Ziekmelding: redenen, procedures en beheer

Een ziekmelding is de formele melding waarbij een medewerker zijn of haar werkgever op de hoogte brengt van een periode van afwezigheid als gevolg van ziekte. De ziekmelding omvat ook het volgen van specifieke procedures door zowel de werkgever als de werknemer.

Enkele veelvoorkomende redenen voor ziekmelding zijn:

• Griep of verkoudheid;

• Een langdurige of chronische ziekte;

• Psychische problemen, zoals een burn-out of depressie;

• Een letsel door een ongeval;

• Medische behandeling of operatie.

Zwangerschap is een specifieke reden voor ziekmelding. Bij zwangerschap horen het zwangerschapsverlof en de specifieke wettelijke beschermingsregels voor de zwangere medewerker.

De procedure van ziekmelding bestaat uit verschillende stappen, variërend van het eerste contact tussen de medewerker en de werkgever tot de formele communicatie met de relevante partijen zoals de bedrijfsarts of arbodienst. 

Met de verlofregistratiesoftware van Personio kunnen bedrijven de afwezigheden door ziekte effectief beheren en de communicatie tussen medewerkers en managers beter stroomlijnen. Personio’s HR-oplossing voor afwezigheidsbeheer biedt bovendien nuttige tools om een helder verzuimprotocol op te stellen en te handhaven, en om effectieve communicatie tussen werknemers en leidinggevenden te bevorderen.

Een correcte ziekmelding kan er als volgt uitzien:

“Beste [naam leidinggevende],

Ik wil je laten weten dat ik me vandaag helaas ziek moet melden wegens [algemene omschrijving, geen medische details]. Ik verwacht op [geschatte datum] weer aan het werk te kunnen. Verandert mijn situatie, dan laat ik je dit zo snel mogelijk weten.

Met vriendelijke groet,

[Naam medewerker]”

• Informeer de werkgever zo snel mogelijk over de ziekte.

• Volg de bedrijfsregels voor ziekmelding zoals vastgelegd in het arbeidscontract, de cao of het bedrijfsreglement.

• Houd de werkgever op de hoogte van de verwachte duur van de ziekte.

• Geef betermeldingen door aan de werkgever en de bedrijfsarts of arbodienst.

De wetgeving en het beleid rondom ziekmeldingen zijn bedoeld om zowel de medewerker als de werkgever te beschermen, en om te zorgen voor een eerlijke en transparante afhandeling van het ziekteverzuim.

• Loondoorbetaling bij ziekte: het loon wordt minimaal 70% en maximaal 100% doorbetaald, afhankelijk van het arbeidscontract of de cao.

• Privacybescherming: geen uitwisseling van medische gegevens tussen de werkgever en de bedrijfsarts.

• Wet verbetering poortwachter: bevorderen van een actieve re-integratie bij langdurige ziekte.

• Twee re-integratiesporen: het bieden van passend werk binnen en buiten de organisatie.

• Mogelijk recht op een Ziektewetuitkering bij contractbeëindiging tijdens ziekte.

Stimuleer datagedreven keuzes

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Ga voor gedetailleerde HR-analyses

1. Stel een verzuimprotocol op met duidelijke regels en procedures.

2. Communiceer het verzuimprotocol naar alle medewerkers.

3. Betrek de arbodienst of bedrijfsarts bij de opzet en naleving van het beleid.

Het is belangrijk voor werkgevers om zorgvuldig om te gaan met ziekmeldingen en de re-integratie van hun medewerkers. Op die manier voorkom je onnodig ziekteverzuim en ondersteun je jouw medewerkers in hun herstel- en re-integratieproces. Wanneer een arbeidsconflict leidt tot ziekteverzuim, is het belangrijk voor zowel de werkgever als de medewerker om de onderliggende problemen aan te pakken en samen tot een oplossing te komen.

Een arbeidsconflict kan leiden tot stress en ziekte bij de medewerker. Dit kan uiteindelijk resulteren in een ziekmelding. Door middel van goede communicatie en conflictbemiddeling kunnen arbeidsconflicten sneller worden opgelost en onnodige ziekmeldingen worden voorkomen.

Bij een ziekmelding is een goede communicatie van groot belang. Het voeren van een duidelijke communicatie voorkomt misverstanden, bevordert de re-integratie en zorgt voor een positieve en vertrouwelijke relatie tussen werkgever en werknemer.

Een medewerker die een ziekmelding wenst te communiceren per mail, moet de leidinggevende duidelijk en tijdig informeren over de ziekte, zonder medische details te delen. De medewerker geeft hierbij een schatting van de verwachte duur van afwezigheid en blijft in contact met de werkgever in geval van veranderingen.

Persoonlijke communicatie, zoals telefonisch contact, speelt een waardevolle rol in het kader van een ziekmelding. Het stelt de werkgever in staat om empathie en begrip te tonen en biedt de gelegenheid om de medewerker te ondersteunen tijdens een moeilijke periode. Persoonlijke communicatie kan zo de relatie tussen werkgever en medewerker versterken en zorgen voor een gevoel van verbondenheid, wat bijdraagt aan het welzijn van de medewerker en een succesvol herstel.

Een ziekmelding door een medewerker die plaatsvindt na ontslag of een officiële waarschuwing brengt extra juridische en procedurele uitdagingen met zich mee voor werkgevers. In dergelijke situaties is het belangrijk voor de werkgever om zich bewust te zijn van de rechten en plichten van zowel de medewerker als de werkgever.

Als een medewerker zich ziekmeldt na een ontslag, moet de werkgever de ziekmelding doorgeven aan het UWV binnen vier dagen na de ontslagdatum. Ondanks het ontslag blijft de werkgever betrokken bij de re-integratie van de zieke medewerker en blijft hij verantwoordelijk voor het naleven van de regels die gelden rondom ziekteverzuim en re-integratie.

Wanneer een medewerker zich ziekmeldt na het ontvangen van een officiële waarschuwing, is het belangrijk voor de werkgever om zorgvuldig om te gaan met deze ziekmelding. Dit houdt onder meer in dat de werkgever rechtvaardig en transparant blijft in de communicatie met de medewerker en de bedrijfsarts of arbodienst.

Bedrijven blinken uit met sterke culturen

Hogere productiviteit, efficiënte werving, meer omzet: de bedrijfscultuur kan je bedrijf naar een hoger niveau tillen (en verder). Download onze gids vandaag nog om meer te lezen.

Download nu onze gids

In uitzonderlijke situaties kan je als werkgever overwegen om een ziekmelding niet te accepteren. Dit vereist een zorgvuldige afweging en nauwkeurige communicatie met de betrokken medewerker en de arbodienst of bedrijfsarts.

• Bij ongegronde ziekmeldingen, zonder duidelijke reden;

• Vermoedelijk misbruik van ziekteverzuim, zoals het verrichten van ander werk tijdens ziekte;

• Het niet naleven van ziekmelding- en re-integratieregels in het arbeidscontract, de cao, of bedrijfsreglement.

Een medewerker moet zich zo snel mogelijk ziekmelden bij zijn of haar werkgever. De ziekmelding gebeurt bij voorkeur voor aanvang van de werkdag of zo vroeg mogelijk op de dag van ziekte.

Voor medewerkers die zich ziek willen melden, is het belangrijk om de bedrijfsregels voor ziekmeldingen te volgen, een schatting van de verwachte duur van de ziekte te geven en de werkgever op de hoogte te houden van veranderingen in de gezondheidstoestand of de verwachte duur van afwezigheid. Ten slotte dient de medewerker betermeldingen door te geven aan de werkgever.

Een medewerker die zich niet correct ziek meldt, kan geconfronteerd worden met verschillende negatieve gevolgen, zoals het verlagen of vervallen van loondoorbetaling tijdens ziekte, een verstoring van het re-integratieproces, en in sommige gevallen zelfs disciplinaire maatregelen, zoals een officiële waarschuwing of ontslag op staande voet. De specifieke gevolgen hangen af van de ernst van de situatie en het beleid van de werkgever.