Werkkostenregeling in 2024: werking, berekening en voorbeeld

De werkkostenregeling (WKR) is een regeling die werkgevers in staat stelt om op een eenvoudige manier belastingvrije vergoedingen te verstrekken aan medewerkers. Dit omvat bijvoorbeeld het gebruik van onkostenvergoedingen voor zaken die ook voor privédoeleinden gebruikt kunnen worden, zoals gereedschap, tablets, sportlidmaatschappen en kerstgeschenken. 

Het totaal van de vergoedingen moet binnen de vrije ruimte blijven. De vrije ruimte wordt berekend op basis van de totale loonsom van alle medewerkers samen.

Leestip: Wat betekent payroll?

De verantwoordelijkheid voor de werkkostenregeling ligt bij de werkgever. Het is namelijk de werkgever die bepaalt welke vergoedingen en voorzieningen binnen de vrije ruimte van de WKR vallen. De werkgever moet deze nauwkeurig administreren. 

Dit betekent dat werkgevers hun beleid inzake vergoedingen en voorzieningen regelmatig moeten evalueren en aanpassen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de WKR-regels. Ook kan zo worden nagegaan of er optimaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare vrije ruimte.

De WKR is door de Rijksoverheid voor het jaar 2023 uitgebreid naar 3% voor een loonsom tot € 400.000. Dit houdt in dat werkgevers meer belastingvrije vergoedingen kunnen aanbieden aan hun medewerkers. Vanaf 2024 wordt de vrije ruimte binnen de WKR verhoogd van 1,7% naar 1,92% voor een loonsom tot € 400.000.

De uitbreiding van de werkkostenregeling in 2023 en de wijziging van de vrije ruimte vanaf 2024 vragen om aanpassingen in de werkwijzen van HR-managers en recruiters, zodat bedrijven optimaal kunnen profiteren van deze veranderingen. Om maximaal gebruik te maken van de vergrote vrije ruimte, is het essentieel om het bestaande beleid inzake vergoedingen en voorzieningen te evalueren, en indien nodig bij te stellen.

Salarisbandbreedten Best practices en sjabloon

Met goede salarisbandbreedten kun je een stevige basis creëren om medewerkers te betalen, ze te helpen met hun carrière en alleen het beste talent aan te trekken.

Download nu

Voor de berekening van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling in 2024 volg je de volgende stappen:

1. Bepaal eerst de totale loonsom van alle werknemers samen.

2. Bereken vervolgens de vrije ruimte: voor een loonsom tot € 400.000 geldt een vrije ruimte van 1,92%. Voor het bedrag boven € 400.000 blijft de vrije ruimte van 1,18% van kracht.

Voorbeeldberekening:

Laten we een fictief bedrijf nemen met een totale loonsom van € 500.000.

• De vrije ruimte voor de eerste € 400.000 wordt als volgt berekend: € 400.000 × 0,0192 = € 7.680

• De vrije ruimte voor de resterende € 100.000 wordt als volgt berekend: € 100.000 × 0,0118 = € 1.180

De totale vrije ruimte is dus gelijk aan € 8.860. Met andere woorden: het bedrijf kan aan zijn werknemers in totaal € 8 860 aan belastingvrije vergoedingen en voorzieningen geven.

Het kernaspect van de WKR is de vrije ruimte. Het gaat om een bepaald percentage van de totale loonsom die werkgevers kunnen besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers. Binnen de vrije ruimte kunnen werkgevers kosten vergoeden of voorzieningen verstrekken aan hun werknemers zonder dat hier loonbelasting over betaald hoeft te worden. Het is dus een soort fiscale vrijstelling die bedoeld is om werkgevers tegemoet te komen bij het bieden van extra's aan hun werknemers. In 2024 is dit percentage vastgesteld op 1,92% voor een loonsom tot € 400.000.

Hier zijn een paar voordelige toepassingen van de WKR voor werknemers:

• Reiskostenvergoeding: dekking van de reiskosten voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen.

• Fiets van de zaak.

• Kerstpakketten en geschenken.

• Werkgerelateerde apparatuur: tablets, laptops en gereedschap voor zakelijk gebruik.

• Cursussen en opleidingen: vergoedingen voor trainingen en cursussen die bijdragen aan de professionele ontwikkeling van medewerkers.

• Sportabonnementen: vergoeding van sportlidmaatschappen ter bevordering van de gezondheid en het welzijn van medewerkers.

• Telefoon- en internetvergoeding.

Hier volgen enkele tips om de vrije ruimte in de WKR optimaal te benutten:

• Huidige vergoedingen beoordelen: controleer of je huidige vergoedingen en voorzieningen binnen de vrije ruimte vallen.

• Regelmatige controle: houd bij in hoeverre de vrije ruimte maximaal benut wordt en pas je beleid aan om eindheffingen te vermijden.

• Medewerkers informeren: zorg ervoor dat je werknemers op de hoogte zijn van de WKR-voordelen.

• Creatieve extra’s: bied creatieve extra’s aan zoals een bedrijfsfitness of een vergoeding voor thuiswerk.

Hier zijn ook een paar bijzondere aandachtspunten voor HR-managers en recruiters:

• Houd nauwkeurig bij welke vergoedingen en voorzieningen onder de WKR vallen.

• Zorg ervoor dat de vergoedingen niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is.

• Zorg ervoor dat de arbeidsvoorwaarden in overeenstemming zijn met de WKR en dat deze schriftelijk beschikbaar zijn voor de werknemers, bijvoorbeeld in het personeelshandboek.

• Ov-abonnementen bedoeld voor woon-werkverkeer.

• Reiskostenvergoeding tot maximaal € 0,23 per kilometer.

• Kosten voor verhuizing vanwege werkgerelateerde redenen.

• Maaltijdvergoeding bij overwerk.

• Aanvraagkosten voor een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

De juiste HR-oplossing voor veerkrachtige bedrijven

In onze nieuwste whitepaper (Engelstalig) laten we zien hoe acht verschillende internationale bedrijven Personio hebben gebruikt om veerkracht in hun bedrijf op te bouwen en succesvol te zijn. Klik op de onderstaande knop om de whitepaper te downloaden en ontdek hoe Personio jou kan helpen hetzelfde te doen.

Download het onderzoek hier

Sommige voorzieningen en vergoedingen hebben geen invloed op de beschikbare vrije ruimte en vallen onder een nihilwaardering. We hebben deze hieronder voor je op een rij gezet:

• Werkplekvoorzieningen en verbruiksartikelen voor medewerkers.

• Eten en drinken op de werkplek, exclusief maaltijden.

• Werkkleding.

• Rentevoordeel van een personeelslening voor de aankoop van een (elektrische) fiets of elektrische scooter.

• Ov-abonnementen, wanneer deze worden gebruikt voor werkdoeleinden.

• Behuizing op de werkplek, inclusief energie, water en bewassing.

• Voorzieningen voor de thuiswerkruimte.

De werkkostenregeling vormt een interessant middel voor werkgevers om medewerkers fiscaal aantrekkelijke vergoedingen en voorzieningen te bieden. Door de tijdelijke uitbreiding en wijzigingen in de vrije ruimte ontstaan er nieuwe mogelijkheden om je arbeidsvoorwaarden nog aantrekkelijker te maken en je personeel extra te belonen. 

Een zorgvuldige administratie, een heldere communicatie en een nauwe samenwerking met andere afdelingen zijn cruciaal om de werkkostenregeling maximaal te benutten. Deze aanpak heeft een positieve invloed op zowel het welzijn van de medewerkers als het succes van de organisatie.

De WKR is gebaseerd op de totale loonsom van de organisatie. Dat betekent dat er niet wordt gekeken naar een vast bedrag per medewerker. Als werkgever kun je naar eigen inzicht de vrije ruimte verdelen over je medewerkers. 

Om de WKR te berekenen, neem je eerst de totale loonsom van de organisatie. De totale loonsom vermenigvuldig je vervolgens met de juiste percentages.

Ja, voor elke werkgever in Nederland is de WKR-regeling verplicht. 

De vrije ruimte in de WKR is een percentage van de totale loonsom van een bedrijf dat gebruikt kan worden voor het toekennen van belastingvrije vergoedingen en voorzieningen aan werknemers.

De vrije ruimte bereken je door 1,92% van de totale loonsom tot € 400.000 te nemen. Voor bedragen boven € 400.000 geldt een percentage van 1,18%. Tel deze bedragen bij elkaar op om de totale vrije ruimte te berekenen.