Het out of office bericht: zo gebruik je het

Heerlijk op vakantie? Natuurlijk staat het out of office aan van de werknemer die met verlof is. Verlofdagen zijn bij uitstek hét moment om het out of office bericht te activeren. Vooral bij langdurige afwezigheid stel je een out of office bericht. Maar ook als de medewerker voor een korte tijd afwezig is, heeft zo’n bericht voordelen. Of het gebruikelijk is om de afwezigheidsassistent aan te zetten bij kortdurende afwezigheid, hangt af van de afspraken die er in jouw bedrijf gelden. Er is goede software voor afwezigheidsbeheer beschikbaar. 

Ook al heeft de medewerker van iedereen afscheid genomen toen hij uit dienst ging, er zullen altijd nog instanties zijn die hem mailen. Heb je er bijvoorbeeld aan gedacht om de automatische abonnementen op nieuwsbrieven op te zeggen? Het e-mailadres van de ex-werknemer zal na een tijdje afgesloten worden. Wanneer en hoe dat gebeurt, hangt af van de regels die in de organisatie gelden. In de tussentijd krijgt iedereen de tijd om eraan te wennen dat de medewerker niet meer werkzaam is bij het bedrijf. En dacht je ook aan alle mailgroepen waar het e-mailadres nog deel van uitmaakt? 

Verlofdagen zijn hét moment om het out of office bericht aan te zetten. Het is altijd raadzaam om de contactgegevens van de collega die de medewerker vervangt in de out of office tekst op te nemen. Zo kan de medewerker genieten van een ongestoorde vakantie. Tip: als je als medewerker de eerste werkdag na je vakantie rustig wilt beginnen, kies er dan voor om de datum waarop je terugbent, een dag later te zetten.

Iedereen is wel eens ziek. Ook bij ziekteverlof is het fijn voor de ontvanger om te weten dat hij niet snel een reactie kan verwachten. Als er snel een reactie nodig is, is het voor de ontvanger nuttig om te weten tot wie hij zich dan wel kan wenden. Gaat het om een langdurig ziekteverlof, dan zullen er meestal werkafspraken zijn. Vermeld deze afspraken in het afwezigheidsbericht. Je leest hier welke stappen je als werkgever moet ondernemen, als de werknemer langdurig ziek is.

Een medewerker wilt bijvoorbeeld een dagdeel kunnen werken aan een belangrijke taak, in alle concentratie. Om niet afgeleid te worden, sluit hij het e-mailprogramma af. In deze situatie kan de medewerker op een vriendelijke manier in het out of office bericht laten weten dat hij even niet zal reageren. Vermeld in deze situatie altijd wanneer je opnieuw bereikbaar bent.

Bij een afwezigheid vanwege een persoonlijke situatie kan onder andere gedacht worden aan een overlijden, mantelzorg of een sabbatical. Een medewerker is niet verplicht om persoonlijke situaties kenbaar te maken. Als een werknemer dat wel doet, kunnen collega’s daar wel rekening mee houden. Dit kan steun geven aan de werknemer en ongemakkelijke vragen voorkomen als hij weer terug is.

Als het gaat om zwangerschapsverlof is de vervanging van de werkzaamheden vaak goed geregeld in de organisatie. Toch doe je er goed aan om een out of office bericht in te stellen dat melding maakt van je zwangerschapsverlof. Externe relaties of klanten weten namelijk niet wanneer de medewerker precies met zwangerschapsverlof gaat, en wanneer ze terug is. Het is dus een goed idee om deze ontvangers hierover goed te informeren via een out of office bericht. Lees hier verder aan welke zaken de werkgever allemaal moet denken, als medewerkers met zwangerschapsverlof gaan. 

De inhoud van het out of office bericht is belangrijker dan je denkt. Met een goede tekst kan je veel meer bereiken. Aan een onpersoonlijke melding dat een medewerker er niet is, heeft de ontvanger niets. Laat de ontvanger op zijn minst weten wanneer de medewerker weer bereikbaar is. Als een medewerker voor langere tijd afwezig is, wil een collega of klant weten bij wie hij in tussentijd terecht kan. De out of office tekst moet dus een doorverwijzing bevatten. Een niet te formele stijl zal helpen om het bericht sympathieker te laten overkomen. Beknopte persoonlijke informatie mag zeker, en is zelfs gewenst. Een grapje is mogelijk, maar wees je ervan bewust hoe dit overkomt bij de ontvanger. Niet iedereen vindt het leuk om te lezen dat jij tijdens een zakenreis rondhangt bij het zwembad.

Als je medewerkers voortaan de volgende 6 stappen doorlopen, zijn ze zeker op weg naar de perfecte out of office tekst.

De meeste e-mailprogramma’s vermelden automatisch in de titel dat het om een afwezigheidsbericht gaat. Mocht dat niet zo zijn, dan is het gebruikelijk om in de titel eenvoudigweg ‘afwezigheidsbericht’ te schrijven, of in het Engels ‘out of office reply’. Zo weet iedereen direct bij ontvangst van het geautomatiseerde antwoord dat deze medewerker er niet is.

Een goede aanhef zorgt voor de juiste toon van het out of office bericht. Deze stap is een belangrijk onderdeel en hangt samen met de omgangsvormen die gebruikelijk zijn in het bedrijf of in de branche. Vanzelfsprekend is de aanhef die je ten aanzien van collega’s gebruikt (informeel) anders dan de manier waarop je klanten benadert (formeel).

Voorbeelden

• Geachte heer/mevrouw [naam],

• Beste [naam],

• Beste collega,

• Beste mailer,

• Beste leden,

Het is belangrijk om te vermelden wanneer je weer bereikbaar bent. Dit is een fundamenteel onderdeel van het out of office bericht. Zo kan de ontvanger beslissen of hij wacht tot de medewerker opnieuw bereikbaar is, dan wel of hij andere stappen gaat ondernemen. De formulering hangt af van je persoonlijke stijl. Ook kan de medewerker de reden vermelden waarom hij er niet is.

Voorbeelden

• Ik ben van [datum] tot [datum] niet bereikbaar vanwege vakantie.

• Op [datum] ben ik weer bereikbaar. Ik zal dan meteen op uw mail reageren.

• Op woensdag [datum] ben ik weer op kantoor om u verder te helpen.

•  Vanwege een conferentie ben ik slecht bereikbaar. Op [datum] ben ik weer aanwezig op kantoor.

Als je de term ‘niet doorgestuurd’ gebruikt in je out of office bericht, dan weet de ontvanger dat zijn bericht écht niet gelezen wordt. De meeste e-mailprogramma’s bieden namelijk de mogelijkheid om een bericht door te sturen naar een ander e-mailadres. Met de heldere boodschap dat de e-mail niet doorgestuurd wordt, maak je de ontvanger duidelijk dat hij zelf naar je vervanger moet mailen.

Voorbeelden

• Uw bericht wordt helaas niet doorgestuurd. Ik lees je bericht na mijn verlof.

• Je bericht wordt niet doorgestuurd naar mijn vakantieadres.

• Uw e-mail wordt niet automatisch doorgestuurd.

Als een klant of collega een out of office bericht ontvangt, dan zal hij willen weten bij welke persoon hij dan wel terecht kan binnen de organisatie. Een verwijzing naar een vervanger hoort daarom zeker in een out of office bericht te staan. Hiermee geef je de ontvanger een alternatief, en dat is erg klantvriendelijk. Als er geen collega beschikbaar is, dan kan een verwijzing naar een mailbox een alternatief zijn. Dit hangt samen met de manier waarop de processen georganiseerd zijn binnen de organisatie. Denk er aan om de verwijzing positief te formuleren, om frustratie bij de ontvanger te voorkomen.

Voorbeelden

• Mijn collega [naam] vervangt mij tijdens mijn verlof. Zij is bereikbaar op [e-mailadres].

•  U kunt contact opnemen met [naam en e-mailadres].

• Mijn collega zal u graag van informatie voorzien. Mail hem daarvoor op [e-mailadres].

• Hallo afzender, u treft het niet, ik ben met pensioen. Ik verwijs u daarom door naar [naam en e-mailadres].

• Mijn assistent [naam] is telefonisch bereikbaar op [nummer], en zal u graag verder helpen tijdens mijn afwezigheid.

De laatste stap van het out of office bericht betreft de afsluitende zin en de naam van de afzender. Met een afsluitende groet zal je out of office bericht zakelijk en sympathiek overkomen. 

Voorbeelden

• Een fijne dag verder.

• Ik hoop je na mijn vakantie weer snel te spreken.

• Bedankt voor uw bericht.

• Met vriendelijke groet.

• Tot later en hartelijk dank voor je e-mail.

• Hartelijke groet.

Beheer de vakanties van uw medewerkers met deze praktische Excel-vakantieplanner

• Overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken

• Met nationale feestdagen (regionale feestdagen kunnen gemakkelijk worden toegevoegd)

• Automatische berekening van vakantie-aanspraken en resterende vakantiedagen

Download: Excel-sjabloon vakantieplanner

Voor het gemak hebben we hieronder een aantal voorbeelden van out of office berichten opgesteld. Je kunt deze voorbeelden zo overnemen of je zou ze ook kunnen aanpassen naar een meer persoonlijk of passend bericht. Met een goed out of office bericht bespaar je jezelf tijd, en ben je klantvriendelijker, omdat de ontvanger weet wat hij van de medewerker kan verwachten.

Voorbeeld 1

Beste collega,

Bedankt voor je bericht. Helaas ben ik ziek. Je mail wordt niet doorgestuurd. Het zou fijn zijn als je contact zou willen opnemen met mijn collega [naam en e-mailadres].

Hartelijke groet, 

[je naam]

Voorbeeld 2

Geachte afzender,

Op dit moment ben ik met ziekteverlof. Naar verwachting ben ik volgende maand weer op de been. In de tussentijd kunt u zich wenden tot [naam en e-mailadres].

Met vriendelijke groet, 

[je naam]

Voorbeeld 1

Beste afzender,

Vanwege een nieuwe baan werk ik niet meer bij [naam bedrijf]. Ik verzoek u vriendelijk om contact op te nemen met [naam en e-mailadres].

Een fijne dag verder. [je naam]

Voorbeeld 2

Beste e-mailer,

Helaas, je treft me niet meer aan! Ik ben met pensioen. Hieronder staan de contactgegevens van de afdeling waar je terecht kan met vragen.

[contactgegevens]

Tot ziens, het was prettig met je gewerkt te hebben. 

[je naam]

Voorbeeld 1

Hallo collega,

Ik ben op vakantie in Frankrijk. Hopelijk spreken we elkaar als ik weer terug ben. Vanaf [datum] ben ik weer aan het werk. Ondertussen vervangt [naam collega] mij op dossier [naam dossier]. Voor vragen over [naam dossier] kan je terecht bij [naam collega].

De vakantiegroeten! 

[je naam]

Voorbeeld 2

Geachte relatie,

Helaas kan ik u niet antwoorden vanwege mijn vakantie. Het zou fijn zijn als u contact kan opnemen met [naam en e-mailadres collega]. Als het kan wachten, op [datum] ben ik weer terug van mijn verlof.

Tot dan.

Met vriendelijke groet,

[je naam]

Over een goed out of office bericht mag je best even nadenken. Een goed out of office bericht geeft de ontvanger duidelijkheid over hoelang de medewerker afwezig is, en wie hij intussen kan bereiken. Vermeld in het bericht altijd de periode waarbinnen je afwezig bent, en de reden waarom je afwezig bent. Verwijs door, zodat de ontvanger weet bij wie hij in de tussentijd terecht kan. Vergeet ook niet om een titel, een aanhef en een afsluitende zin te schrijven of in te stellen.

Een out of office bericht bij ziekte, moet in de eerste plaats vermelden dat je ziek bent. Dit is belangrijk, aangezien de ontvanger met deze info kan besluiten om andere stappen te ondernemen. Zet daarom in het bericht welke collega jouw taken in de tussentijd waarneemt en hoe deze collega te bereiken is. Het is niet noodzakelijk om in het out of office bericht op te nemen op welk moment je weer bereikbaar bent. Mocht je hier wel een inschatting van hebben, kun je dit eventueel wel toevoegen.

Als je met zwangerschapsverlof bent, vermeld je in het out of office bericht dat je afwezig bent vanwege een zwangerschap, en tot wanneer het verlof duurt. Aangezien zwangerschapsverlof een langdurige afwezigheid betreft, moet in het bericht ook opgenomen worden met wie de ontvanger contact kan opnemen. Verstrek dus de contactgegevens van je vervanger.

Een out of office bericht is een automatisch antwoord van je e-mailprogramma. Een medewerker kan zo’n bericht instellen als hij of zij niet aan het werk is. Het e-mailprogramma noemt deze functie ook wel een afwezigheidsassistent. Je kunt deze functie instellen via de instellingen van het e-mailprogramma. De ontvanger van een out of office bericht, weet dan dat de medewerker die hij contacteerde (tijdelijk) niet bereikbaar is. Op die manier wordt de ontvanger toch verder geholpen, terwijl je zelf niet meteen in actie hoeft te komen.