Hoe we bij Personio het wervingsproces voor een cruciale rol 40% sneller maakten

How to improve your hiring process

Het wordt voor bedrijven steeds moeilijker om topfuncties snel in te vullen, vooral in de IT-sector. Personio was hier in 2021 geen uitzondering op. Hoewel ons wervingsteam voor technisch talent meer dan tien vacatures had, hadden er zich eind juni 2021 maar vijf engineering managers aangemeld.

Onze senior manager talentwerving, Kálmán Györy, besefte dat het wervingsproces snel moest worden geherstructureerd. In dit artikel vertelt hij waar het team de grootste mogelijkheden zag en hoe ze er met een paar gerichte veranderingen er in slaagden de belangrijkste technische functies 40% sneller in te vullen.

Krijg een goed inzicht – bekijk onze HR-studie over de talent-drain als gevolg van de pandemie.

Waardoor kan het wervingsproces worden vertraagd?

1. Tekortkomingen in de communicatie

Het ging om zeer technische functies die veel input nodig hadden, vertelt Kálmán: ‘We zaten niet helemaal op één lijn over wat we van deze kandidaten verwachten. Dat leidde tijdens het proces tot veel heen-en-weergepraat tussen ons en de wervende managers.’ Dit kwam omdat het Talentwervingsteam er niet altijd zeker van was of de kandidaat aan de eisen voldeed.

2. Niet genoeg tijd

Op dat moment werden zowel het Talentwervingsteam als de wervende managers ook overspoeld door de grote hoeveelheid sollicitatiegesprekken. Daardoor konden ze hun kandidaatsbeoordelingen soms niet binnen de gevraagde 24 uur terugsturen, wat het wervingsproces verder vertraagde

3. Te veel ronden (met te veel tijd ertussen)

Het wervingsproces van Personio bestond destijds voor deze specifieke functie uit 1) een sollicitatiegesprek met HR, 2) een gesprek met de teamleider, 3) een technische casestudy, 4) een management-casestudy en 5) een laatste ronde met gesprekken met collega’s, waardegesprekken en een gesprek met de oprichter. De management-casestudy’s werden als huiswerk meegegeven, waarvoor de kandidaten 7-10 dagen de tijd kregen. Zoals je je kunt voorstellen, zorgde dit voor aanzienlijke vertragingen in een toch al concurrerende talentenmarkt.

4. Zelfopgelegde regels vertragen aanbiedingen

Tot slot was er na elk proces een gespreksgroep voor goedkeuringen (‘zelfs als het een duidelijke “ja” was’, zegt Kálmán). Daardoor liepen de wachttijden soms vrij hoog op, vanwege de afhankelijkheid van de beschikbaarheid van meerdere mensen. Het gevolg was dat het aannemen van personeel en de broodnodige uitbreiding van het team veel trager verliep dan gepland.

Met één klik toegang tot 400 portals

Plaats je vacatures automatisch op meer dan 400 vacaturesites.

Wat kun je intern doen om de werving te versnellen?

1. Zorg dat je recruiters over de juiste informatie beschikken

In dit geval was Personio aan het werven voor een heel specifieke rol, met zeer specifieke vaardigheden, vertelt Kálmán. Dit vereiste regelmatige communicatie tussen de wervende managers en het Talentwervingsteam: 

‘De recruiters moesten een diepgaand inzicht hebben in wat de technische managers moesten meebrengen. Recruiters moesten dus een goede band hebben met het bedrijfsteam en regelmatig communiceren als de eisen veranderden.’ 

Toen de rol van hoofdingenieur werd geïntroduceerd, die zich vooral moest bezighouden met het technisch werk voor het team, veranderden de verwachtingen van het Talentwervingsteam van de kandidaten had. Ze realiseerden zich dat het veel meer om het managen van mensenging dan om technisch leiderschap. 

2. Creëer een gespecialiseerde taskforce

Is een van je rollen heel anders dan een andere? Het wervingsteam voor technisch talent had bijvoorbeeld al snel door dat een onderscheid kon worden gemaakt tussen rollen voor Platform Engineering en Product Engineering. Daarom zou het belangrijk zijn ‘om mensen van beide achtergronden binnen te halen om de specifieke behoeften en uitdagingen van elke focus te begrijpen.’  

Om hier iets aan te doen, richtte het team een taskforce met twee technisch directeuren (recente nieuwkomers die frisse ideeën en ervaringen uit andere bedrijven met zich meebrachten), een senior technisch manager (al sinds 2017 bij Personio werkzaam, met ervaring in vergelijkbare uitdagingen), en een vertegenwoordiger van Talentwerving (om de ervaring van kandidaten in de gaten te houden en ze voor te bereiden op succes).

3. Maak een duidelijk stappenplan

Hoe zorg je ervoor dat je wervingsproces zo snel mogelijk kan worden verbeterd? Wees grondig, zegt Kálmán: ‘We hebben een routekaart gemaakt met alle stappen die nodig zijn om ons proces opnieuw uit te tekenen. Om snel te kunnen werken, hadden we wekelijkse vergaderingen en een duidelijke deadline.’

Vervolgens stelde het team vast wat er gedaan kon worden om de totaalervaring van de kandidaten te verbeteren en er uiteindelijk voor te zorgen dat ze snel goed talent konden aanwerven.

Het wervingsproces voor kandidaten stroomlijnen

1. Wees je altijd bewust van de tijd van een kandidaat

Vergis je niet – als je rekruteert voor een gespecialiseerde functie zoals die van technisch manager, ‘wees je dan bewust van het feit dat de meeste kandidaten met meer dan één sollicitatieprocedure tegelijk bezig zijn,’ zegt Kálmán. Daarom is ‘een flexibel maar goed gestructureerd proces essentieel.’

Om ervoor te zorgen dat de tijd van de kandidaten gerespecteerd werd, deed het team het volgende:

  • Sollicitanten konden flexibel hun virtuele bezoekdag plannen. Deze kon verdeeld worden over twee dagen – casussen op dag één, gesprekken op dag twee- of op één dag gehouden worden.
  • Zorgde ervoor dat kandidaten in elk stadium binnen 1-3 werkdagen feedback zouden krijgen. Hierdoor toonden ook wervende managers een grotere inzet om hun beoordeling op tijd in te vullen.
  • Deelde aan kandidaten mee dat de (nu verkorte) sollicitatieprocedure nog maar drie stappen bevatte – sollicitatiegesprek met personeelszaken, gesprek met teamleiders, en de virtuele bezoekdag.

2. Voer realtime discussies in plaats van huiswerkopdrachten

Er is een verschuiving te zien van het minder vaak het meegeven huiswerkopdrachten naar meer andere, flexibeler manieren waarop kandidaten hun vaardigheden kunnen laten zien‘, aldus Kálmán. Hoe controversieel dit ook moge zijn, hij herinnert eraan dat als je ervaren kandidaten zoekt, ze vaak verplichtingen na het werk hebben – zoals een gezin – en dus gewoon geen hebben voor deze opdrachten.

Om het wervingsproces te versnellen verving het team de huiswerkopdrachten door een mondelinge toetsing tijdens het sollicitatiegesprek. Om dit voor elkaar te krijgen, stelden de technische vertegenwoordigers een document op met daarin:

  • Wat er van de kandidaten werd verwacht
  • Een duidelijk scenario waar ze iets over moesten zeggen
  • Een lijst met onderwerpen en vragen voor tijdens het sollicitatiegesprek

Om ervoor te zorgen dat de kandidaten zich goed konden voorbereiden, kregen ze vijf dagen voor het gesprek een duidelijk overzicht van wat er van ze werd verwacht en informatie over de specifieke casus waaraan ze tijdens het gesprek zouden werken. Daarnaast werd ze duidelijk verteld wat ze wel en niet moesten voorbereiden – het team had namelijk al een keer een presentatie met 40 slides ontvangen. ‘Zo krijgen kandidaten de mogelijkheid zich vertrouwd te maken met de taak en vragen te stellen.’

Daarna gingen ze deze nieuwe aanpak testen: ‘Al na vier weken merkten we dat onze veranderingen een aanzienlijk positief effect hadden op sommige essentiële KPI’s, zoals processnelheid en kandidaatervaring’, zegt Kálmán.

3. Houd in elk gesprek tijd vrij voor vragen

‘Het wervingsproces werkt twee kanten op. Jij beoordeelt de kandidaat, maar de kandidaat beoordeelt ook jou en het bedrijf,’ vertelt Kálmán. ‘Geef de kandidaat na elk gesprek de mogelijkheid om rustig vragen te stellen, zonder te haasten.’ 

4. Plan vóór de laatste ronde een call in

Dit is zo’n belangrijke best practice om ervoor te zorgen dat je kandidaten in dit late stadium goed presteren en enthousiast zijn over je bedrijf. Het team plande standaard een call van 15 minuten in na het sollicitatiegesprek met de teamleider, om in detail uit te leggen wat kandidaten konden verwachten van elke fase van de virtuele bezoekdag. 

Dit werd al gauw een essentieel contactmoment met kandidaten: ‘Vaak zijn de beschikbaarheid en/of de salarisverwachtingen van kandidaten veranderd, of komen er andere vragen naar boven na het gesprek met de teamleider.’ Maar het had ook een minder voor de hand liggend voordeel: ‘Door nog een keer in gesprek te gaan, konden we ook de betrokkenheid van kandidaten bij hun sollicitatie vergroten, en het aantal vragen na het laatste gesprek verminderen, zodat we extra tijd bespaarden.’

5. Zorg ervoor dat kandidaten snel een reactie ontvangen

In een recent geval kreeg Kálmán 35 team-specifieke vragen nadat er een aanbod aan de kandidaat was gedaan. Gelukkig gaf de wervende manager de volgende dag al gedetailleerde antwoorden, waar de kandidaat aangenaam door verrast was. 

‘Vooral in de latere stadia van het wervingsproces is het belangrijk om in dit soort situaties snel te handelen. Je hebt veel tijd en middelen in de kandidaten geïnvesteerd, je wilt ze dus zeker niet verliezen door verkeerde prioriteiten te stellen.’

Omdat het voor wervende managers misschien niet realistisch is om altijd tijd te hebben om 35 vragen te beantwoorden, kan het voor je talententeams de moeite waard zijn om een aantal veelgestelde vragen voor te bereiden, bijvoorbeeld over het thuiswerkbeleid, of de secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo zijn je recruiters altijd goed voorbereid en krijgen je kandidaten steeds snelle, consistente antwoorden.

6. Schrap alle dubbele beoordelingen

In een bericht dat viral ging beschreef software-ingenieur Mike Conley hoe hij zich terugtrok uit een wervingsprocedure toen bleek hij dat hij tien sollicitatieronden zou moeten doorlopen. Volgens de BBC zorgen dit soort lange procedures ervoor dat mensen hun geduld verliezen. Hoewel het selectieproces van je bedrijf misschien niet zo lang duurt, kun je waarschijnlijk wel hier en daar wat snoeien.

‘Ga na van elke gespreksstap na welk doel het dient, en bekijk vervolgens of er onderdelen zijn die meer dan eens aan de orde komen,’ adviseert Kálmán. ‘Als er gesprekken zijn die elkaar sterk overlappen en waarvan de kandidaten dat ook kenbaar hebben gemaakt, dan is die sollicitatieronde wellicht overbodig.’ 

Een andere manier om dit tegen te gaan, is na te gaan welke verschillende soorten gesprekken tot één gesprek gecombineerd kunnen worden. Of, als je capaciteitsproblemen hebt voor gesprekken die met meer dan één persoon gedaan worden, kijk dan of het misschien beter is om maar één persoon het gesprek te tlaen voeren.

Je huidige personeelsbestand is een geweldige informatiebron over je wervingsproces en de kandidaatervaring die het oplevert. Je kunt bijvoorbeeld een anonieme enquête opstellen waarin medewerkers elke stap kunnen rangschikken, kunnen aangeven of ze vinden dat een stap minder waardevol was en of ze nog suggesties voor verbetering hebben.

Versnel je werving door je werkgeversimago in te zetten

1. Denk na over een goed evenwicht tussen werk en privé

Wat zijn Kálmáns voorspellingen voor 2022? ‘Vooral bij de werving van technici zullen we een grote vraag naar specifiek talent zien.’ Hoe kun je dat binnenhalen? ‘Door intern goed afgestemd te zijn, snel, en authentiek te zijn, en door te begrijpen dat kandidaten meerdere opties hebben.’ 

Je bedrijf zal ook een hoge mate van flexibiliteit moeten bieden, zoals thuiswerken. ‘Stem met je bedrijf af hoe flexibel en toekomstbestendig het arbeidsmodel van je organisatie is.’

2. Ontwikkel teamspecifieke merken

Tot slot wil je iets creëren dat het team een ‘kandidaatmerk’ noemt. Kálmán legt uit dat ‘kandidaten, vooral in de technologiesector, niet alleen het bedrijf zelf onder de loep nemen, maar ook het product en de techniek.’ Houd daarom rekening met zaken zoals:

  • Is onze tech stack interessant? 
  • Spreken onze werknemers op grote conferenties?
  • Hebben we een actief technologieblog?
  • Staan we als bedrijf voor interessante technische uitdagingen?

Zorg ervoor dat je je Employer Value Proposition zo formuleert dat kandidaten er zeker van zijn dat ze om de juiste redenen bij je bedrijf komen werken: ‘Het creëren van een product- en techniekmerk helpt niet alleen om sollicitaties te genereren, maar het kan ook een positieve invloed hebben op het enthousiasme van kandidaten.’

Een geweldig werkgeversimago creëren is niet eenvoudig, maar als je uitgaat van de resultaten die dit in 2021 samengestelde team bereikte, is het zeker de investering waard.

Transformeer je zoektocht naar talent

Stroomlijn je werving vandaag nog