft geholpen. We zijn ontzettend dankbaar voor al hun hulp. Naarmate we verder groeien, moeten we ervoor zorgen dat we altijd dicht bij de medewerkers en bij het bedrijf blijven staan."

Maar bovenal heeft Personio hen in staat gesteld om te doen wat iemand met een professioneel HR-hart zo graag wil: een band opbouwen met de medewerkers: "Personio zorgt dat er tijd over is, zodat we niet de wijzigingen in het systeem hoeven te bespreken, maar nuttige conversaties over andere projecten kunnen voeren."

Met zo'n efficiënt systeem hoef je zelfs die eerder cruciale vergaderingen niet meer te houden, zegt Ruth: "Ik heb met HR-teams gewerkt waarbij we één keer per week een vergadering hadden om te verzekeren dat iedereen op één lijn zat en we alle informatie kregen die we nodig hadden. Nu kan ik ervan op aan dat het systeem dat voor me doet. Als ik iets nodig heb, kan ik het gemakkelijk vinden."