Langdurig ziek: rechten en plichten als werkgever

Langdurig ziek zijn is hetzelfde als langdurig ziekteverzuim en komt voor wanneer een werknemer om aantoonbare medische redenen gedurende meer dan 4 weken niet kan komen werken.

Langdurige ziekte is bijzonder vervelend, zowel voor de werknemer zelf als voor de werkgever. Zo zorgt een langdurig zieke medewerker voor extra administratie en kosten voor de werkgever. 

Het verschil tussen langdurig en kortdurig ziek zijn, ligt hoofdzakelijk in de duur van de afwezigheid. Als een werknemer minder dan 4 weken afwezig is, spreekt men van een kortdurend ziekteverzuim. Een medewerker is daarentegen langdurig ziek, als hij of zij 4 weken of langer afwezig is. Daarnaast zijn er vaak ook verschillen op het gebied van oorzaken en gevolgen. De oorzaken van kortdurend verzuim zijn meestal minder ernstig van aard. Daarnaast wegen de gevolgen van kortdurend ziekteverzuim meestal minder zwaar op de bedrijfsvoering, vergeleken met die van langdurig ziekteverzuim.

Met behulp van een verzuimplan en de juiste tools voor afwezigheidsbeheer, zoals Personio, kun je samen met je personeelsdienst het ziekteverzuim in je bedrijf onder controle houden.

Het is belangrijk om volgens de arbeidswet te handelen. Zowel de werkgever als de zieke werknemer hebben rechten en plichten ten aanzien van elkaar. Hieronder lees je de belangrijkste plichten van de werkgever in het kader van een langdurig zieke werknemer.

De Arbeidsomstandighedenwet bepaalt hoe je als werkgever moet omgaan met de afwezigheid van een werknemer tijdens een langdurige ziekte. Zorg ervoor dat je personeelsdienst goed op de hoogte is van de actuele wetgeving. Op die manier kunnen ze de afwezigheden van je werknemers correct en nauwgezet opvolgen.

Als werkgever ben je verplicht om het salaris van je zieke werknemer door te betalen bij langdurige ziekte. In Nederland geldt deze plicht voor de eerste 2 jaar van ziekte. De uitbetaling gebeurt volgens wettelijke bepalingen:

• In het eerste jaar van ziekte moet de werkgever minstens 70% van het loon doorbetalen. Je mag als werkgever nooit minder betalen dan het minimumloon.

• Ook in het tweede jaar van ziekte moet de werkgever minstens 70% van het loon doorbetalen. Je mag dan wel minder dan het minimumloon betalen.

Voor specifieke categorieën van werknemers heb je bovendien de mogelijkheid om een uitkering aan te vragen. Dit is onder meer het geval als een van je werknemers zwanger of ernstig ziek is.

Als een werknemer langer dan 6 weken ziek is, dan moet er een re-integratietraject opgestart worden. Als de werknemer door de ziekte niet meer in staat is om zijn ‘normale’ werk te doen, dan kan de werkgever hem of haar vragen om ander werk te verrichten als onderdeel van het re-integratieproces.

De verantwoordelijkheid voor de inspanningen bij de re-integratie ligt zowel bij de werkgever als bij de werknemer. Het gemeenschappelijke doel is om de verzuimperiode zo kort mogelijk te houden. Ze kunnen zich hierbij laten helpen door een professioneel verzuimbedrijf. De werkgever moet ook al zijn inspanningen bijhouden in een re-integratiedossier. Het correct aanvullen en opvolgen van dit dossier is een heel belangrijke taak van de HR-afdeling, want je zult het dossier nodig hebben tijdens de eindevaluatie.

De wet verplicht zowel werkgevers als werknemers om de voortgang van de re-integratie om de zes weken te evalueren. Bovendien wordt de voortgang van de re-integratie na het eerste jaar geëvalueerd. Er worden dan mijlpalen voor het komende jaar vastgesteld.

Elk bedrijf is wettelijk verplicht om regelmatig een preventief medisch onderzoek (PMO) aan te bieden aan zijn werknemers (zie artikel 18 van de Arbeidsomstandighedenwet). Het doel van deze verplichting is om de gezondheidsrisico’s bij je werknemers sneller en beter op te sporen. Door middel van deze onderzoeken kunnen namelijk frequente gezondheidsproblemen worden vastgesteld. Op basis van deze bevindingen kan je als werkgever gerichte aanpassingen op de werkplek doorvoeren om het welzijn van je werknemers te verbeteren en hun gezondheid te beschermen.

Hoewel de wet geen specifiek aantal onderzoeken voorschrijft dat binnen een bepaalde periode moet worden uitgevoerd, is het aanbevolen om minstens één onderzoek om de drie jaar te organiseren. 

Diepe inzichten voor strategische HR-beslissingen

In Personio kan je gemakkelijk en overzichtelijk belangrijke personeelscijfers zien en analyseren, zoals het ziekteverzuim of personeelsverloop en zo de basis leggen voor goed gefundeerde beslissingen.

Naar de analysefunctie

We overlopen hieronder de verschillende stappen die je als werkgever moet ondernemen als een van je werknemers langdurig ziek is.

Een van de belangrijkste plichten van een werknemer is dat hij altijd zijn aanwezigheid moet registreren. In geval van ziekte is het uiteraard belangrijk dat de werknemer zijn werkgever zo snel mogelijk op de hoogte stelt. Na deze melding moet de werkgever de zieke werknemer uiterlijk binnen een week melden bij de arbodienst of bedrijfsarts. 

Bij langdurige ziekte is het ook belangrijk om een re-integratiedossier te starten in samenwerking met je HR-afdeling. In dit dossier zul je elke vooruitgang goed moeten bijhouden. Als de werknemer langer dan 42 weken ziek is, dan moet je hem of haar ook ziekmelden bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Dit betreft de 42e-weeksmelding.

De werkgever moet één of meerdere gesprekken voeren met de bedrijfsarts of met de arbodienst. Na het onderzoek zal de arts een diagnose stellen waarbij staat aangegeven welke activiteiten de werknemer nog kan uitvoeren. De analyse beschrijft bovendien wat er gedaan moet worden om de werknemer volledig te re-integreren. 

De werkgever en de werknemer ontvangen ten laatste in de zesde week na de aankondiging van de langdurige ziekte de diagnose van de arts. Als een van de partijen het niet eens is met de diagnose van de bedrijfsarts, kunnen ze zich tot het UWV wenden voor een onafhankelijk deskundigenoordeel.

Ten laatste twee weken na het ontvangen van de diagnose moeten de werkgever en de werknemer samen een re-integratieplan opstellen. In dit plan worden afspraken en maatregelen vastgelegd om de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te laten gaan. De volgende zaken moeten verplicht vermeld worden in het re-integratieplan:

• Wat de werknemer wil bereiken. Het is mogelijk dat je werknemer zijn huidige functie niet meer kan uitvoeren. Je kan als werkgever voorstellen om tijdelijk een andere functie uit te voeren. Je kan je werknemer ook helpen met het vinden van een nieuwe baan bij een andere organisatie waar hij of zij wel aan de slag kan.

• Hoe de werknemer weer aan de slag kan. In samenspraak met de werknemer en het UWV kan je bepalen op welke manier de werknemer weer aan het werk kan gaan. Je kan als werkgever opleidingen, therapieën of werkplekaanpassingen aanbieden om de re-integratie te faciliteren.

Als er geen overeenstemming bereikt wordt over het re-integratieplan, dan kun je altijd een beroep doen op het advies van een deskundige van het UWV. 

Na een jaar afwezigheid kan de werkgever vragen dat de werknemer eerst een positief advies moet krijgen na een medisch onderzoek, voordat hij of zij weer aan de slag kan gaan. Als de langdurige ziekte meer dan twee jaar duurt, kan de werknemer aanspraak maken op een uitkering.

Als werkgever zul je in elk geval met je werknemer een gesprek moeten aangaan om een laatste evaluatie te doen. Als de werknemer langer dan een jaar afwezig is geweest, beoordeelt het UWV aan de hand van het re-integratieverslag of de werkgever en de werknemer voldoende inspanningen hebben geleverd. Als het UWV vaststelt dat de werkgever onvoldoende ondersteuning heeft geboden, moet hij het salaris nog maximaal een jaar blijven doorbetalen.

Stimuleer datagedreven keuzes

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Ga voor gedetailleerde HR-analyses

Als werkgever heb je het recht om de ziekmelding van je werknemer in vraag te stellen, maar je bent niet bevoegd om de oorzaak of de aard van de ziekte in twijfel te trekken. Het verifiëren van medische informatie vereist de tussenkomst van een bedrijfsarts of andere deskundige.

Als werkgever kun je je werknemers niet dwingen om te komen werken in geval van ziekte. De logica hierachter is dat je als werkgever geen dokter bent en dus niet bevoegd bent om te bepalen wie wel of niet ziek is. Je kunt wel een beroep doen op de bestaande wetten en procedures die bepalen welke stappen genomen moeten worden als een werknemer ziek is. Als werkgever is het belangrijk dat je niet alleen je eigen rechten en plichten kent, maar ook die van je werknemers.

In de praktijk kun je je zieke werknemer niet verplichten om aangepast werk te doen. Als werkgever kun je wel redelijke voorstellen doen op basis van het advies van de bedrijfsarts en in overleg met je werknemer. Echter, je werknemer kan deze voorstellen nog steeds weigeren. Als er geen overeenstemming wordt gevonden, kan het UWV een deskundig advies geven.

Loonopschorting houdt in dat de werkgever tijdelijk stopt met het uitbetalen van het loon aan een werknemer. De werknemer behoudt wel nog steeds zijn recht op loon. Loonopschorting wordt doorgaans toegepast wanneer de werknemer bepaalde verplichtingen niet nakomt, zoals het verstrekken van de vereiste informatie of het naleven van controlevoorschriften. Loonopschorting kan worden gebruikt als drukmiddel door de werkgever om de werknemer te stimuleren alsnog zijn verplichtingen na te komen. Het is belangrijk op te merken dat loonopschorting alleen onder specifieke omstandigheden en binnen de grenzen van de wet kan worden toegepast.

Een werkgever kan, onder specifieke voorwaarden, vakantiedagen inhouden tijdens de ziekteperiode van een langdurig zieke werknemer. In de praktijk betekent dit dat de werknemer die langdurig ziek is vakantie moet opnemen tijdens zijn ziekteperiode. Het inhouden van vakantiedagen tijdens ziekte is beperkt tot de bovenwettelijke vakantiedagen.  Loon daarentegen mag niet ingehouden worden. Het eerste jaar heeft de werknemer recht op 100% van zijn/haar loon, daarna op 70% van het loon.

Als een werknemer het bedrijf verlaat wegens ziekte, ben je als werkgever verplicht om dit te melden aan het UWV. Deze melding vindt plaats op de laatste dag van het dienstverband. Daarnaast moet je als werkgever een aanvraag voor een ziektewetuitkering indienen bij het UWV namens de werknemer. Het is belangrijk om te voldoen aan deze wettelijke verplichtingen, aangezien het niet naleven ervan kan leiden tot boetes of andere juridische consequenties voor de werkgever. 

Nee, als werkgever heb je geen recht om te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte als je werknemer ervoor kiest om dit niet te vermelden. Alleen de bedrijfsarts of de arbodienst kunnen deze informatie opvragen en opnemen in een rapport. In de praktijk delen werknemers vaak vrijwillig informatie over hun ziekte, maar het is belangrijk om hun privacy te respecteren en geen onnodige druk uit te oefenen.

Als de langdurige ziekte het gevolg is van een zwangerschap of bevalling, dan kan je werkneemster een uitkering krijgen op grond van de Ziektewetuitkering. Als werkgever moet je de uitkering namens haar aanvragen. De uitkering bedraagt 100% van het normale loon en wordt betaald gedurende een periode van maximaal twee jaar.

Er zijn twee gevallen waarin je een langdurig zieke werknemer kan ontslaan. 

1) Langdurige ziekte die langer dan twee jaar duurt: in dit geval moet je als werkgever wel kunnen aantonen dat de werknemer binnen het komende half jaar niet zal herstellen. Op basis van het re-integratieverslag zal het UWV oordelen of je als werkgever voldoende inspanningen hebt geleverd om je werknemer te helpen.

2) Frequent ziekteverzuim: wanneer de werknemer een cruciale rol speelt binnen je bedrijf en hij of zij door frequent verzuim de goede werking van je bedrijf in gevaar brengt, dan heb je als werkgever een goede reden om de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Hiervoor is wel een advies vereist van een bedrijfsarts of het UWV.