De loonadministratie is opgebouwd uit een aantal elementen: het nettosalaris dat jij je medewerkers uitbetaalt en de loonheffingen die je inhoudt op het brutosalaris. Die loonheffingen bestaan enerzijds uit de loonbelasting en anderzijds uit de verplichte premie voor de volksverzekeringen.

Je bent als werkgever verplicht een loonadministratie voeren als jouw bedrijf inhoudingsplichtig is. Een bedrijf is inhoudingsplichtig in de volgende gevallen:

• Je medewerkers werken op Nederlands grondgebied of op Nederlandse wateren, voor zover dit binnen de Europese grenzen valt.

• Je laat jouw medewerkers indirect in Nederland werken, omdat je ze bijvoorbeeld detacheert, uitzendt of uitleent. 

• Je hebt een vaste bedrijfsruimte in Nederland, die als zelfstandige onderneming kan functioneren.

• Je kiest er zelf voor inhoudingsplichtige te zijn, omdat je medewerkers in dienst hebt die in Nederland loonbelasting moeten betalen. 

Je kunt de loonadministratie zelf doen of uitbesteden aan een externe partij. De keuze is vooral afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de eventuele complexiteit van je (internationale) personeelsbestand. Vergelijkbare bedrijven kunnen echter nog steeds een verschillende keuze maken.

Hoe meer personeel je in dienst hebt, hoe hoger de kosten zullen zijn om je loonadministratie uit te besteden. Op een gegeven moment wordt het dus voordeliger om zelf, intern mensen aan te nemen die deze werkzaamheden op zich nemen. Met speciale software voor je salarisadministratie weet je zeker dat je administratie aan alle actuele regelgeving voldoet.

Als je een klein bedrijf leidt, rust er vaak een veelheid aan taken op je schouders. Wil jij je meer kunnen focussen op waar het echt om draait? Kies er dan voor je loonadministratie uit te besteden aan een externe partner. Omdat het aantal medewerkers beperkt is, vallen de kosten voor uitbesteding meestal mee.

Ook grotere bedrijven die om diverse redenen onvoldoende tijd of mensen hebben om zich met deze taak bezig te houden, kunnen ervoor kiezen de loonadministratie uit te besteden.

Een administratiekantoor kan de loonadministratie van je overnemen, maar je kunt ook kiezen voor payrolling. Hierbij neemt een payrollbedrijf de verplichtingen van het werkgeverschap op zich. Dit payrollbedrijf neemt dus de salarisadministratie én het juridisch werkgeverschap van je over.

De Belastingdienst heeft in het Handboek Loonheffingen een handig stappenplan opgesteld. Hierin staat precies beschreven hoe je er als werkgever voor zorgt dat de loonadministratie voldoet aan de gestelde wettelijke eisen. Je kunt het pdf van het Handboek Loonheffingen gewoon gratis downloaden. 

Is er binnen jouw bedrijf voldoende tijd, ruimte en expertise om de loonadministratie zelf op te pakken? Wie gaat dit doen? Als die tijd en ruimte er niet is, wil je hiervoor intern iemand extra aannemen? Of besteed je deze werkzaamheden liever uit aan een externe partij? En zo ja, aan welke partij?

Als klein bedrijf met weinig medewerkers kun je soms volstaan met een gratis Excel-template voor je salarisadministratie. Via Google vind je eenvoudig de links. Deze optie vergt echter behoorlijk wat tijd en het risico op fouten is zeer aanwezig. 

Over het algemeen kun je je loonadministratie efficiënter verwerken als je gebruik maakt van de speciale software die hiervoor is ontwikkeld. In zo’n tool voor de salarisadministratie komen belangrijke processen samen: de software koppelt de gegevens automatisch en neemt een bedrijf veel werk uit handen. Zo werk je sneller en het levert je als bedrijf ook veel bijkomende inzichten op.

Er is het afgelopen jaar het een en ander veranderd in de wet- en regelgeving rondom beloning van werknemers.

• Stijging minimumloon De minimumlonen voor jongeren, BBL-leerlingen en volwassen zijn in 2022 gestegen. Ook in de cao’s zijn de salarissen verhoogd. In januari 2023 neemt het minimumloon eveneens fors toe, met maar liefst 10,15%.

• Thuiswerkvergoeding Als je medewerker (een deel van de dag) thuiswerkt, mag je hier € 2 per dag voor uitkeren. Over dit bedrag betaal je geen belasting. Op thuiswerkdagen hoef je geen reiskostenvergoeding te betalen.

• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof Medewerkers hebben recht op negen weken betaald ouderschapsverlof. Je kunt voor hen een UWV-uitkering aanvragen, die 70% van het dagloon bedraagt. 

• Subsidie voor scholing Vanaf maart 2022 kunnen werkenden en werkzoekenden een subsidie voor scholing en ontwikkeling aanvragen. Het gaat om een bedrag van maximaal € 1.000 per jaar. Deze subsidie, het zogenaamde STAP-budget (STimulering Arbeidsmarkt Positie), is bedoeld voor opleidingen, trainingen en cursussen. 

• Aof-premie aangepast Kleine ondernemers betalen voortaan minder premie en (middel)grote ondernemers iets meer.

1. Maak een doordachte afweging: doe je de loonadministratie zelf of ga je deze taak uitbesteden aan een externe partner?

2. Kies een softwarepakket voor je loonadministratie. Zo wordt het proces vele malen efficiënter.

3. Zorg dat het gekozen softwarepakket up-to-date is en voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

4. Kies voor een gebruiksvriendelijk softwarepakket, dat je in de toekomst eenvoudig verder kan uitbreiden, bijvoorbeeld met modules voor on-/offboarding.

5. Controleer of de leverancier van de software een goed bereikbare helpdesk heeft en je ook in de toekomst kan ondersteunen met updates en dergelijke.

6. Doe je de salarisadministratie zelf? Laat een expert dan voor de zekerheid eens per jaar de gegevens controleren.

De salarisadministratiesoftware van Personio haalt automatisch relevante gegevens op uit tijdregistratie en prestatiebeheer. Op die manier kunnen lonen en prestatiegerelateerde bonussen altijd correct worden uitbetaald. Zijn de salarissen voldaan? Dan kunnen medewerkers hun loonstrook zelf downloaden in het digitale personeelsdossier. Ook je overige personeelsadministratie kan je integreren in het softwarepakket. Zo verbeter je de efficiency en krijg je binnen HR veel meer inzichten.

Ja, als werkgever ben je verplicht je loonadministratie zeven jaar te bewaren. Deze plicht geldt ook als je tussentijds met je bedrijf stopt of als je geen personeel meer in dienst hebt.

Zodra jij je werknemer zijn of haar eerste loon uitbetaalt en je daarover belasting afdraagt, dien je die medewerker een loonstrook te geven.

• Het berekenen en tijdig betalen van het nettosalaris van jouw medewerker.

• Het berekenen en tijdig betalen van de loonheffingen aan de Belastingdienst.

• Het verstrekken van loonstrookjes aan je medewerkers.