Vakantiedagen bij einde dienstverband: dit moet je weten als werkgever

In de Nederlandse wet is vastgelegd dat iedere werknemer recht heeft op vakantiedagen en vakantiegeld, maar wat houden deze bepalingen concreet in?

Vakantiegeld is het geld dat werknemers naast hun salaris ontvangen om de kosten van een vakantie (deels) van te betalen. De hoogte van het vakantiegeld is wettelijk vastgelegd en bedraagt over het algemeen 8% van het brutojaarsalaris. Er zijn hier enkele uitzonderingen op. Meestal betaal je het vakantiegeld - ook wel de vakantietoeslag of vakantiebijslag genoemd - eind mei uit aan je werknemers. Eindigt de arbeidsovereenkomst op een ander moment, dan betaal je dat deel uit dat de medewerker tot die datum heeft opgebouwd.

In Nederland is in de wet vastgelegd op hoeveel vakantiedagen een medewerker minimaal recht heeft. Dit is vier keer het aantal uren dat de werknemer wekelijks gemiddeld heeft gewerkt. Dat betekent dat een persoon met een fulltime dienstverband van 40 uur recht heeft op 160 uur vakantie per jaar. Dat zijn vier vakantieweken per jaar. 

Ook bij ziekte, bevallings- of zwangerschapsverlof bouwen medewerkers vakantiedagen op. Deze wettelijke vakantiedagen moeten uiterlijk zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd, worden opgenomen.

Soms is er ook sprake van zogenaamde bovenwettelijke vakantiedagen. In dat geval is in een cao of arbeidsovereenkomst vastgelegd dat de medewerker recht heeft op extra vakantiedagen. Meestal gaat het om een dag of vier, vijf. Deze bovenwettelijke vakantiedagen kunnen tot vijf jaar na datum worden opgenomen.

Een werkgever moet zowel de wettelijke als bovenwettelijke vakantiedagen uitbetalen bij einde dienstverband.

Je medewerkers bouwen elke dag dat zij werken vakantiegeld op. Op hun loonstrook is te zien hoe hoog het opgebouwde bedrag is. Omdat het vakantiegeld meestal eens per jaar - over het algemeen eind mei - wordt uitgekeerd, loopt dit bedrag in de loop van het jaar op. Eindigt het dienstverband tussentijds, dan ben je als werkgever verplicht om het opgebouwde bedrag aan vakantiegeld ten laatste één maand na het laatst betaalde salaris uit te keren. Je dient dit bedrag dus één maand na de uitbetaling van het laatste loon over te maken aan de werknemer.

Beheer de vakanties van uw medewerkers met deze praktische Excel-vakantieplanner

• Overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken

• Met nationale feestdagen (regionale feestdagen kunnen gemakkelijk worden toegevoegd)

• Automatische berekening van vakantie-aanspraken en resterende vakantiedagen

Download: Excel-sjabloon vakantieplanner

Op het moment dat het dienstverband van een medewerker eindigt, brengen de vakantiedagen specifieke verplichtingen voor je mee als werkgever. Hieronder lees je wat er in de verschillende situaties van je wordt verwacht.

Als een arbeidsovereenkomst op een normale wijze eindigt, kan de werknemer in principe zelf beslissen of hij de openstaande vakantiedagen wil opnemen of wil laten uitbetalen. Alleen bij zwaarwegende redenen, kan een werkgever een werknemer verplichten om tot het einde van het contract te blijven werken. In een dergelijk geval heeft de werknemer recht op een uitbetaling van de resterende vakantiedagen. Een voorbeeld van een zwaarwichtige reden is de situatie waarin een werkgever kampt met onderbezetting, waardoor de voortgang van het werk in het gedrang komt. Let wel op: deze verplichting kan dus enkel worden opgelegd in zeer uitzonderlijke gevallen. Je moet de medewerker hier bovendien schriftelijk van op de hoogte stellen binnen twee weken. 

Als je een medewerker op staande voet ontslaat, beëindig je de arbeidsovereenkomst per direct. Je hoeft vanaf dat moment geen salaris meer te betalen en er wordt geen vakantie(geld) meer opgebouwd. Bij de eindafrekening dien je uiteraard wel de opgebouwde vakantie-uren en het opgebouwde vakantiegeld uit te betalen. 

Tijdens de proeftijd kunnen zowel de werkgever als de werknemer de arbeidsovereenkomst per direct beëindigen. In dat geval worden de opgebouwde vakantie-uren niet opgenomen, maar uitbetaald, net als het vakantiegeld.

Hoe kom je tot een eindbedrag van de vakantierechten bij beëindiging van het contract van een medewerker? We zetten de uitgangspunten hieronder op een rij.

Het vakantiegeld wordt berekend als 8% van brutojaarsalaris (inclusief bonussen, werkgeversdeel pensioenpremie, 13e maand, onregelmatigheids- en ploegentoeslag) of van het salaris dat is opgebouwd vanaf de laatste keer dat het vakantiegeld is uitgekeerd.

Je medewerker verdient € 50.000 bruto per jaar en zijn arbeidsovereenkomst eindigt op 1 augustus. Het vakantiegeld was de laatste keer in mei uitgekeerd. Het vakantiegeld dat hij nog tegoed heeft, bereken je als volgt:

€ 50.000 * 0,08 = € 4.000 vakantiegeld op jaarbasis: 12 maanden * de 2 maanden die hij na mei heeft gewerkt = € 666,67.

Om het aantal vakantie-uren te berekenen, vermenigvuldig je het gemiddelde aantal gewerkte uren per week (inclusief overwerk, ploegendiensten, onregelmatigheid) met vier. Dit is het aantal uur vakantie waar een medewerker op jaarbasis recht op heeft. Dit aantal deel je door 12 maanden en vermenigvuldig je vervolgens met het aantal maanden dat je medewerker in dat kalenderjaar voor je heeft gewerkt.

Bij dit aantal vakantiedagen tel je het aantal openstaande vakantiedagen op en/of je trekt er het aantal opgenomen vakantiedagen van af. Voor iedere vakantiedag betaal je één dag loon (inclusief de hierboven genoemde toeslagen).

Je medewerker werkt veertig uur per week. Dat betekent dat hij op jaarbasis recht heeft op 40 uur * 4 = 160 vakantie-uren op jaarbasis. Dat zijn 20 vakantiedagen. De arbeidsovereenkomst eindigt op 1 augustus en de vakantiedagen van het voorgaande jaar waren opgemaakt. Dat betekent dat deze medewerker recht heeft op 20 vakantiedagen: 12 maanden * 7 maanden (januari tot en met juli) = 11,67 vakantiedagen.

In principe bepaalt de medewerker zelf of hij vakantiedagen wil opnemen aan het einde van het dienstverband, of dat hij deze dagen wil laten uitbetalen. Het aantal vakantiedagen en de hoogte van het vakantiegeld is wettelijk vastgelegd.

Op hoeveel vakantiedagen je medewerker recht heeft aan het einde van het dienstverband is afhankelijk van het aantal uren dat hij of zij de voorgaande periode gemiddeld per week heeft gewerkt. Dit aantal uren vermenigvuldig je met vier. Vervolgens trek je hier het aantal uren van af dat de medewerker in de voorgaande periode aan vakantie-uren heeft opgenomen. Eventuele niet opgenomen uren tel je erbij op.

Als er nog vakantiedagen openstaan op het moment dat een medewerker uit dienst gaat, kan je deze vakantiedagen uitbetalen. Een medewerker kan er ook voor kiezen deze vakantiedagen aan het einde van de dienstperiode op te nemen.

Als een medewerker hier specifiek voor kiest, mogen de vakantiedagen worden uitbetaald.

Heeft een medewerker aan het einde van het dienstverband meer vakantiedagen opgenomen dan dat hij of zij er heeft opgebouwd? Dan mag je die uren in de eindafrekening verrekenen met het salaris of andere tegoeden.

Het aantal vakantiedagen waar medewerkers recht op hebben, is het gemiddelde aantal gewerkte uren per week maal vier. Heeft een werknemer slechts een paar maanden voor je bedrijf gewerkt op het ogenblik dat hij of zij ontslag neemt? Dan deel je dit aantal uren door twaalf en vermenigvuldig je het resultaat vervolgens met het aantal gewerkte maanden.