Een zakenreis maken: alles wat je moet weten

Dienstreise

Om nieuwe klanten te werven, huidige klanten te bezoeken of conferenties bij te wonen is het noodzakelijk dat je werknemers dienstreizen maken. Het organiseren, beheren en financieel afhandelen van zakenreizen vraagt wat van je organisatie op het gebied van tijd, kosten en expertise. In dit artikel vertellen we je wat een zakenreis precies is, je vindt informatie over onbelaste vergoedingen en declaraties, en we geven je tips over hoe je als bedrijf een succesvolle zakenreis organiseert.

Belangrijkste conclusies

  • Een zakenreis is een dienstreis die door een werknemer wordt gemaakt om zakelijke werkzaamheden uit te voeren of bij te wonen.

  • Een werknemer kan voor bepaalde kosten die hij maakt in het kader van een zakenreis een onbelaste vergoeding krijgen.

  • De zakelijke aard van de kosten die worden gemaakt tijdens een zakenreis moeten kunnen worden aangetoond.

Wat is een zakenreis?

Een zakenreis is een dienstreis die door een werknemer wordt gemaakt om zakelijke taken uit te voeren of zakelijke activiteiten bij te wonen. Dit kan zowel een reis binnen Nederland als naar het buitenland zijn. Een zakenreis kan overnachtingen, vervoerskosten en andere uitgaven omvatten.Denk hierbij aan een bezoek aan een klant of een netwerkevenement. Andere goede redenen om een zakenreis te ondernemen zijn:

  • het volgen van cursussen;

  • het bezoeken van vestigingen in Nederland of in het buitenland;

  • het onderhouden van handelsrelaties;

  • spreken op een internationaal congres.

De kosten die worden gemaakt in het kader van een zakenreis kunnen worden opgevoerd bij de Belastingdienst, door middel van de aangifte inkomsten- en omzetbelasting. Zo kunnen de kosten voor voeding, representatie en reis- en verblijfskosten worden afgetrokken bij de inkomstenbelasting. Daarnaast kan elk kwartaal de btw worden teruggevorderd die wordt betaald tijdens een zakenreis. Naast deze zakelijke kosten is het mogelijk om je werknemer bepaalde kosten onbelast te vergoeden.

Welke kosten mag ik voor mijn werknemer onbelast vergoeden?

De kosten die je werknemer maakt in de uitoefening van het werk worden ondervangen met een onkostenvergoeding. In het geval van een zakenreis mag je een deel van de kosten onbelast vergoeden. Hieronder staat een overzicht van de maximale bedragen die onbelast vergoed mogen worden tijdens een zakenreis voor ambtenaren, vastgesteld in het Reisbesluit. Deze kun je ook toepassen in jouw organisatie.

• Het ontbijt: € 9,94.

• De lunch: € 8,93.

• Het diner: € 22,41.

• Een overnachting: € 100,68.

• Kleine uitgaven overdag: € 4,41.

• Kleine uitgaven ’s avonds: € 8,83.

Kies je ervoor om meer te vergoeden dan deze specifieke bedragen? Dan is het mogelijk om het overblijvende bedrag bij het loon van je werknemer te rekenen of te plaatsen onder het eindheffingsloon.

Welke kosten kunnen gedeclareerd worden?

Naast de onbelaste vergoeding die wordt uitgekeerd aan je werknemer zijn er kosten die worden gemaakt tijdens een business trip die kunnen worden gedeclareerd. Denk hierbij aan reiskosten, zakelijke etentjes en mogelijke verblijfkosten. Hieronder nemen we ze met je door.

Reiskosten

Reist je werknemer met het openbaar vervoer, de taxi of het vliegtuig? Dan kan 100% van de gemaakte kosten worden gedeclareerd. Het kunnen aantonen van de gemaakte kosten is zeer belangrijk. Spreek daarom af dat alle tickets worden bewaard en na de zakenreis direct worden ingeleverd. Rijdt je medewerker met de eigen auto? Dan mag er per gemaakte kilometer € 0,21 worden gedeclareerd.

Congres, seminar of studiereis

In het geval van een bezoek aan een congres, seminar, studiereis of een representatiebezoek geldt dat er maximaal € 1.500 euro voor de reis- en verblijfskosten kan worden gedeclareerd, tenzij je kunt aantonen dat het bezoek noodzakelijk was. In dat geval wordt alles vergoed. Voor het totaal aantal kosten die worden gemaakt voor het bezoek geldt een drempelbedrag van € 5.100 euro in 2023. 

Zakenlunches en zakendiners

Een belangrijk onderdeel van zakenreizen is het contact met klanten en zakenpartners. De kosten die worden gemaakt bij zakelijke lunches en diners kunnen ook worden gedeclareerd. In 2023 geldt er per zakenreis een drempelbedrag van € 5.100. Hierbij is het belangrijk dat de zakelijke aard van de lunch of het diner kan worden aangetoond. Denk hierbij aan een verslag van wat er is besproken met collega’s of het noteren van de namen van de bedrijven waarmee er is gedineerd.

Vakliteratuur

Gaat je werknemer bijvoorbeeld naar een congres en is daar de aanschaf van vakliteratuur voor nodig? Dan zijn de kosten voor de aanschaf 100% aftrekbaar bij de Belastingdienst. Let hierbij wel op dat aangetoond moet worden dat de vakliteratuur gebruikt wordt voor het up-to-date houden en verdiepen van de vakkennis, niet om over een nieuw vakgebied te leren.

Tips voor een succesvolle zakenreis

Hoe zet je al deze informatie om in een succesvolle zakenreis? We hebben drie tips voor je op een rij gezet die je hierbij helpen.

Tip 1: neem alle procedures en afspraken van tevoren door met je werknemer.

Je werknemer moet aan veel dingen denken tijdens een zakenreis. Het is daarom fijn om alle regels en procedures duidelijk te hebben. Denk hierbij aan het maken van afspraken over het gebruik van een zakelijke betaalpas en het bewaren van bonnetjes en tickets. Zorg ook dat de medewerker weet welke informatie op de facturen moet staan. Neem deze informatie ook mee in het inwerkprogramma van nieuwe werknemers. Zo zorg je ervoor dat je werknemers van het begin af aan goed op de hoogte zijn.

Tip 2: bewaar alle bonnetjes en afschriften.

Zorg ervoor dat alle bonnen, facturen en afschriften worden bewaard. Er komt namelijk flink wat kijken bij de administratie rondom een zakenreis en het declareren van kosten. Scan de bonnetjes direct in zodat ze niet kwijtraken en upload ze in de daarvoor bestemde procesapplicatie.

Tip 3: stel een out-of-officebericht in.

Zakenreizen kunnen hectisch en druk zijn. Werknemers komen soms niet toe aan het beantwoorden van e-mails en berichten. Stel daarom een out-of-officebericht in, zodat collega’s en klanten weten waar ze aan toe zijn.

Veelgestelde vragen

Heeft mijn werknemer recht op een vergoeding tijdens een zakenreis?

Ja, je werknemer heeft recht op een vergoeding voor de kosten die worden gemaakt tijdens een zakenreis. Deze vergoeding bestaat uit vergoedbare kosten zoals maaltijden en overnachtingen tot een maximum van 1.500 euro.

Heeft mijn werknemer een reisverzekering nodig vanuit het bedrijf?

Voor zakenreizen is het aan te raden om een zakelijke reisverzekering af te sluiten voor je werknemers. Een reguliere reisverzekering is in veel gevallen niet geschikt. Door middel van een zakelijke reisverzekering is je werknemer extra gedekt voor bijvoorbeeld belangrijke waardevolle spullen zoals laptops, smartphones en tablets. Het is mogelijk om als organisatie een zakelijke reisverzekering kortlopend of als aanvullende module af te sluiten.

Disclaimer

Personeelsprocessen digitaal in kaart brengen

Relaxed HR Manager