De loonadministratie is opgebouwd uit een aantal elementen: het nettosalaris dat jij je medewerkers uitbetaalt en de loonheffingen die je inhoudt op het brutosalaris. Die loonheffingen bestaan enerzijds uit de loonbelasting en anderzijds uit de verplichte premie voor de volksverzekeringen.

Salarisadministratie: Efficiëntie en eenvoud in loonverwerking

Met onze salarissoftware automatiseer je eenvoudig je loonverwerking en houd je meer tijd over voor wat echt belangrijk is. Maak een efficiënte salarisadministratie mogelijk.

Download nu

Je bent als werkgever verplicht een loonadministratie voeren als jouw bedrijf inhoudingsplichtig is. Een bedrijf is inhoudingsplichtig in de volgende gevallen:

• Je medewerkers werken op Nederlands grondgebied of op Nederlandse wateren, voor zover dit binnen de Europese grenzen valt.

• Je laat jouw medewerkers indirect in Nederland werken, omdat je ze bijvoorbeeld detacheert, uitzendt of uitleent. 

• Je hebt een vaste bedrijfsruimte in Nederland, die als zelfstandige onderneming kan functioneren.

• Je kiest er zelf voor inhoudingsplichtige te zijn, omdat je medewerkers in dienst hebt die in Nederland loonbelasting moeten betalen. 

Salarissoftware helpt je om terugkerende werkzaamheden binnen de loonadministratie te automatiseren. Daardoor werk je sneller, verklein je de kans op fouten en houd je meer tijd over voor andere HR-taken.

Waar je loonadministratie vroeger vaak in spreadsheets werd bijgehouden, nemen moderne softwarepakketten veel handmatig werk uit handen. Denk aan het verwerken van salarisgegevens, het voorbereiden van loonstroken en het verzamelen van de gegevens die nodig zijn voor de loonverwerking.

Veel organisaties gebruiken hiervoor salarissoftware zoals AFAS, Loket, Nmbrs of Exact. Werk je daarnaast met een HR-platform, dan kunnen personeelsgegevens automatisch worden doorgegeven aan je salarispakket. Zo hoef je wijzigingen maar één keer door te voeren.

Wil je meer weten over de volledige salarisverwerking? Lees dan verder op onze pagina over de salarisadministratie als vakgebied.

De regels rondom salarissen veranderen regelmatig. Denk aan wijzigingen in cao's, het wettelijk minimumloon en premies. Daarom is het belangrijk dat je loonadministratie altijd met actuele gegevens werkt.

In Nederland worden het wettelijk minimumloon en de minimumjeugdlonen periodiek aangepast. Ook cao's kunnen gedurende het jaar wijzigen. Dat betekent dat werkgevers salarisgegevens regelmatig moeten controleren en bijwerken.

Moderne salarissoftware helpt om dit proces eenvoudiger te maken. Afhankelijk van het pakket kunnen wijzigingen in cao's, minimumlonen en andere salarisgegevens automatisch worden verwerkt of ondersteund. Daardoor hoef je minder handmatig aan te passen en verklein je de kans op fouten.

Werk je daarnaast met HR-software, dan kunnen wijzigingen in bijvoorbeeld contracten, functies of arbeidsvoorwaarden automatisch worden doorgegeven aan je salarispakket. Zo sluiten HR en loonadministratie beter op elkaar aan en werk je altijd met actuele gegevens.

Door HR-software te koppelen aan je loonadministratie hoef je medewerkersgegevens maar één keer vast te leggen. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.

Wanneer HR- en salarissoftware met elkaar samenwerken, worden wijzigingen in bijvoorbeeld contractgegevens, verlof en persoonlijke gegevens automatisch doorgegeven. Personio koppelt hiervoor onder meer met AFAS, Loket, Nmbrs en ADP iHCM. Zo werk je met actuele gegevens zonder dubbel invoerwerk.

Benieuwd hoe dat in de praktijk werkt? Lees meer over salarisverwerking met Personio.

Je kunt de loonadministratie zelf doen of uitbesteden aan een externe partij. De keuze is vooral afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de eventuele complexiteit van je (internationale) personeelsbestand. Vergelijkbare bedrijven kunnen echter nog steeds een verschillende keuze maken.

Hoe meer personeel je in dienst hebt, hoe hoger de kosten zullen zijn om je loonadministratie uit te besteden. Op een gegeven moment wordt het dus voordeliger om zelf, intern mensen aan te nemen die deze werkzaamheden op zich nemen. Met speciale software voor je salarisadministratie weet je zeker dat je administratie aan alle actuele regelgeving voldoet.

Als je een klein bedrijf leidt, rust er vaak een veelheid aan taken op je schouders. Wil jij je meer kunnen focussen op waar het echt om draait? Kies er dan voor je loonadministratie uit te besteden aan een externe partner. Omdat het aantal medewerkers beperkt is, vallen de kosten voor uitbesteding meestal mee.

Ook grotere bedrijven die om diverse redenen onvoldoende tijd of mensen hebben om zich met deze taak bezig te houden, kunnen ervoor kiezen de loonadministratie uit te besteden.

Een administratiekantoor kan de loonadministratie van je overnemen, maar je kunt ook kiezen voor payrolling. Hierbij neemt een payrollbedrijf de verplichtingen van het werkgeverschap op zich. Dit payrollbedrijf neemt dus de salarisadministratie én het juridisch werkgeverschap van je over.

De Belastingdienst heeft in het Handboek Loonheffingen een handig stappenplan opgesteld. Hierin staat precies beschreven hoe je er als werkgever voor zorgt dat de loonadministratie voldoet aan de gestelde wettelijke eisen. Je kunt het pdf van het Handboek Loonheffingen gewoon gratis downloaden. 

Is er binnen jouw bedrijf voldoende tijd, ruimte en expertise om de loonadministratie zelf op te pakken? Wie gaat dit doen? Als die tijd en ruimte er niet is, wil je hiervoor intern iemand extra aannemen? Of besteed je deze werkzaamheden liever uit aan een externe partij? En zo ja, aan welke partij?

Als klein bedrijf met weinig medewerkers kun je soms volstaan met een gratis Excel-template voor je salarisadministratie. Via Google vind je eenvoudig de links. Deze optie vergt echter behoorlijk wat tijd en het risico op fouten is zeer aanwezig. 

Over het algemeen kun je je loonadministratie efficiënter verwerken als je gebruik maakt van de speciale software die hiervoor is ontwikkeld. In zo’n tool voor de salarisadministratie komen belangrijke processen samen: de software koppelt de gegevens automatisch en neemt een bedrijf veel werk uit handen. Zo werk je sneller en het levert je als bedrijf ook veel bijkomende inzichten op.#

Salarisbandbreedten Best practices en sjabloon

Met goede salarisbandbreedten kun je een stevige basis creëren om medewerkers te betalen, ze te helpen met hun carrière en alleen het beste talent aan te trekken.

Download nu

1. Maak een doordachte afweging: doe je de loonadministratie zelf of ga je deze taak uitbesteden aan een externe partner?

2. Kies een softwarepakket voor je loonadministratie. Zo wordt het proces vele malen efficiënter.

3. Zorg dat het gekozen softwarepakket up-to-date is en voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

4. Kies voor een gebruiksvriendelijk softwarepakket, dat je in de toekomst eenvoudig verder kan uitbreiden, bijvoorbeeld met modules voor on-/offboarding.

5. Controleer of de leverancier van de software een goed bereikbare helpdesk heeft en je ook in de toekomst kan ondersteunen met updates en dergelijke.

6. Doe je de salarisadministratie zelf? Laat een expert dan voor de zekerheid eens per jaar de gegevens controleren.

De salarisadministratiesoftware van Personio haalt automatisch relevante gegevens op uit tijdregistratie en prestatiebeheer. Op die manier kunnen lonen en prestatiegerelateerde bonussen altijd correct worden uitbetaald. Zijn de salarissen voldaan? Dan kunnen medewerkers hun loonstrook zelf downloaden in het digitale personeelsdossier. Ook je overige personeelsadministratie kan je integreren in het softwarepakket. Zo verbeter je de efficiency en krijg je binnen HR veel meer inzichten.

Ja, als werkgever ben je verplicht je loonadministratie zeven jaar te bewaren. Deze plicht geldt ook als je tussentijds met je bedrijf stopt of als je geen personeel meer in dienst hebt.

Zodra jij je werknemer zijn of haar eerste loon uitbetaalt en je daarover belasting afdraagt, dien je die medewerker een loonstrook te geven.

Loonadministratie is het vastleggen en verwerken van alle gegevens die nodig zijn om medewerkers correct en op tijd uit te betalen. Denk aan brutolonen, loonheffingen, premies en de uitbetaling aan medewerkers en de Belastingdienst.

• Het vastleggen van salarisgegevens van medewerkers.

• Het berekenen en administreren van loonheffingen en premies.

• Het verwerken van wijzigingen, zoals contracten, verlof en salarisaanpassingen.

• Het aanleveren van de gegevens die nodig zijn voor een correcte salarisverwerking.

De termen worden vaak door elkaar gebruikt. Loonadministratie legt de nadruk op de verwerking van salarissen en bijbehorende gegevens, terwijl salarisadministratie meestal wordt gebruikt voor het bredere proces en vakgebied.

Veel organisaties gebruiken salarissoftware zoals AFAS, Loket, Nmbrs of Exact. HR-software zoals Personio kan de benodigde gegevens automatisch aanleveren via een voorlopige loonlijst.

Moderne salarissoftware kan wijzigingen in cao's en het wettelijk minimumloon ondersteunen, zodat je minder handmatig hoeft aan te passen en met actuele salarisgegevens werkt.

Ja. Personio koppelt onder meer met AFAS, Loket, Nmbrs en ADP iHCM, zodat medewerkersgegevens eenvoudig worden uitgewisseld en je dubbel invoerwerk voorkomt.