Loonheffing berekenen: dit moet je als werkgever weten

Een loonheffing is een overkoepelende term voor de belastingen die een werkgever aan de belastingdienst betaalt. De belastingen zijn een percentage van het brutoloon van de werknemers. Er bestaan diverse loonbelastingen, die we verderop in het artikel allemaal kort bespreken. 

Elke werkgever in Nederland moet verplicht belastingen inhouden op het loon van de werknemers. Het niet nakomen van deze verplichting is een wetsovertreding en kan worden bestraft met hoge boetes. Daarom is het enorm belangrijk dat je dit deel van je loonadministratie goed onder de knie hebt. 

Hieronder vind je de verschillende loonheffingen die je als werkgever aan de Belastingdienst in Nederland moet afdragen:

De premie volksverzekeringen dient om werknemers te beschermen tegen een vermindering van hun inkomen. Dit kan om allerlei redenen gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd, het overlijden van een partner, ziekte, een werkongeval of werkloosheid. In Nederland kunnen mensen in zulke situaties aanspraak maken op een uitkering. 

Merk op dat dit een verplichte verzekering is voor iedere burger. Deze moet voor elke werkende persoon betaald worden. Mensen zonder inkomen hoeven deze loonheffing niet te betalen, maar genieten wel van dezelfde bescherming. 

De betaling gebeurt door de werkgever, in naam van de werknemer. Het bedrag van de premie wordt rechtstreeks afgehouden van het brutoloon van de werknemer. Op die manier komen werknemers aan het einde van het jaar niet voor onaangename financiële verrassingen te staan.

Deze premies worden betaald in het kader van drie verschillende volksverzekeringen, met name:

1. Algemene Ouderdomswet (AOW): het basispensioen dat wordt verstrekt door de overheid. Iedereen die ooit in Nederland gewoond of gewerkt heeft, ontvangt een basispensioen vanaf de dag dat hij of zij pensioengerechtigd wordt.

2. Algemene nabestaandenwet (Anw): de nabestaanden van een overleden werknemer hebben onder bepaalde voorwaarden recht op een uitkering. De overheid wil namelijk dat nabestaanden zeker zijn van een basisinkomen.

3. Wet langdurige zorg (Wlz): mensen die intensieve zorg of toezicht nodig hebben (bv. ouderen, mensen met een handicap of geestesziekte), kunnen een Wlz-indicatie krijgen als ze langdurige zorg nodig hebben. Met de Wlz-indicatie krijgen deze mensen in een zorginstelling de juiste zorg en begeleiding. 

Ook de werknemersverzekering beschermt werknemers tegen allerlei vormen van inkomensverlies. De werknemersverzekering is verplicht voor iedereen die in Nederland in loondienst werkt. Vroeger werden de kosten voor deze premie deels door de werknemer, en deels door de werkgever betaald. Sinds 2009 moeten werkgevers deze premiekosten volledig zelf betalen. Deze premie wordt dus niet ingehouden op het loon van de werknemer.

De premies worden betaald in het kader van de volgende vier werknemersverzekeringen:

1. Werkloosheidswet (WW): werknemers kunnen aanspraak maken op een uitkering als ze geheel of gedeeltelijk werkloos worden. De uitkering voorziet in een tijdelijk inkomen om een periode van werkloosheid te overbruggen. 

2. Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA): werknemers die langdurig ziek zijn, hebben onder bepaalde voorwaarden recht op een WIA-uitkering als ze langer dan twee jaar ziek zijn. De Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen maakt het onderscheid tussen twee verschillende soorten arbeidsongeschiktheid: gedeeltelijk arbeidsongeschikt (WGA) en volledig arbeidsongeschikt (IVA). Het is het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) dat bepaalt onder welke categorie een werknemer valt. 

3. Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO): dit is een oude instelling die intussen vervangen is door de WIA. Deze werknemersverzekering is alleen geldig voor werknemers die vóór 1 januari 2006 aangesloten waren bij de verzekering. 

4. Ziektewet (ZW): de werkgever moet het salaris van een zieke werknemer in principe doorbetalen tot hij of zij weer in staat is om te werken. In uitzonderlijke situaties hoeft dit echter niet. In een dergelijk geval zal de zieke werknemer onder de Ziektewet vallen. Ook hiervoor betaal je premies. Hieronder vind je een niet-exhaustieve lijst van werknemers die gewoonlijk onder de Ziektewet vallen:

• Werknemers met een fictieve dienstbetrekking, bijvoorbeeld thuiswerkers of stagiairs.

• Werknemers die ziek zijn vanwege een zwangerschap of bevalling.

• Werknemers die ziek worden binnen vier weken na het einde van de arbeidsovereenkomst.

• Werknemers die ziek uit dienst gaan, bijvoorbeeld bij het einde van een tijdelijk contract.

• Werknemers zonder vast contract die ziek worden op het werk.

• Werknemers die ziek worden na een orgaandonatie. 

• Werknemers die gedekt zijn door een no-riskpolis.

Iedere werkende Nederlander die aangesloten is bij de Wet langdurige zorg (Wlz) moet een ziektekostenverzekering afsluiten bij een ziekenfonds. Dit betekent dat je als werkgever voor elke werknemer een werkgeversheffing moet betalen. In sommige gevallen wordt deze bijdrage door de werknemer zelf betaald. 

De belastinggrondslag voor de loonbelasting wordt berekend door het brutoloon en de extra inkomsten van de werknemer bij elkaar op te tellen. Van dit bedrag moet je de loonheffingen aftrekken. Hieronder vind je een kleine visuele voorstelling om je bij de berekening te helpen:

loon in geld (brutoloon)

• loon in natura (bv. bijtelling van een auto of fiets van de zaak, cadeau)

• Fooien en fondsuitkeringen

• aftrekposten voor alle loonheffingen (bv. werknemersdeel van de pensioenpremie)

------------------------------------------------------------------------

= grondslag 

Veel bedrijven besteden deze ingewikkelde taak uit aan een gespecialiseerde firma, maar met moderne software zoals de salarisadministratie-tool van Personio, kan de HR-afdeling dit makkelijk zelf beheren. 

Een heffingskorting is simpelweg een korting die je werknemers krijgen op de premie volksverzekeringen en de inkomstenbelasting. Hierdoor betalen ze minder belasting en premies. Elke werknemer komt in aanmerking voor een aantal heffingskortingen, afhankelijk van de individuele situatie. Hieronder vind je nog een kort overzicht van mogelijke kortingen:

• de algemene heffingskorting

• de arbeidskorting

• de ouderenkorting

• de jonggehandicaptenkorting

De loonheffingskorting wordt door de werkgever in mindering gebracht bij het uitbetalen van de premies en het salaris van de werknemer. Dankzij deze kortingen houdt de werknemer uiteindelijk meer nettoloon over op het einde van de maand. 

Loonheffingen of loonbelastingen worden altijd door de werkgever betaald, maar wel in naam van de werknemer. De heffing gebeurt aan de bron om te voorkomen dat betalingen achteraf niet doorkomen.

Je kunt als werkgever gebruik maken van fiscale maatregelen, vergoedingen en subsidies om de loonbelasting te verlagen:

• Werkkostenregeling (WKR): als werkgever kun je onbelaste vergoedingen aan je werknemers geven via de WKR. Deze vergoeding kan ook betrekking hebben op zaken waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk bijvoorbeeld aan gereedschap, sportabonnementen of kerstpakketten. Zulke kosten vallen onder de WKR.

• Loonkostenvoordelen, vergoedingen en subsidies: je kunt van de overheid allerhande voordelen ontvangen voor het werven van specifieke werknemersgroepen, zoals ouderen en mensen met een arbeidsbeperking.