Employer of record (EOR): wat is het en wanneer kies je ervoor?

Een employer of record (EOR) is een organisatie die juridisch verantwoordelijk is voor het dienstverband van een medewerker namens een andere organisatie. De medewerker werkt voor jouw organisatie, terwijl de EOR de administratieve en juridische verantwoordelijkheden rondom het dienstverband op zich neemt.

Dit kan onder meer betekenen dat de EOR verantwoordelijk is voor:

• salarisadministratie en loonheffingen;

• belastingen;

• werknemersverzekeringen;

• arbeidsvoorwaarden;

• naleving van wet- en regelgeving.

Een EOR maakt het daardoor eenvoudiger om medewerkers internationaal in dienst te nemen. De EOR fungeert als juridische werkgever in het land waar de medewerker werkt, zodat jouw organisatie niet zelf een lokale entiteit hoeft op te richten.

Een EOR kan organisaties helpen om medewerkers in andere landen in dienst te nemen. Bij een EOR-constructie zijn drie partijen betrokken: de organisatie, de medewerker en de EOR.

De organisatie en de medewerker houden een directe werkrelatie. De organisatie bepaalt bijvoorbeeld de werkzaamheden, stuurt de medewerker aan en is verantwoordelijk voor de dagelijkse samenwerking.

De EOR is de juridische werkgever van de medewerker. De EOR regelt de administratieve en juridische aspecten van het dienstverband, zoals salaris, belastingen, arbeidsvoorwaarden en naleving van lokale wet- en regelgeving. Afhankelijk van het land en de dienstverlening kan de EOR ook ondersteunen bij bijvoorbeeld visa en lokale belastingkwesties.

De medewerker voert de werkzaamheden uit voor de organisatie, zoals afgesproken in de functie en arbeidsovereenkomst.

Neem internationaal personeel aan, zonder grenzen

Neem eenvoudig internationale medewerkers aan, betaal ze uit en beheer alles vanuit één plek, zonder dat je zelf lokale entiteiten hoeft op te richten. De lokale experts van Remote regelen onder meer de salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en compliance.

Meer ontdekken

Een employer of record kan verschillende voordelen bieden. Vooral organisaties die internationaal personeel willen aannemen zonder in ieder land zelf een juridische entiteit op te richten, kunnen hiervan profiteren.

De belangrijkste voordelen zijn:

Je kunt medewerkers aannemen in andere landen, zolang je EOR-aanbieder daar actief is. Zo vergroot je het aantal arbeidsmarkten waarin je talent kunt vinden.

Een EOR kan het proces van internationaal personeel aannemen versnellen. Je hoeft niet eerst zelf een lokale entiteit op te richten en alle bijbehorende administratieve processen in te richten.

Je vermijdt de kosten en administratieve lasten die komen kijken bij het oprichten van een lokale juridische entiteit.

De EOR ondersteunt bij de lokale regels rond bijvoorbeeld arbeidsrecht, salarisadministratie en belastingen. Zo hoef je niet zelf alle internationale regelgeving te navigeren.

Een EOR neemt een belangrijk deel van de administratieve en juridische verantwoordelijkheden rond het dienstverband op zich. Dat kan de risico's van internationaal personeel aannemen verkleinen.

Een EOR biedt daarmee een relatief eenvoudige manier om internationaal personeel aan te nemen zonder direct een lokale aanwezigheid op te bouwen.

Een EOR past niet bij iedere organisatie. Vooral wanneer je langdurig en op grote schaal personeel in één land wilt aannemen, kan een eigen lokale entiteit uiteindelijk interessanter zijn.

De belangrijkste nadelen zijn:

Je hebt minder directe invloed op bepaalde onderdelen van het dienstverband, zoals arbeidsovereenkomsten, HR-beleid en arbeidsvoorwaarden. Deze worden mede bepaald of beheerd door de EOR.

EOR-aanbieders rekenen doorgaans een bedrag per medewerker per maand. Bij een groot aantal medewerkers in één land kunnen de kosten op lange termijn hoger uitvallen dan het opzetten van een eigen lokale entiteit.

Hoewel je zelf verantwoordelijk blijft voor de dagelijkse aansturing, worden contracten, beleid en bepaalde HR-processen door de EOR geregeld. Dit kan de verbinding tussen medewerkers en je organisatie, cultuur en werkgeversmerk beïnvloeden.

Een EOR kan de werkdruk voor je interne HR-team verlagen, maar vraagt ook om duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en processen.

De kwaliteit van de dienstverlening kan per aanbieder verschillen. Kijk daarom niet alleen naar de prijs, maar ook naar landen waarin de aanbieder actief is, ondersteuning, snelheid, dienstverlening en de manier waarop de samenwerking wordt ingericht.

Een EOR kan interessant zijn als je internationaal wilt groeien en medewerkers in andere landen wilt aannemen. Bij het maken van deze keuze kun je onder meer kijken naar de volgende vragen:

• Wil je nieuwe internationale markten verkennen?

• Hoe wil je internationaal talent aantrekken en behouden?

• Neem je naast medewerkers ook zzp'ers of andere opdrachtnemers in dienst?

• Heb je intern voldoende kennis en capaciteit voor internationale arbeidswetgeving en salarisadministratie?

• Hoeveel controle wil je houden over het dienstverband en HR-processen?

• Werk je al met andere internationale dienstverleners die kunnen helpen met compliance?

• In welke landen wil je medewerkers aannemen?

De antwoorden op deze vragen helpen bepalen of een EOR past bij de fase waarin jouw organisatie zich bevindt.

Een employer of record en payrolling lijken op elkaar omdat bij beide constructies een derde partij een rol speelt bij het formele werkgeverschap en de administratie. Toch zijn het verschillende vormen van dienstverlening.

Payrolling wordt in Nederland vooral gebruikt om het formele werkgeverschap en bepaalde administratieve taken rondom medewerkers uit te besteden. De medewerker werkt doorgaans bij een organisatie die zelf de dagelijkse aansturing verzorgt.

Een EOR is specifiek gericht op het internationaal in dienst nemen van medewerkers in landen waar jouw organisatie zelf geen juridische entiteit heeft. De EOR treedt daar op als juridische werkgever en regelt de lokale verplichtingen rondom het dienstverband.

Kort gezegd: payrolling is niet hetzelfde als een EOR. Een EOR is vooral relevant wanneer je medewerkers internationaal wilt aannemen zonder zelf een lokale entiteit op te richten.

Een professional employer organisation (PEO) is een andere vorm van dienstverlening waarbij een externe partij HR-, payroll- en complianceactiviteiten ondersteunt. Bij een PEO is sprake van een zogenoemde co-employment-constructie: de verantwoordelijkheden worden gedeeld tussen de PEO en de organisatie.

Een EOR en PEO kunnen beide helpen bij internationaal personeel aannemen, maar de constructie verschilt.

Bij een PEO worden verantwoordelijkheden tussen de organisatie en de PEO gedeeld. Bij een EOR is de EOR de juridische werkgever en neemt deze een groter deel van de juridische en administratieve verantwoordelijkheid op zich.

Bij een EOR sluit de medewerker de arbeidsovereenkomst met de EOR. Bij een PEO blijft de arbeidsovereenkomst tussen de organisatie en de medewerker bestaan.

Een PEO vereist doorgaans dat de organisatie zelf een lokale aanwezigheid heeft in het land waar medewerkers werken. Bij een EOR kan de organisatie medewerkers aannemen in landen waar de EOR al een lokale aanwezigheid heeft.

Bij een EOR vallen medewerkers onder de verzekeringen die door de EOR worden geregeld. Bij een PEO ligt een groter deel van deze verantwoordelijkheid bij de organisatie.

Een employer of record is een externe dienstverlener die de juridische en administratieve verantwoordelijkheden rondom medewerkers in andere landen op zich neemt. HR-software helpt organisaties juist om hun eigen HR-processen efficiënter te beheren.

HR-software kan onder meer helpen bij personeelsadministratie, recruitment, onboarding, verlof, performance en rapportages. Een EOR is vooral relevant als je medewerkers wilt aannemen in landen waar je organisatie nog geen lokale entiteit heeft.

De twee oplossingen kunnen elkaar dus aanvullen: HR-software ondersteunt je HR-processen, terwijl een EOR het internationale werkgeverschap faciliteert.

De juiste EOR-aanbieder hangt af van onder meer de landen waarin je wilt aannemen, je budget, de gewenste snelheid van onboarding en aanvullende functionaliteiten.

Prijzen zijn afhankelijk van aanbieder en dienstverlening en kunnen wijzigen.

Een employer of record kan internationale uitbreiding eenvoudiger maken, maar je hebt nog steeds HR-software nodig voor andere HR-processen, vooral wanneer je ook medewerkers in je eigen land in dienst hebt.

Personio is een HR-platform voor groeiende organisaties. Met Personio EOR, powered by Remote, kun je de HR-, recruitment- en payrollfunctionaliteiten van Personio combineren met een oplossing voor het internationaal aannemen van medewerkers.

Zo kun je internationale medewerkers aannemen zonder zelf in ieder land een lokale entiteit op te richten. Boek een demo en ontdek Personio EOR.

Nee. Een employer of record vervangt doorgaans niet de behoefte aan HR-software. Sommige EOR-aanbieders bieden een geïntegreerd HRIS, terwijl andere integreren met bestaande HR-software. Personio biedt een geïntegreerde EOR-oplossing, powered by Remote.

Een EOR kan interessant zijn wanneer je medewerkers in andere landen wilt aannemen zonder zelf een lokale juridische entiteit op te richten. Een EOR kan helpen om internationaal sneller uit te breiden en tegelijkertijd te voldoen aan lokale HR-, payroll- en arbeidsrechtelijke verplichtingen.

De kosten van een EOR verschillen per aanbieder, land en dienstverlening. Veel aanbieders rekenen een vast bedrag per medewerker per maand. Daarnaast kunnen extra kosten gelden voor bijvoorbeeld aanvullende diensten.

Welke EOR het beste past, hangt af van de behoeften van je organisatie, zoals de landen waarin je wilt aannemen, budget, snelheid van onboarding en beschikbare functionaliteiten. Vergelijk daarom verschillende aanbieders op dekking, dienstverlening, kosten en integratiemogelijkheden.

Personio is niet zelf de juridische werkgever binnen de EOR-constructie. De EOR-dienst van Personio wordt mogelijk gemaakt door Remote. Organisaties die Personio EOR gebruiken, combineren de HR-functionaliteiten van Personio met de internationale EOR-dienstverlening van Remote.