Het out of office bericht: inhoud en voorbeelden

Een out of office bericht is een automatisch antwoord dat verzonden wordt door je e-mailprogramma. Een medewerker kan zo’n bericht instellen als hij of zij (tijdelijk) niet aan het werk is. Het e-mailprogramma noemt deze functie ook wel een afwezigheidsassistent.

Het gebruik van een out of office bericht biedt talrijke voordelen, bij zowel een langdurige als kortdurende afwezigheid van medewerkers. Het kan hierbij gaan om vakantie of ziekte, maar ook bijvoorbeeld om een tijdelijk verminderde bereikbaarheid van medewerkers als gevolg van conferenties of werkbezoeken. Er is goede software voor afwezigheidsbeheer op de markt die je op dat gebied kan ondersteunen.

Er zijn tal van redenen waarom een medewerker de afwezigheidsassistent kan activeren. We hebben de meest voorkomende situaties voor je op een rij gezet. 

Het is mogelijk dat instanties of klanten contact opnemen met een inmiddels ex-medewerker die het bedrijf recentelijk heeft verlaten. Het e-mailadres van deze voormalige medewerker zal uiteindelijk worden gedeactiveerd. Door middel van een effectief opgesteld out of office bericht, krijgen alle partijen de kans om zich aan te passen aan het feit dat deze persoon niet meer werkzaam is bij het bedrijf. Ze kunnen op die manier op een snelle en efficiënte manier contact opnemen met zijn of haar opvolger.

Verlofdagen zijn hét moment om het out of office bericht aan te zetten. Het is zeer raadzaam om de contactgegevens van de collega die de medewerker vervangt in de out of office tekst op te nemen. Tip: als je als medewerker de eerste werkdag na je vakantie rustig wilt beginnen, stel de tweede werkdag dan in als dag van terugkomst in het out of office bericht. 

Elke medewerker is wel eens ziek. Het is in dat geval belangrijk dat de ontvanger weet dat een snelle reactie niet waarschijnlijk is. Daarom is het zeer nuttig dat het out of office bericht de contactgegevens bevat van de vervangende medewerker.

Gaat het om een langdurig ziekteverlof? Dan zullen er in de meeste gevallen werkafspraken gemaakt zijn. Vermeld deze afspraken in het afwezigheidsbericht. Je leest hier welke stappen je als werkgever moet ondernemen, als een van je werknemers langdurig ziek is.

Er kunnen momenten zijn waarop een medewerker een periode van ononderbroken concentratie nodig heeft om aan een belangrijke taak te werken. In dit geval kan de medewerker in het out of office bericht laten weten dat hij of zij tijdelijk niet beschikbaar is. Zorg ervoor dat je medewerker in deze situatie zeker vermeldt wanneer hij of zij opnieuw beschikbaar is. 

Bij een afwezigheid vanwege een persoonlijke situatie kan onder andere gedacht worden aan een overlijden, mantelzorg of een sabbatical. Een medewerker is niet verplicht om kenbaar te maken om welke persoonlijke situatie het precies gaat. Als een werknemer dat wel doet, kunnen collega’s er wel rekening mee houden. Dit kan steun geven aan de werknemer en ongemakkelijke vragen voorkomen als hij of zij weer aan het werk is.

Als het gaat om zwangerschapsverlof is de vervanging van de werkzaamheden vaak zeer goed geregeld in de organisatie. Toch doet de zwangere medewerkster er goed aan om een out of office bericht in te stellen dat melding maakt van het zwangerschapsverlof. Externe relaties of klanten zijn namelijk doorgaans niet op de hoogte van wanneer de medewerker met zwangerschapsverlof gaat, en wanneer ze terug wordt verwacht.

Werk vandaag nog aan de veerkracht binnen je bedrijf

Het begint allemaal met HR! Als je een bedrijf wilt dat is ontworpen om met crises om te gaan en daar sterker uit te komen, kunnen wij helpen. Maak tijd voor strategische HR dankzij naadloze kernprocessen. Kom vandaag nog meer te weten over Personio.

Boek vandaag nog een demo

De inhoud van het out of office bericht is zeer belangrijk. Het bericht dient de duur van de afwezigheid te vermelden, evenals de contactgegevens van een collega om eventuele vragen te kunnen stellen. Bovendien moet je een passende en professionele toon aanhouden in het bericht. We hebben hieronder 6 stappen voor je op een rij gezet die je helpen bij het opstellen van de perfecte out of office tekst.

De titel van je out of office bericht moet direct duidelijk maken dat het om een afwezigheidsmelding gaat. Als dit niet automatisch wordt gedaan door je e-mailprogramma, schrijf dan eenvoudigweg ‘afwezigheidsbericht’ of ‘out of office reply’ in de titel.

De aanhef zet de toon van je bericht en moet passen bij de cultuur van je bedrijf of sector. Afhankelijk van de relatie, kan de toon formeel zijn voor klanten of meer informeel voor collega’s.

Voorbeelden

• Geachte heer/mevrouw [naam],

• Beste [naam],

• Beste collega,

• Beste mailer,

• Beste leden,

In dit onderdeel informeer je de ontvanger over het moment dat je weer bereikbaar bent. Deze informatie is cruciaal, omdat deze de ontvanger in staat stelt te bepalen of hij of zij kan wachten op jouw terugkeer of dat er actie moet worden ondernomen. In dat geval zal de ontvanger zich moeten richten tot een vervangende collega.

Voorbeelden

• Ik ben van [datum] tot [datum] niet bereikbaar vanwege vakantie.

• Op [datum] ben ik weer beschikbaar. Ik probeer uw mail zo snel mogelijk te beantwoorden na mijn terugkomst.

• Op woensdag [datum] ben ik weer op kantoor om u verder te helpen.

• Vanwege een conferentie ben ik slecht bereikbaar. U kunt mij weer op kantoor verwachten vanaf [datum].

Door in het out of office bericht te vermelden dat e-mails niet worden doorgestuurd tijdens de afwezigheid, begrijpt de ontvanger dat zijn of haar bericht op dat moment niet wordt gelezen. Dit zorgt voor duidelijkheid en voorkomt verwarring.

Voorbeelden

• Uw bericht wordt helaas niet doorgestuurd. Ik lees uw bericht na mijn verlof.

• Je bericht wordt niet doorgestuurd naar mijn vakantieadres.

• Uw e-mail wordt niet automatisch doorgestuurd.

Verwijs in je bericht naar de contactgegevens van een vervanger of een andere contactpersoon. Dit is uitermate klantvriendelijk, omdat je de ontvanger op die manier meteen een alternatief biedt tijdens je afwezigheid.

Voorbeelden

• Mijn collega [naam] vervangt mij tijdens mijn verlof. Zij is bereikbaar op [e-mailadres].

• U kunt contact opnemen met mijn vervanger [naam en e-mailadres].

• Mijn collega [naam] zal u graag van informatie voorzien. Je kunt hem daarvoor bereiken op [e-mailadres].

• Hallo afzender, u treft het niet, ik ben met pensioen! Ik verwijs u daarom graag door naar [naam en e-mailadres].

• Mijn assistent [naam] is telefonisch bereikbaar op [nummer en e-mailadres], en zal u graag verder helpen tijdens mijn afwezigheid.

Sluit je bericht af met een passende groet. Een persoonlijke en vriendelijke afsluiting kan ervoor zorgen dat je out of office bericht sympathiek en professioneel overkomt. 

Voorbeelden

• Een fijne dag verder.

• Ik hoop je na mijn vakantie weer snel te spreken.

• Bedankt voor uw bericht.

• Met vriendelijke groet.

• Tot later en hartelijk dank voor je e-mail.

• Hartelijke groet.

Met deze zes elementen creëer je een duidelijk, doelgericht en effectief out of office bericht dat de ontvanger informeert, geruststelt en doorstuurt naar de juiste contactpersoon tijdens je afwezigheid.

Stimuleer datagedreven keuzes

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Ga voor gedetailleerde HR-analyses

Voor het gemak hebben we hieronder een aantal concrete voorbeelden van out of office berichten opgesteld. Je kunt deze voorbeelden zo overnemen of je zou ze ook kunnen aanpassen naar een meer persoonlijk of passend bericht. 

Voorbeeld 1

Beste collega,

Bedankt voor je bericht. Helaas ben ik met ziekteverlof. Je e-mail wordt niet doorgestuurd. Het zou fijn zijn als je contact zou willen opnemen met mijn collega [naam en e-mailadres].

Hartelijke groet, 

[je naam]

Voorbeeld 2

Geachte afzender,

Op dit moment ben ik met ziekteverlof. Naar verwachting ben ik volgende maand weer op de been. In de tussentijd kunt u zich wenden tot [naam en e-mailadres].

Met vriendelijke groet, 

[je naam]

Voorbeeld 1

Beste afzender,

Vanwege een nieuwe baan ben ik niet meer werkzaam bij [naam bedrijf]. Ik verzoek u vriendelijk om contact op te nemen met [naam en e-mailadres].

Een fijne dag verder. 

[je naam]

Voorbeeld 2

Beste e-mailer,

Helaas, je treft me hier niet meer aan! Ik ben met pensioen. Hieronder vind je de contactgegevens van de afdeling waar je terecht kan met vragen.

[contactgegevens]

Tot ziens, het was prettig met je gewerkt te hebben. 

[je naam]

Voorbeeld 1

Hallo collega,

Ik ben momenteel op vakantie in Frankrijk. Hopelijk spreken we elkaar wanneer ik weer terug ben. Vanaf [datum] ben ik weer aan het werk. Ondertussen vervangt [naam collega] mij in het dossier [naam dossier]. Voor vragen over [naam dossier] kan je in de tussentijd terecht bij [naam collega].

De vakantiegroeten! 

[je naam]

Voorbeeld 2

Geachte relatie,

Helaas kan ik uw bericht niet beantwoorden, aangezien ik momenteel met vakantie ben. Als u dringend hulp nodig heeft, kunt u contact opnemen met [naam en e-mailadres collega]. Als uw vraag kan wachten, help ik u graag verder na mijn verlof. Ik ben weer beschikbaar vanaf [datum].

Tot dan.

Met vriendelijke groet,

[je naam]

Beste afzender, 

Bedankt voor je bericht. Op dit moment ben ik afwezig vanwege ouderschapsverlof. Ik zal weer bereikbaar zijn vanaf [datum]. Gedurende mijn afwezigheid zal mijn collega [naam en e-mailadres collega] je vraag in behandeling nemen.

Dankjewel en tot gauw,

[Je naam]

In dit artikel hebben we je laten zien hoe je een effectief out of office bericht opstelt en onder welke omstandigheden je dit doet. We gaven hierbij ook enkele voorbeelden. Door deze richtlijnen te volgen, kun je er als werkgever zeker van zijn dat je medewerkers een duidelijke en vriendelijke communicatie achterlaten wanneer ze (tijdelijk) niet beschikbaar zijn.

Een goed out of office bericht is een bericht dat de ontvanger duidelijkheid geeft over hoelang de betreffende medewerker afwezig zal zijn, en tot welke vervanger hij of zij zich in de tussentijd kan richten. Vermeld in het bericht altijd de periode waarbinnen je afwezig bent en de reden waarom je afwezig bent. 

Ben je ziek, dan moet het out of office bericht de volgende elementen bevatten: een vermelding dat je ziek bent, welke collega je taken in de tussentijd waarneemt, en hoe deze collega te bereiken is. Mocht je een idee hebben van wanneer je weer aan het werk gaat, dan kun je deze informatie ook nog toevoegen. Dit is echter niet noodzakelijk.

Als je met zwangerschapsverlof bent, vermeld je in het out of office bericht dat je afwezig bent vanwege een zwangerschap en tot wanneer het verlof duurt. Aangezien zwangerschapsverlof een langdurige afwezigheid betreft, moet in het bericht ook opgenomen worden met welke medewerker de ontvanger contact kan opnemen gedurende het verlof.