Contractbeheer-software: arbeidsovereenkomsten opstellen, ondertekenen en beheren

Contractbeheer-software is software waarmee je arbeidsovereenkomsten en andere HR-documenten kunt opstellen, digitaal laten ondertekenen, beheren en centraal bewaren. Zo houd je overzicht over documenten en voorkom je dat contracten op verschillende plekken worden opgeslagen.

Bij contractbeheer gaat het dus om meer dan alleen een handtekening zetten. Je kunt bijvoorbeeld werken met sjablonen, documenten laten ondertekenen en de ondertekende versie vervolgens bewaren in het personeelsdossier.

Contractbeheer-software is daarmee iets anders dan alleen software voor een elektronische handtekening. Een elektronische handtekening is een manier om een document digitaal te ondertekenen. Contractbeheer gaat over het proces eromheen: van het opstellen van een overeenkomst tot het bewaren en beheren ervan.

Met contractbeheer-software kun je arbeidsovereenkomsten opstellen vanuit vooraf gemaakte sjablonen. Je gebruikt bijvoorbeeld een sjabloon voor een contract voor bepaalde tijd of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en past de gegevens van de medewerker aan.

Dat scheelt vooral wanneer je regelmatig nieuwe medewerkers aanneemt of contracten moet aanpassen. In plaats van iedere overeenkomst opnieuw op te stellen, werk je vanuit een vaste basis. Ook standaardclausules en andere terugkerende onderdelen kunnen in een sjabloon worden opgenomen.

Welke bepalingen in een arbeidsovereenkomst moeten of mogen staan, hangt af van de situatie en de geldende wet- en regelgeving. Software helpt bij het opstellen en beheren van documenten, maar geeft daarmee niet automatisch juridisch advies. Controleer daarom altijd of de inhoud van een contract past bij de medewerker, functie en situatie.

Een digitale handtekening kan rechtsgeldig zijn. Welke vorm van elektronische handtekening geschikt is, hangt af van het document en de situatie. De Europese eIDAS-verordening maakt onderscheid tussen verschillende soorten elektronische handtekeningen. Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft onder bepaalde voorwaarden dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.

Voor HR maakt digitaal ondertekenen het proces rond arbeidsovereenkomsten een stuk makkelijker. Je hoeft een contract niet eerst te printen, fysiek te laten ondertekenen en daarna weer te scannen. De medewerker ontvangt het document digitaal en kan het online ondertekenen.

Bij een elektronische handtekening kunnen ook gegevens over de ondertekening worden vastgelegd, zoals datum, tijd en IP-adres. Dat maakt het makkelijker om achteraf na te gaan wanneer en door wie een document is ondertekend.

Bewaar arbeidscontracten centraal, beperk de toegang tot bevoegde personen en zorg dat je weet welke documenten je bewaart en hoelang. Zo houd je meer grip op personeelsdocumenten en verklein je de kans dat gevoelige informatie op verkeerde plekken terechtkomt.

Contractbeheer-software kan helpen om arbeidsovereenkomsten en andere HR-documenten op één centrale plek te bewaren. Dat maakt het makkelijker om een actuele versie terug te vinden en voorkomt dat medewerkers met verschillende versies van hetzelfde document werken.

Ook toegangsrechten zijn belangrijk. Niet iedereen binnen een organisatie hoeft toegang te hebben tot alle personeelsdocumenten. Geef daarom alleen medewerkers toegang tot de informatie die zij voor hun werk nodig hebben.

Daarnaast moet je rekening houden met de AVG en bewaartermijnen. Persoonsgegevens mag je niet onbeperkt bewaren. Welke termijn geldt, verschilt per document en situatie. 

Met Personio kun je documenten maken, digitaal laten ondertekenen en vervolgens centraal bewaren. Je werkt daarbij met sjablonen en kunt ondertekende documenten direct opslaan in het personeelsdossier.

Dat is handig als je regelmatig HR-documenten opstelt en verstuurt. Bijvoorbeeld bij een nieuwe arbeidsovereenkomst, een contractverlenging, een wijziging in arbeidsvoorwaarden of tijdens de onboarding van een nieuwe medewerker.

Je hebt zo minder losse stappen en programma’s nodig. Een contract opstellen, laten ondertekenen en bewaren kan vanuit dezelfde HR-omgeving.

Wil je zien hoe deze functies samenkomen met andere HR-processen? Bekijk dan het platform.

Contractbeheer-software helpt je bij het opstellen, digitaal ondertekenen, beheren en bewaren van arbeidsovereenkomsten en andere HR-documenten. Zo houd je contracten centraal bij en heb je sneller de juiste versie bij de hand.

Ja, een digitale handtekening kan rechtsgeldig zijn. De eIDAS-verordening onderscheidt verschillende soorten elektronische handtekeningen. Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. Welke vorm nodig is, hangt af van het document en de situatie.

Ja. Met Personio kun je HR-documenten vanuit sjablonen maken, digitaal laten ondertekenen en centraal beheren. Personio biedt daarvoor documentbeheer en rechtsgeldige elektronische handtekeningen.