Werkkostenregeling 2023: werking, berekening + voorbeeld

De werkkostenregeling (WKR) is een regeling die werkgevers in staat stelt om op een eenvoudige manier belastingvrije vergoedingen te verstrekken aan medewerkers. Dit omvat bijvoorbeeld onkostenvergoedingen voor zaken die ook voor privédoeleinden gebruikt kunnen worden, zoals gereedschap, tablets, sportlidmaatschappen en kerstgeschenken. Het totaal van de vergoedingen moet binnen de vrije ruimte blijven, die wordt berekend op basis van de totale loonsom van alle medewerkers samen.

De WKR is door de Rijksoverheid voor het jaar 2023 uitgebreid naar 3% voor een loonsom tot € 400.000. Dit houdt in dat werkgevers meer belastingvrije vergoedingen kunnen aanbieden aan hun medewerkers. Vanaf 2024 wordt de vrije ruimte binnen de WKR verhoogd van 1,7% naar 1,92% voor een loonsom tot € 400.000.

De uitbreiding van de werkkostenregeling in 2023 en de wijziging van de vrije ruimte vanaf 2024 vragen om aanpassingen in de werkwijzen van HR-managers en recruiters, zodat bedrijven optimaal kunnen profiteren van deze veranderingen. Om maximaal gebruik te maken van de vergrote vrije ruimte, is het essentieel om het bestaande beleid van vergoedingen en voorzieningen te evalueren, en indien nodig bij te stellen.

De WKR helpt werkgevers dus bij het beheer van de onbelaste vergoedingen. Voorbeelden van WKR-vergoedingen zijn reiskostenvergoedingen, kerstpakketten en andere extra’s voor medewerkers. Hoe deze vergoedingen samenhangen met de WKR-regeling leggen we uit aan de hand van een voorbeeld.

Stel, als werkgever wil je je medewerkers een bonus geven vanwege hun uitstekende prestaties gedurende het afgelopen jaar. In plaats van het bedrag als belast loon uit te keren, kun je de bonus onderbrengen in de werkkostenregeling. Zo worden de bonussen belastingvrij uitgekeerd en profiteren zowel jij als werkgever als je medewerkers van fiscale voordelen.

Het essentiële aspect van de werkkostenregeling is de vrije ruimte. De vrije ruimte betreft een percentage van de totale loonsom van een bedrijf dat kan worden ingezet voor het bieden van belastingvrije vergoedingen en voorzieningen aan medewerkers. Op die manier hebben werkgevers de mogelijkheid om hun personeel te belonen of bij te staan, zonder dat er aanvullende belastingen over deze vergoedingen worden geïnd. 

De WKR biedt tal van voordelen voor medewerkers. De WKR stelt medewerkers namelijk in staat om diverse vergoedingen en voorzieningen te ontvangen, zonder dat deze extra worden belast. Hierdoor blijft er netto meer over van deze extra’s.

Prestaties objectief en op transparante wijze meten

Hou de ontwikkeling van medewerkers in de gaten met definieerbare en volgbare doelen. Doelen kunnen ook gekoppeld worden aan de uitbetaling van bonussen om het personeelsbehoud een boost te geven.

Prestaties met Personio

De meest voorkomende toepassingen van de werkkostenregeling vind je in de werkvoorzieningen en onderwerpen die te maken hebben met reiskosten. Een praktisch voorbeeld waarbij snel inzichtelijk wordt wat het fiscale voordeel voor jou en je medewerker precies inhoudt, is de werkkostenregeling met betrekking tot een fiets van de zaak.

Het aanbieden van een fiets van de zaak aan je medewerkers valt onder de werkkostenregeling, waardoor dit fiscaal voordelig wordt. Er bestaat geen afzonderlijke fietsregeling meer, maar de fiets kan, evenals andere vergoedingen en voorzieningen, binnen de vrije ruimte van de WKR worden opgenomen.

Bij het vergoeden of verstrekken van een fiets van de zaak aan je personeel, is het van belang om als werkgever de voorwaarden van de WKR in acht te nemen. Om gebruik te maken van de fiscale voordelen, dient de vergoeding of het verstrekken van de fiets binnen de vrije ruimte te vallen. Zorg er dus voor dat het totaalbedrag van de vrije ruimte niet wordt overschreden. Wordt de vrije ruimte toch overschreden, kan er namelijk een eindheffing van 80% van kracht zijn.

Het is cruciaal om maximaal te profiteren van de vrije ruimte in de WKR. Zowel werkgevers als medewerkers kunnen op die manier zoveel mogelijk fiscale voordelen behalen. We hebben daarom enkele tips op een rij gezet die je helpen om de vrije ruimte in de werkkostenregeling optimaal te benutten.

• Bekijk je huidige vergoedingen en voorzieningen, en ga na of ze binnen de vrije ruimte vallen.

• Controleer regelmatig in welke mate je de vrije ruimte benut, en pas je beleid zo nodig aan om een eindheffing te vermijden.

• Informeer je medewerkers helder over de WKR en de vrije ruimte, zodat ze op de hoogte zijn van de kansen en de voordelen ervan.

• Wees inventief in het bieden van extra’s die binnen de vrije ruimte passen, zoals het aanbieden van bedrijfsfitness of een vergoeding voor thuiswerken.

Bij het benutten van de vrije ruimte is het van belang dat je als HR-manager of recruiter rekening houdt met de volgende aandachtspunten:

• Zorg voor een nauwkeurige en gedetailleerde administratie van de vergoedingen en voorzieningen die onder de WKR vallen, zodat je de vrije ruimte nauwlettend kunt volgen.

• Houd bij het aanbieden van vergoedingen en voorzieningen rekening met de gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt in dat de vergoedingen en voorzieningen die je aanbiedt niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gangbaar is in vergelijkbare situaties.

• Zorg ervoor dat de arbeidsvoorwaarden in overeenstemming zijn met de WKR en helder zijn voor zowel huidige als toekomstige medewerkers. Neem de arbeidsvoorwaarden bijvoorbeeld op in het personeelshandboek.

• OV-abonnementen bedoeld voor woon-werkverkeer;

• Reiskostenvergoeding tot maximaal € 0,21 per kilometer;

• Kosten voor verhuizing vanwege werkgerelateerde redenen;

• Maaltijdvergoeding bij overwerk;

• Aanvraagkosten voor een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).

Maak je werknemers meer betrokken

Motiveer je medewerkers met regelmatige, transparante feedback en maak ze productiever.

Lees hier meer

Sommige voorzieningen en vergoedingen hebben geen invloed op de beschikbare vrije ruimte en vallen onder een nihilwaardering. We hebben ze hieronder voor je op een rij gezet. 

• Werkplekvoorzieningen en verbruiksartikelen voor medewerkers;

• Eten en drinken op de werkplek, exclusief maaltijden;

• Werkkleding;

• Rentevoordeel van een personeelslening voor de aankoop van een (elektrische) fiets of elektrische scooter;

• OV-abonnementen, wanneer deze worden gebruikt voor werkdoeleinden;

• Behuizing op de werkplek, inclusief energie, water en bewassing;

• Voorzieningen voor de thuiswerkruimte.

De werkkostenregeling vormt een interessant middel voor werkgevers om medewerkers fiscaal aantrekkelijke vergoedingen en voorzieningen te bieden. Door de tijdelijke uitbreiding en wijzigingen in de vrije ruimte ontstaan er nieuwe mogelijkheden om de arbeidsvoorwaarden nog aantrekkelijker te maken en het personeel extra te belonen. Een zorgvuldige administratie, een heldere communicatie en een nauwe samenwerking met andere afdelingen dragen bij aan het effectief inzetten van de werkkostenregeling. Deze aanpak heeft een positieve invloed op zowel het welzijn van de medewerkers als het succes van de organisatie.

De WKR is gebaseerd op de totale loonsom van de organisatie. Dat betekent dat er niet wordt gekeken naar een vast bedrag per medewerker. Als werkgever kun je naar eigen inzicht de vrije ruimte verdelen over je medewerkers. 

Om de WKR te berekenen, neem je eerst de totale loonsom van de organisatie. Deze loonsom vermenigvuldig je vervolgens met de juiste percentages. In 2023 is dit 3% voor de eerste € 400.000 van de loonsom. Voor het bedrag hierboven geldt 1,18%.

Ja, voor elke werkgever in Nederland is de WKR verplicht.