AVG-conforme HR-software: waar je op let bij privacy en gegevensbescherming

AVG-conforme HR-software helpt je om persoonsgegevens veilig en zorgvuldig te verwerken. Denk aan toegangsrechten, beveiliging, bewaartermijnen, gegevensverwijdering en inzicht in wie welke gegevens kan bekijken.

De AVG geldt voor organisaties die persoonsgegevens verwerken. Daarbij gelden onder andere regels voor dataminimalisatie, opslagbeperking en de beveiliging van persoonsgegevens.

Software kan je helpen om deze regels in de praktijk toe te passen. Denk bijvoorbeeld aan het beperken van toegang tot personeelsdossiers of het verwijderen van gegevens wanneer je ze niet meer nodig hebt.

Belangrijk is wel dat software alleen het hulpmiddel is. Je organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt.

De AVG is belangrijk voor HR omdat HR-afdelingen veel persoonsgegevens verwerken. Het gaat bijvoorbeeld om contracten, salarisgegevens, verzuim, beoordelingen en andere informatie die je goed moet beschermen.

Veel van deze informatie is vertrouwelijk. Niet iedereen binnen een organisatie hoeft bijvoorbeeld het salaris of de beoordelingsinformatie van een medewerker te kunnen bekijken.

De AVG vraagt onder andere om een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Je mag niet meer gegevens verwerken dan nodig is en persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Ook moet je persoonsgegevens goed beveiligen.

Daarom speelt de keuze voor HR-software een belangrijke rol. Een goed systeem helpt je om gegevens overzichtelijk te beheren en toegang goed te regelen.

AVG-conforme HR-software helpt je onder andere met toegangsbeheer, veilige opslag, bewaartermijnen en het verwijderen van persoonsgegevens. Kijk daarnaast goed naar de afspraken met de softwareleverancier en naar waar je data wordt opgeslagen.

Gebruik deze checklist wanneer je HR-software vergelijkt:

Kijk bij je keuze dus verder dan alleen de functies van een HR-systeem. Het is minstens zo belangrijk dat je controle houdt over je personeelsgegevens.

De AVG werkt daarbij met verschillende basisprincipes. Zo moet je niet meer persoonsgegevens verwerken dan noodzakelijk, gegevens juist houden en ze niet langer bewaren dan nodig is. Ook moeten persoonsgegevens goed worden beveiligd.

EU-datahosting is belangrijk omdat de plek waar persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt invloed kan hebben op de manier waarop je data wordt beschermd. Kijk daarom waar je HR-data staat en of gegevens buiten de EU worden verwerkt.

Dat betekent niet dat gegevens buiten de EU automatisch niet mogen worden verwerkt. Voor internationale doorgifte gelden specifieke regels en voorwaarden.

De uitspraak van het Europese Hof van Justitie in Schrems II heeft daarbij extra aandacht gevestigd op de bescherming van persoonsgegevens wanneer deze naar landen buiten de EU worden doorgegeven.

Voor HR-software is het daarom verstandig om niet alleen te vragen waar je gegevens worden opgeslagen. Kijk ook welke andere partijen bij de verwerking betrokken zijn en of gegevens buiten de EU kunnen worden verwerkt.

Personio geeft aan dat klantdata binnen de EU wordt opgeslagen. Voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gelden volgens Personio de toepasselijke AVG-regels en waarborgen.

AI in HR kan prima worden gebruikt met aandacht voor de AVG. Kijk wel goed welke persoonsgegevens een AI-functie verwerkt, wie toegang heeft tot die gegevens en of klantdata wordt gebruikt om AI-modellen te trainen.

AI wordt steeds vaker gebruikt binnen HR, bijvoorbeeld om processen te automatiseren of informatie sneller te analyseren. Zodra daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, blijft de AVG van toepassing.

Ook de Europese AI-verordening speelt een rol bij bepaalde toepassingen van AI in HR. Het is daarom verstandig om bij een AI-functie niet alleen naar wat de technologie kan te kijken, maar ook naar de manier waarop gegevens worden gebruikt.

Meer weten over dit onderwerp? Lees ook over AI in HR.

Personio stelt dat klantdata niet wordt gebruikt om AI-modellen te trainen of te verbeteren.

Personio richt zich op HR voor Europese organisaties en stelt dat zijn platform voldoet aan de essentiële vereisten van de EU-GDPR. Personio noemt daarnaast verschillende beveiligingsmaatregelen, waaronder ISO 27001-certificering.

Voor HR-teams zijn vooral toegangsrechten belangrijk. Je wilt immers niet dat iedere gebruiker zomaar alle personeelsgegevens kan bekijken. Personio ondersteunt daarom rollen en toegangsrechten waarmee je kunt bepalen wie toegang heeft tot bepaalde informatie.

Ook houdt Personio rekening met het gebruik van AI. Volgens Personio wordt klantdata niet gebruikt om AI-modellen te trainen of te verbeteren.

Dat betekent niet dat Personio je organisatie automatisch AVG-conform maakt. Jij bepaalt nog steeds welke gegevens je verzamelt, waarom je ze verwerkt, wie toegang krijgt en hoe lang je ze bewaart.

Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt? Bekijk het Personio-platform.

Privacy is trouwens niet hetzelfde als arbeidsrecht. Wil je ook weten hoe HR-software aansluit op Nederlandse arbeidsrechtelijke regels? Bekijk dan HR-software & Nederlands arbeidsrecht.

AVG-conforme HR-software helpt je om persoonsgegevens veilig en zorgvuldig te verwerken. Denk aan toegangsrechten, beveiliging, bewaartermijnen, gegevensverwijdering en controle over wie toegang heeft tot gegevens.

Let op functies voor toegangsbeheer, beveiliging, bewaartermijnen en gegevensverwijdering. Kijk daarnaast naar EU-datahosting, de verwerkersovereenkomst, dataportabiliteit en mogelijkheden om wijzigingen en acties te controleren.

EU-datahosting kan helpen om persoonsgegevens binnen het Europese privacykader op te slaan. Controleer daarnaast of de leverancier of andere partijen gegevens buiten de EU verwerken en welke waarborgen daarvoor gelden.

Personio voldoet aan de vereisten van de EU-GDPR en klantdata wordt binnen de EU opgeslagen. Klantdata wordt daarnaast niet gebruikt om AI-modellen te trainen.