Talentenpool: een must voor je organisatie
Voor organisaties die groeien, of gewoon beter worden in wat ze doen, is het hebben, ontwikkelen en optimaliseren van een effectieve talentenpool onontbeerlijk. In dit artikel bespreken we de basisprincipes van talentenpools, hoe je er voordeel van hebt en hoe je ze kunt optimaliseren met goede HR-software.
Hulp nodig bij het vinden van sterkere sollicitanten? Personio kan daarbij helpen.
Wat is een talentenpool?
Een talentenpool is een verzameling van potentiële kandidaten die een organisatie helpen groeien en langetermijndoelen helpen bereiken. Talentenpools zijn databases die worden opgebouwd en onderhouden door recruiters, met behulp van een applicant tracking system (ATS), en zorgen ervoor dat organisaties altijd een 'reservoir van talent' bij de hand hebben.
Dieper ingaan op wat een goed ATS is? Lees dit artikel met veelgestelde vragen.
Waarom heb je een talentenpool nodig?
Talentenpools zijn ideaal voor organisaties die snel groeien, maar ze zijn ook geschikt voor organisaties die personeel strategischer willen aannemen. Een reserve aan talent achter de hand hebben, betekent dat je organisatie in staat is om op een meer veerkrachtige manier personeel aan te nemen (voor functies die ineens gecreëerd worden of die nodig zijn voor nieuwe uitdagingen).
Hoe zijn talentenpools gerelateerd aan personeelsplanning?
Als aanvulling op personeelsplanning is een talentenpool van onschatbare waarde. Zo kan je rekruteringsteam een verzameling van talent samenstellen op basis van de toekomstige behoeften van je organisatie. Hoewel pools dus een bijproduct zijn van personeelsplanning, kunnen ze je organisatie in principe helpen om de doelstellingen op het vlak van personeelsplanning voor te bereiden en op voorhand te realiseren.
Wat voor soort werknemers passen in talentenpools?
Een talentenpool kan bestaan uit zowel interne medewerkers (kandidaten die in hun functie kunnen verschuiven) als externe kandidaten. Dus naast de eigen werknemers met gespecialiseerde vaardigheden, bevatten pools ook profielen uit een verscheidenheid van bronnen.
Deze omvatten doorgaans:
Tweedekeuskandidaten
Potentiële kandidaten van carrièrebeurzen en sociale media
Aanbevelingen van werknemers
Gekwalificeerde voormalige werknemers
Gespecialiseerde softwareoplossingen kunnen je helpen bij professioneel profielbeheer en geven je snel toegang tot alle relevante informatie wanneer je die nodig hebt, om een vacature in te vullen of om een project voor personeelsretentie op te zetten.
Voorbeelden van een talentenpool: hoe bedrijven er voordeel van hebben
Dit is een voorbeeld van hoe een talentenpool je organisatie kan helpen. Stel, je bedrijf is op zoek naar een projectmanager en er zijn twee kandidaten overgebleven, met dezelfde kwalificaties.
En stel dat je sollicitatiecommissie daarnaast nog vijf andere kandidaten heeft gesproken. Hoewel ze om wat voor reden dan ook niet perfect pasten, waren sommigen echt interessant en zouden zelfs passen op een andere plek in je organisatie.
Maar weer even terug naar waar het om gaat: Je hebt nu je ideale kandidaat geselecteerd, aangenomen en zelfs op de stippellijn laten ondertekenen (met een elektronische handtekening, zelfs dat).
De rest van de cv's die je hebt verzameld, en de kandidaten die je allemaal hebt gesproken, zijn verdwenen. Of ze nu verdwijnen uit e-mailketens of je kandidaatbeheersysteem, ze zijn in het niets opgelost.
Is het niet zonde om al dat talent zomaar te laten gaan?
Hoe een talentenpool werkt
Als een talentenpool een standaardonderdeel wordt van je HR-arsenaal, dan kun je daar telkens weer van profiteren. Op allerlei manieren:
Het sollicitatieproces hoeft niet iedere keer van voren af aan te beginnen.
Je talentenpool optimaliseert de preselectie op basis van bestaande informatie.
Tweedekeuskandidaten uit eerdere sollicitaties kunnen snel binnengehaald worden als ze beschikbaar en geïnteresseerd zijn.
Afdelingen kunnen een voorselectie maken uit de beschikbare pool.
Het werk van de HR-afdeling wordt eenvoudiger.
Het risico dat de verkeerde kandidaat wordt geselecteerd, daalt.
De wervingskosten gaan aanzienlijk omlaag.
Laten we het voorbeeld van hierboven nemen. De kans is groot dat je in een succesvol bedrijf vroeg of laat een projectmanager nodig hebt, en daarom is al dat talent dat je hebt geselecteerd, gesproken en uiteindelijk opzij hebt gelegd zo belangrijk. Ze kunnen een geweldige aanwinst zijn, vooral omdat je ze al kent.
Maar, twee dingen zijn hier van belang. Ten eerste, de kracht van je kandidaatervaring en hoe de kandidaten zich daardoor voelden tijdens de sollicitatieprocedure. Als die niet goed was, willen ze misschien niet eens meer van je horen.
Het tweede is dat al hun informatie, inclusief wat je team wel en niet beviel, gedocumenteerd is en op een veilige plaats bewaard wordt. Dat is een talentenpool, en het kan je team enorm veel tijd besparen bij het invullen van een nieuwe functie.
Wat is de sleutel tot een geweldige talentenpool?
Het draait allemaal om voorbereiding en potentieel. Dit zijn kandidaten die in het systeem zitten en het proces al hebben doorlopen, en je hebt alle informatie al die je nodig hebt. Het is alsof de kandidaten al vooraf gescreend zijn, en meer, wat het nog gemakkelijker maakt om ze eventueel in dienst te nemen.
Dit kan betekenen dat je bepaalde fasen van het proces overslaat, tijd bespaart, of zelfs niet de tijd en moeite hoeft te investeren om überhaupt te adverteren met de vacature. Het enige wat je hoeft te doen is een duik nemen in je talentenpool, en als je geluk hebt, kun je tijdrovende preselectieprocessen helemaal overslaan.
Hoe beïnvloedt een talentenpool Employer Branding?
Vergeet niet dat als je een talentenpool hebt, het zelfs een positieve invloed kan hebben op je employer brand.
Want ook al heb je te maken met 'passieve kandidaten', toch is regelmatige communicatie essentieel om de band die ze in zekere zin met je bedrijf voelen, in stand te houden. Je onderhoudt contactmomenten met ze en blijft jezelf presenteren als een aantrekkelijk merk waar iemand zou willen werken.
Met een doordachte communicatiestrategie kun je ook de waarden overbrengen die belangrijk zijn voor je employer brand. Om zowel in de praktijk als in theorie van deze voordelen te kunnen profiteren, is een systematische aanpak bij het opbouwen en segmenteren van je toekomstige pool van cruciaal belang.
Hoe bouw en onderhoud je een talentenpool?
| De benodigde stappen | Wat ze betekenen |
|---|---|
| Vinden | Bouw een talentenpool op uit verschillende bronnen. |
| Segmenteren | Segmenteer pools om aan bepaalde behoeften van je organisatie te voldoen. |
| Binden | Hou contact met je pool met persoonlijke berichten die aansluiten bij hun interesse. |
| Binnenhalen | Benader je pool door ze warm te maken met vacatures en uitnodigingen. |
Talentenpools opbouwen en onderhouden is zowel een kunst als een wetenschap. Uiteindelijk kun je met een doordachte en goed uitgevoerde talentenpool sneller interessante en getalenteerde kandidaten aantrekken en plaatsen.
1. Talentenpools vullen
Er zijn verschillende manieren om geschikt talent voor je organisatie te vinden. Enkele van de belangrijkste manieren om een talentenpool op te bouwen zijn:
Carrièrebeurzen
Vakbeurzen leveren contacten op met beroepservaring
Universiteiten - lezingen of banenmarkten spreken toekomstige afgestudeerden aan
Tweedekeussollicitanten - verlies deze getalenteerde mensen niet uit het oog
Aanbevelingen van werknemers – wist je dat de helft van de mensen die worden aanbevolen, ook worden aangenomen?
Voormalige werknemers - houd bij welke goede werknemers het bedrijf verlaten
Leerlingen, werkstudenten en stagiaires
De ’carrière’-tab op de website van je bedrijf – hou deze up-to-date
Je aanwezigheid op sociale media - gebruik alle beschikbare kanalen
Traditionele personeelsadvertenties, maar ook online werving
Actief op zoek gaan
Bedenk: Niet elke kandidaat op wie je je oog laat vallen, zal meteen geïnteresseerd zijn in iets nieuws (hoewel zijn situatie snel kan veranderen). Kandidaten werven betekent niet altijd actieve kandidaten werven.
2. Een talentenpool segmenteren
Zodra je je talentenpool gevuld hebt, moet je deze segmenteren. Elke organisatie is anders en heeft andere behoeften, maar over het algemeen helpt het om een beetje logica in je lijst aan te brengen.
Want voordat je je pool benadert met gerichte communicatie, moet je hem goed organiseren. Als je dat niet doet, kun je het overzicht verliezen over een grotere talentenpool (zelfs als je HR-software hebt om te helpen).
Er zijn twee manieren waarop je talentenpools zou kunnen segmenteren:
| Naar de functie | Gebaseerd op een specifieke functietitel (met al zijn verantwoordelijkheden). |
|---|---|
| Naar de kandidaat | Gebaseerd op de behoefte aan specifieke vaardigheden (niet afhankelijk van de functietitel). |
Vanuit een strikt segmentatieperspectief kunnen functiegerichte criteria bijvoorbeeld zijn:
Locatie van het bedrijf
Soort afdeling
Specifieke kwalificaties (certificaten, diploma’s, enz.)
Talentgerichte criteria daarentegen hebben specifiek betrekking op de kandidaat in kwestie. Dit kunnen zijn:
de gewenste positie/functie
instapniveau
specifieke verantwoordelijkheden
Je kunt natuurlijk ook kandidaten segmenteren op basis van beide soorten criteria.
Voorbeeld van een segmentatie: Je talentenpool segmenteren
De hieronder opgesomde segmentatiecriteria zijn de vijf meest voorkomende in talentenpools. Je moet echter altijd rekening houden met de individuele omstandigheden van het bedrijf:
| Soort segmentatie | Wat het betekent |
|---|---|
| Regio | Regionale segmentatie is een fundamenteel differentiatiecriterium en kan op lokaal of internationaal niveau worden uitgevoerd. |
| Werkervaring | Afhankelijk van de beschikbare functies kun je kiezen tussen verschillende ervaringsniveaus, van instapniveau tot professioneel. |
| Vertrouwdheid | Hoe dichter de kandidaat bij het bedrijf staat, hoe meer kennis hij/zij al heeft van het bedrijf of de functie. |
| Opleiding en kwalificaties | Dit is niet alleen belangrijk bij het maken van een selectie voor een vacante functie, maar ook voor de communicatie met de kandidaten in de talentenpool. |
| Motivatie | Een willekeurige sollicitant kan een andere vorm van communicatie verwachten na een doorlopen selectieprocedure dan de tweedekeuskandidaat. |
3. Je pool betrokken houden
Je talentenpool groeit gestaag dankzij de acties die je hebt ondernomen. Bovendien ben je nu in staat om de getalenteerde mensen in je pool te segmenteren volgens verschillende criteria.
Zorg er echter voor dat je regelmatig contact houdt met het talent dat in je pool sluimert. Vestig regelmatig de aandacht op jezelf. Je kunt dit op verschillende manieren doen:
Gerichte aanbiedingen voor een baan
Een verjaardagskaartje
Uitnodigingen voor beurzen of evenementen
Feedback over je eigen sollicatieprocedures
Algemene informatie geven over het bedrijf
Het doel is om ze eraan te blijven herinneren dat je bedrijf een belangrijke werkgever is, jezelf daarbij positief te presenteren en je waardering voor de passieve kandidaten uit te spreken.
Tegelijkertijd zorgen deze regelmatige contactmomenten voor een authentiek inzicht in je bedrijf en breng je enthousiasme over om er deel van uit te maken.
4. Werven vanuit je pool
De hier beschreven aanpak voor het onderhouden van een professionele talentenpool zal je bedrijf van nut zijn op weg naar een lange, succesvolle toekomst.
Als dit het geval is, laat het bedrijf belangrijke kansen liggen, want de sollicitanten zelf tonen veel belangstelling voor deze pools.
49,5% procent van alle sollicitanten zou gebruik maken van de talentenpool van een bedrijf ondanks het feit dat ze zijn afgewezen voor een functie.
Maar, en dit is de crux: 73,2% van de ondervraagde talentenpoolkandidaten had slechte ervaringen opgedaan, terwijl 30% volledig ongeschikte vacatures had ontvangen en 42,5% geen informatie had ontvangen over actuele vacatures.
Ontwikkel een gedifferentieerde communicatiestrategie om contact te houden met passieve kandidaten, die leidt tot een intelligente segmentatie in je talentenpool.
