Workforce management: efficiënte planning en organisatie

employees working with workforce planning tools

Bij workforce management zorg je ervoor dat je altijd over voldoende personeel beschikt om het werk aan te kunnen, rekening houdend met de fluctuerende hoeveelheid werk. Een efficiënt beheer van de personeelsbezetting is van groot belang voor organisaties, zowel voor wat betreft de bedrijfsomzet als voor wat betreft de tevredenheid van de werknemers. In dit artikel gaan we dieper in op de kernonderdelen van workforce management en de soorten tools die je hierbij kunnen helpen.

Belangrijkste conclusies

  • Workforce management is nodig om de hoeveelheid personeel af te stemmen op de hoeveelheid werk dat er is.

  • Workforce management bestaat uit vier kernonderdelen, namelijk forecasting, capaciteitsmanagement, roostering en traffic management.

  • De taken binnen workforce management kunnen vergemakkelijkt worden door het gebruik van de juiste tools en software.

Wat is workforce management?

De betekenis van workforce management is het optimaal inzetten van goed opgeleide medewerkers op de juiste posities en op het juiste moment. Bij workforce management komt het erop neer dat je steeds voldoende personeel in dienst hebt dat goed is opgeleid, om alle openstaande taken te kunnen voltooien. Dit gebeurt aan de hand van historische data en nauwkeurige voorspellingen.

Uit welke 4 kernonderdelen bestaat workforce management?

Workforce management of personeelsbeheer bestaat uit vier kernonderdelen, namelijk forecasting, capaciteitsmanagement, roostering en traffic management. Hieronder gaan we kort in op elk van deze onderdelen.

1. Forecasting

2. Capaciteitsmanagement

3. Roostering

4. Traffic Management

Bij forecasting ga je op basis van historische data en lopende projecten bekijken hoeveel workload je hebt voor de komende week, maand of het komende kwartaal. Op basis van deze gegevens kan je de benodigde capaciteit berekenen.

Bij capaciteitsmanagement wordt de forecast vertaald naar de hoeveelheid personeel dat je nodig hebt. Je vertaalt de workload naar de workforce. Dit kunnen FTE zijn, maar ook freelancers of tijdelijke werkkrachten.

Bij de roostering zorg je ervoor dat de activiteiten die op het programma staan, ingepland worden per medewerker. Dit is voornamelijk belangrijk om inzicht te krijgen in hoe je voorspelling gaat uitpakken aan de operationele kant.

Traffic management zorgt ervoor dat er ingegrepen wordt wanneer afwijkingen in de vraag of bezetting kunnen leiden tot het niet behalen van de doelstellingen. Denk maar aan de doorlooptijd, de servicelevering of de kwaliteit van de service.

De voordelen van workforce management

Aan workforce management zijn diverse voordelen verbonden voor bedrijven. We hebben ze hieronder kort uitgewerkt.

1. Efficiëntie en productiviteit

Een van de belangrijkste voordelen van workforce management is het vermogen om snel op- en af te schalen op basis van de actuele behoeften en veranderingen in de markt. Hierdoor zorg je niet alleen voor een optimale productiviteit van de teams, maar ook voor een goed samengesteld personeelsbestand dat in staat is om multidisciplinair te werken.

2. Kostenbesparing

In tijden van weinig werk, bijvoorbeeld tijdens de zomermaanden, kan je je personeelssamenstelling hieraan aanpassen, waardoor je kosten bespaart. Op momenten van veel werk zorg je er dan weer voor dat de kwaliteit en flexibiliteit niet daalt waardoor klanten steeds tevreden blijven.

3. Betere medewerkerstevredenheid

Met een goed workforce management geef je een boost aan de medewerkerstevredenheid. Niemand heeft te veel werk en ook op rustigere momenten hoeft niemand zich te vervelen. Daarnaast zijn teams vaak multidisciplinair ingericht en zelfsturend, waardoor de werknemers beter samenwerken.

4. Voorsprong op de concurrentie

Een effectief workforce management houdt rekening met nieuwe en toekomstige ontwikkelingen, waardoor je niet alleen kunt plannen voor de lange termijn, maar ook je in- en uitstroompercentages verder kunt optimaliseren. Dit resulteert in een goed afgestemd personeelsbestand en een hoog niveau van flexibiliteit, waardoor je een concurrentievoordeel hebt ten opzichte van andere organisaties.

Plan personeel op basis van solide gegevens

NL_strategische_personeelsplanning_headcount_software

In Personio kun je op ieder moment zien hoeveel mensen er op welke afdeling werken en daar je planning op baseren.

Tools en systemen voor workforce management

Om ervoor te zorgen dat je workforce management vlot verloopt, zijn er een heleboel tools op de markt. Deze tools helpen je bij het maken van een forecast, het tracken van uren, het bijhouden van je personeelsbestand en meer. Het gebruik van deze tools zorgt niet alleen voor meer efficiëntie in je bedrijf, maar ook voor tijdwinst.

Enkele handige tools zijn onder andere:

  • Clickup

  • Monday.com

  • NICE

  • Connecteam

  • Jibble

  • Oracle

  • Personio

Workforce management-software

Zoals eerder al vernoemd, kunnen softwaretools je heel gericht helpen bij je workforce management. Zo is er zelfs gespecialiseerde software op de markt. Het voordeel van gespecialiseerde software is dat je alles bij de hand hebt in één platform, waardoor je als organisatie enorm veel tijd kan uitsparen en een goed overzicht kan bewaren.

Wanneer je zelf op zoek gaat naar software voor workforce management, dan hou je best rekening met de volgende zaken:

  • Zorg ervoor dat je alle personeelsinformatie in de software kan opslaan.

  • Het is fijn als de software ook analyses en rapporten kan maken. Dit helpt je bij het opstellen van de forecast en het plannen van je personeel.

  • De software moet ook beschikken over een functie om roosters op te stellen en deze te delen met je werknemers.

  • Kies ook voor software waar je werknemers zelf in kunnen werken. Zo kunnen ze bijvoorbeeld zelf hun ziekte- en vakantiedagen aangeven en roosters bekijken.

Een goede, allround software voor workforce management is Personio. Boek vandaag je gratis demo.

De implementatie van workforce management

Het implementeren van een effectief workforce management kan inderdaad een uitdagende taak lijken, maar het is zeker haalbaar voor elk bedrijf. Je kunt zelf aan de slag met de implementatie aan de hand van de volgende zes stappen:

1. Breng de huidige werkwijze in kaart en maak een overzicht van de knelpunten.

2. Maak op basis daarvan een nieuw, optimaal proces dat haalbaar is.

3. Selecteer de software die je wil gebruiken om je nieuwe proces te ondersteunen.

4. Laat de implementatie van de software gelijklopen met die van het nieuwe proces.

5. Test eerst een pilotversie, bijvoorbeeld binnen een specifiek team of een specifieke afdeling van het bedrijf.

6. Zodra je tevreden bent, kan je het nieuwe proces uitrollen over het hele bedrijf.

Leestip: Leer de verschillende methoden kennen waarmee People Analytics in organisaties kan worden geïmplementeerd en toegepast.

Training en ondersteuning

Bij de implementatie van je nieuwe proces en software is het belangrijk om voldoende training en ondersteuning te bieden. Dit geldt niet alleen voor het HR-team en het management, maar voor alle medewerkers. Het is essentieel dat iedereen goed op de hoogte is van de verwachtingen en goed voorbereid is, voordat de volledige uitrol plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Wat doet een workforce manager?

Een workforce manager zorgt ervoor dat op basis van historische data en forecasting, de juiste hoeveelheid personeel wordt ingezet op de juiste momenten. Dit kan vast personeel zijn, maar je kunt ook extra tijdelijk personeel inschakelen op drukke momenten.

Wat is een workforce planning?

Een workforce planning omvat een overzicht van de taken die moeten worden uitgevoerd, de tijd waarin deze taken moeten worden voltooid, en het personeel dat verantwoordelijk is voor het uitvoeren van deze taken.

Wat is total workforce management?

Total workforce management is een holistische benadering om de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel te organiseren. Total workforce management omvat het plannen, werven en selecteren, opleiden, inzetten en duurzaam behouden van je totale workforce.

Disclaimer

HR-processen vereenvoudigen

NL_elektronische_handtekening_digitale_unterschrift_teaser_box_image