Is je werknemer langdurig ziek? Dit is wat je moet doen als werkgever

Het gebeurt soms dat je werknemers ziek worden, maar in het ergste geval kan die afwezigheid maanden of zelfs jaren duren. Wat doe je in dat geval? Moet je het salaris van je werknemer handhaven tijdens deze periode? Kun je de werknemer die langdurig ziek is zomaar vervangen door iemand anders? Kun je je werknemer ontslaan vanwege zijn of haar gezondheidstoestand? In dit artikel kom je alles te weten over langdurige ziekte op het werk en hoe je er perfect mee omgaat.

Er is sprake van langdurige ziekte (of langdurig ziekteverzuim) wanneer de werknemer om aantoonbare medische redenen zijn arbeidsovereenkomst gedurende meer dan 6 weken niet kan uitvoeren.

Langdurige ziekte is bijzonder vervelend voor zowel de werkgever als de werknemer: voor de werkgever betekent het vaak veel extra administratie en kosten. Deze situatie brengt ook een heleboel praktische vragen met zich mee:

• Moet je het salaris van je werkgever blijven betalen?

• Kun je een vergoeding krijgen voor de gemaakte onkosten?

• Hoe kun je de afwezige werknemer het beste opvangen?

• Hoelang kan deze situatie duren? Kunnen langdurig zieke werknemers voor altijd in je bedrijf blijven?

Werknemers hebben dan weer vragen en zorgen over hun salaris en werkzekerheid.

• Krijg je van je werkgever een vergoeding voor je ziekteverzuim?

• Geniet je als langdurige zieke van loopbaanzekerheid?

• Wat zijn je plichten en wat zijn je rechten?

• Hoe moet je een langdurige ziekte melden aan je werkgever?

Dit zijn heel normale vragen als je met zo’n moeilijke situatie geconfronteerd wordt. Wij beantwoorden ze allemaal doorheen dit artikel.

Het is een feit: werknemers worden af en toe ziek en daar kun je niet omheen. In de meeste gevallen zijn je werknemers echter snel weer op de been en klaar om aan het werk te gaan. De schade voor je bedrijf blijft met zo’n kortdurend ziekteverlof beperkt. Het is nooit prettig, maar het hoort bij de gebruikelijke bedrijfsrisico’s.

Het grootste onderscheid tussen een kortdurig ziekteverzuim en een langdurig ziekteverzuim ligt hoofdzakelijk in de afwezigheidsduur. Als de werkgever minder dan 4 weken afwezig is, spreekt men van een kortdurend ziekteverzuim. Er is vaak ook een verschil in oorzaak en gevolgen. Bij kortdurend verzuim zijn de oorzaken meestal minder ernstig. De gevolgen wegen ook minder zwaar op de bedrijfsvoering.

Als werkgever moet je uitkijken voor frequent kortdurend ziekteverzuim. Dit voorspelt vaak toekomstige problemen die uiteindelijk tot langdurige ziekte kunnen leiden. Samen met je personeelsdienst kun je je beter voorbereiden op zulke situaties dankzij een verzuimplan en de nodige tools voor afwezigheidsbeheer.

Beheer absenties snel en gemakkelijk

Stel werknemers in staat om snel en efficiënt verlof aan te vragen, waarbij hun managers automatisch op de hoogte worden gebracht en markeer hen na goedkeuring afwezig in hun agenda. Geef HR een gedetailleerd verlofoverzicht binnen het bedrijf.

Transformeer je absentiemanagement

Langdurige ziekte kan de dagelijkse gang van zaken in een bedrijf ernstig verstoren. Daarom is een speciale aanpak van zulke situaties nodig. Je kunt niet zomaar doen wat je wilt. Het is belangrijk om volgens de arbeidswet te handelen. Zowel de werkgever als de zieke werknemer hebben verantwoordelijkheden en plichten tegenover elkaar. Hieronder staan de belangrijkste plichten die de werkgever heeft:

De Arbeidsomstandighedenwet bepaalt hoe je als werkgever moet omgaan met de afwezigheid van je werkgever tijdens een langdurige ziekte. Het is belangrijk dat je deze wet goed naleeft als je later potentiële problemen met een rechtbank wilt vermijden.

Zorg ervoor dat je personeelsdienst goed op de hoogte is van de wetgeving. Op deze manier kunnen ze de afwezigheden van je werknemers beter opvolgen.

Als werkgever ben je verplicht om het salaris van je zieke werknemer door te betalen. In Nederland geldt dit voor de eerste 2 jaar. De uitbetaling gebeurt volgens wettelijke bepalingen:

• Het eerste jaar moet de werkgever minstens 70% van het loon doorbetalen. Je mag als werkgever nooit minder betalen dan het minimumloon.

• Ook het tweede jaar moet de werkgever minstens 70% van het loon doorbetalen. Je mag dan wel minder dan het minimumloon betalen.

Voor sommige categorieën van werknemers heb je de mogelijkheid om een uitkering aan te vragen. Dit is het geval wanneer één van je werknemers zwanger of ernstig ziek is.

Als een werknemer langer dan 6 weken ziek is, dan moet er een re-integratietraject gestart worden. De verplichtingen die de werkgever heeft ten aanzien van de re-integratie worden door de wet bepaald. Als een werknemer door ziekte niet meer in staat is om zijn werk te doen, dan kan zijn werkgever hem opdragen om ander werk te doen als onderdeel van een re-integratieproces.

De inspanningen die bij de re-integratie gedaan worden zijn de verantwoordelijkheid van zowel de werkgever als de werknemer. Hun gemeenschappelijke doel is om de verzuimperiode zo kort mogelijk te houden. Ze kunnen zich hierbij laten helpen door een professioneel verzuimbedrijf. De werkgever moet ook al zijn inspanningen bijhouden in een re-integratiedossier. Het aanvullen en opvolgen van dit dossier is een heel belangrijke taak van je HR-afdeling, want je zult het nodig hebben tijdens de eindevaluatie.

De wet verplicht zowel werkgevers als werknemers om de voortgang van de re-integratie om de zes weken te evalueren. Bovendien wordt de voortgang van de re-integratie na het eerste jaar geëvalueerd. Er worden dan mijlpalen voor het komende jaar vastgesteld.

Elk bedrijf is wettelijk verplicht (zie Arbeidsomstandighedenwet – Artikel 18) om regelmatig preventief medisch onderzoek (PMO) aan te bieden. Het geeft je als werkgever de mogelijkheid om gezondheidsrisico’s bij je werknemers beter op te sporen.

Door regelmatig onderzoek te doen met de hulp van een bedrijfsarts of met de hulp van een gespecialiseerd bedrijf, kun je tijdig anticiperen op problemen die in de toekomst veel ernstiger kunnen worden. Als sommige problemen vaak worden vastgesteld, geeft dit je als werkgever ook de gelegenheid om aanpassingen op de werkplek aan te brengen om het welzijn van je werknemers te verbeteren.

De wet bepaalt geen specifiek aantal onderzoeken voor een bepaalde periode, maar het is aan te bevelen om minstens één onderzoek om de drie jaar te organiseren.

Als werkgever is het belangrijk dat je goed op de hoogte bent van de stappen die je moet ondernemen wanneer één van je werknemers langdurig ziek is. Op die manier kun je hem de juiste hulp bieden, maar ook voorkomen dat je per ongeluk de bestaande wetten en voorschriften overtreedt.

Eén van de belangrijkste plichten van een werknemer is dat hij altijd zijn aanwezigheid moet registreren. In geval van ziekte zal hij uiteraard eerst zijn werkgever zo snel mogelijk op de hoogte brengen. De werkgever moet na deze melding de zieke werknemer binnen de week melden bij de arbodienst. Dit is een adviserende partner op het gebied van arbeid en gezondheid. Wanneer dit gebeurd is, kan het eigenlijke re-integratieproces beginnen.

Merk op dat je in geval van langdurige ziekte ook een re-integratiedossier moet starten met je HR-afdeling. In dit dossier zul je elke vooruitgang goed moeten bijhouden. Als de werknemer langer dan 42 weken ziek is, dan zult u hem ook moeten melden bij het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV).

De werkgever moet één of meerdere gesprekken voeren met de bedrijfsarts of met de arbodienst. De arts zal onderzoeken welke activiteiten je werknemer nog kan uitvoeren. Na dit onderzoek zal de arts een diagnose stellen. Deze diagnose beschrijft wat er gedaan moet worden om de werknemer volledig te re-integreren. Alle partijen kunnen dan samen bespreken hoe de werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk kan.

De werkgever en de werknemer ontvangen ten laatste in de zesde week na de aankondiging van de langdurige ziekte de diagnose van de arts. Als één van beide partijen het niet eens is met de diagnose van de bedrijfsarts, kunnen ze zich tot het UWV wenden voor een onafhankelijk deskundigenoordeel.

Ten laatste twee weken na het ontvangen van de diagnose moeten de werkgever en de werknemer samen een re-integratieplan samenstellen. In dit plan wordt bepaald wordt hoe de werknemer zo snel mogelijk weer aan de slag kan. De volgende zaken moeten verplicht vermeld worden:

• Wat de werknemer wil bereiken. Het kan zijn dat je werknemer zijn huidige functie niet meer kan uitvoeren. Je kan voorstellen om tijdelijk een andere functie aan te nemen. Je kan je werknemer ook helpen met het vinden van een nieuwe baan waar hij of zij wel aan de slag kan.

• Hoe de werkgever weer aan de slag kan. In overleg met de werknemer en de UWV kan je bepalen hoe de werkgever weer kan beginnen werken. Je kans als werkgever opleidingen, therapieën of werkplekaanpassingen aanbieden om de re-integratie te faciliteren.

Als er geen overeenstemming bereikt wordt over het re-integratieplan, dan kun je altijd een beroep doen op een deskundige van het UWV. Deze deskundige kan dan een onpartijdig advies geven over het bestaande plan.

Om na een jaar weer aan het werk te gaan, kan de werkgever bepalen dat de werknemer eerst een positief advies moet krijgen na een medisch onderzoek. Als de langdurige ziekte meer dan twee jaar duurt, kan de werknemer aanspraak maken op een uitkering.

Als werkgever zul je in elk geval met je werknemer een gesprek moeten aangaan voor een laatste evaluatie. Als de werkgever langer dan een jaar afwezig is geweest, beoordeelt het UWV aan de hand van het re-integratieverslag of de werkgever en de werknemer voldoende inspanningen hebben geleverd. Als het UWV vaststelt dat de werkgever onvoldoende steun heeft geboden, moet hij het salaris nog maximaal een jaar blijven doorbetalen.

De procedures die gevolgd moeten worden bij langdurige ziekte van een werknemer kunnen soms ingewikkeld zijn. Hier is een overzicht met een reeks vaak gestelde vragen:

De werkgever mag uiteraard de nodige inlichtingen vragen over de ziekte van zijn werknemer. Dit mag echter uitsluitend te maken hebben met de organisatie van zijn werk: hoe lang is de werknemer van plan thuis te blijven. Kan hij het werk nog doen? Kan hij van thuis uit werken? Hoe moeten sommige taken opgevolgd worden?

Als werkgever ben je nooit bevoegd om de oorzaak of de aard van de ziekte in twijfel te trekken. Dat is de taak van de bedrijfsarts of een andere deskundige.

Als werkgever kun je nooit je werknemers dwingen om te komen werken in geval van ziekte. De logica is dat je als werkgever geen dokter bent en dus niet bevoegd bent om te bepalen wie wel of niet ziek is. Je kunt wel een beroep doen op de bestaande wetten en procedures die bepalen welke stappen genomen moeten worden als een werknemer ziek is. Het is belangrijk dat je als werkgever je rechten en plichten kent, net als die van je werkgever.

In de praktijk kun je dit nooit verplicht stellen. Je kunt redelijke voorstellen doen op basis van het advies van je bedrijfsarts en in overleg met je werknemer. Je werknemer kan deze voorstellen nog steeds weigeren. Als er geen overeenstemming wordt gevonden, kan het UWV een deskundig advies geven.

Dit betekent dat je werknemer recht behoudt op zijn loon, maar dat de betaling ervan tijdelijk wordt stopgezet omdat hij zijn verplichtingen niet is nagekomen. Deze verplichtingen zijn meestal controlevoorschriften die betrekking hebben op het verstrekken van informatie. Dit is een drukmiddel dat de werkgever tegen de werknemer kan gebruiken.

Een werkgever kan, in bijzondere omstandigheden, verlof inhouden tijdens de ziekteperiode van zijn langdurig zieke werknemer. In de praktijk betekent dit dat de werknemer zijn vakantie moet opnemen tijdens zijn ziekteperiode. Dit is echter alleen het geval voor bovenwettelijke vakantiedagen.

Als een werknemer het bedrijf verlaat wegens ziekte, moet de werkgever dat aan het UWV melden. Dit gebeurt op de laatste dag van het dienstverband. De werkgever moet ook een aanvraag voor een ziektewetuitkering voor zijn werknemer bij het UWV indienen. De werkgever riskeert een boete als dit niet gebeurt.

Als een werknemer langer dan twee jaar ziek is, kan de werkgever zijn ontslag bij het UWV vragen. De werkgever moet dan wel kunnen aantonen dat zijn werknemer niet binnen het half jaar zal herstellen. Op dat moment heeft de zieke werknemer recht op een transitievergoeding. Het bedrag van deze vergoeding wordt berekend op basis van het laatste maandsalaris en de duur van het dienstverband.

Nee, dit is niet toegestaan. Alleen de bedrijfsarts of de arbodienst kunnen deze informatie opvragen en in een rapport opnemen. In de praktijk vertellen de werknemers meestal uit zichzelf wat er aan de hand is, en daar is absoluut geen probleem mee.

Als een langdurige ziekte het gevolg is van zwangerschap of bevalling, dan kan je werkneemster een uitkering krijgen op grond van de Ziektewetuitkering. Als werkgever moet je de uitkering namens haar aanvragen. De uitkering bedraagt 100% van het normale loon en wordt betaald gedurende een periode van maximaal twee jaar.

Er zijn twee gevallen waarin je een zieke werknemer kunt ontslaan. In beide gevallen moet je echter goed opletten dat je geen fouten maakt in het re-integratiedossier van je werkgever. Die kunnen tot ernstige boetes van het UWV leiden.

• Langdurige ziekte die langer dan twee jaar duurt: in dit geval moet je wel kunnen aantonen dat de werknemer binnen het half jaar niet zal herstellen. Je zult ook een advies krijgen van het UWV. Op basis van je re-integratieverslag zullen zij oordelen of je als werkgever voldoende hebt gedaan om je werknemer te helpen.

• Frequent ziekteverzuim: wanneer de werknemer een cruciale rol speelt binnen je bedrijf en door frequent verzuim de goede werking van je bedrijf in gevaar brengt, dan heb je een goede reden om de arbeidsovereenkomst te ontbinden. Hieraan zijn echter strikte voorwaarden verbonden. Je zult niet voorbij kunnen gaan aan het deskundig advies van een bedrijfsarts of van het UWV.