Fiets van de zaak: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

In tegenstelling tot zelfbedieningsfietsen, bestaat het concept van de bedrijfsfiets erin dat elke werknemer gebruik kan maken van een elektrische of conventionele fiets. De fiets wordt door het bedrijf geleased of gekocht. Het concept is vergelijkbaar met dat van de bedrijfsauto, maar dan wel met een meer ecologische dimensie. 

De jongste generatie werknemers is zich steeds meer bewust van haar ecologische voetafdruk. Deze werknemers willen hun steentje bijdragen door te kiezen voor de fiets in plaats van de auto. In Nederland is deze keuze niet zo vreemd, aangezien de steden daar beschikken over een goede fietsinfrastructuur.

Een bedrijf die aan haar medewerkers een fiets van de zaak aanbiedt, kan daar veel voordelen uithalen. En ook de werknemer zelf geniet van interessante voordelen.

• Forse besparing op parkeerplaatsen. Investeren in extra parkeerplaatsen kost veel geld. Werknemers die hun auto (af en toe) inruilen voor de fiets, zorgen voor extra ruimte op je parkeerterrein. Je bespaart dus veel geld door je werknemers aan te moedigen om vaker de fiets te nemen.

• Een grote boost voor je employer brand. Door een duurzaam vervoermiddel als de fiets aan te bieden aan je medewerkers, moderniseer je het imago van je bedrijf. Dankzij een aantrekkelijke employer brand, krijg je niet alleen je vacatures makkelijker ingevuld, het zal bovendien voorkomen dat je huidige werknemers vertrekken. 

• Gezondere werknemers en minder ziekteverzuim. Elke morgen en elke avond in de file staan bezorgt je werknemers heel wat stress. Fietsen naar het werk is veel aangenamer en voorkomt ook een hoop gedoe. Bovendien heeft deze dagelijkse dosis lichaamsbeweging een positieve invloed op de lichamelijke conditie en gezondheid van je werknemers.

• Goed voor het milieu. Minder auto's betekent minder verkeersopstoppingen, minder geluidsoverlast en minder luchtvervuiling. Fietsen zijn een milieuvriendelijk alternatief voor de auto. 

• Financieel aantrekkelijk. Een fiets is een kleinere investering dan een auto. Bovendien zijn de aanschaf, de verzekering en het onderhoud van de fiets fiscaal aftrekbaar. Er bestaan ook heel wat aftrekposten die een bedrijfsfiets financieel nog aantrekkelijker maken. 

• Interessante secundaire arbeidsvoorwaarde. De meeste fietsen van de zaak worden via een leaseplan aangeboden. De werknemer hoeft geen grote som geld te betalen en kan genieten van een nuttig en goedkoop alternatief dat ook voor privédoeleinden gebruikt kan worden. 

Dankzij het leaseplan hoeft de werknemer zich ook geen zorgen meer te maken over herstellingen en onderhoud. Dergelijke zaken zijn allemaal inbegrepen in het standaard leasepakket. 

Efficiënte processen, hogere productiviteit

HR levert een beslissende bijdrage aan de productiviteit van medewerkers. Want als personeelsprocessen voor iedereen gemakkelijk zijn, houden je medewerkers meer tijd over voor hun eigenlijke werk. Personio helpt je daarbij! 

Productiever worden met Personio

Het verstrekken van een fiets van de zaak aan medewerkers kan vele vormen aannemen. Elke vorm heeft eigen voor- en nadelen. En voor elke vorm gelden andere regels. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste regelgeving. 

Een bedrijf kan een fiets van de zaak voor privégebruik ter beschikking stellen. De belastingdienst zal de fiets op dat moment als loon in natura beschouwen. Dit betekent dat de werkgever over dit ‘loon’ inkomstenbelasting en premies moet betalen. In de praktijk komt dit neer op de belastingen die je moet betalen op de maandelijkse bijtelling van 7%. Lees verder om meer te weten over de bijtelling.

De bijtelling zorgt ervoor dat je medewerkers hun fiets van de zaak ook voor privédoeleinden kunnen gebruiken. Je betaalt 7% extra op de aanschafprijs van de fiets, wat eigenlijk helemaal niet zo duur is. 

De werkgever moet altijd de bijtelling betalen, ook als de medewerkers de gekochte fiets niet voor privédoeleinden gebruiken. In tegenstelling tot bij een bedrijfsauto, maakt dit gegeven voor de belastingdienst geen verschil uit.

Een bedrijf kan een fiets van de zaak volgens 3 verschillende systemen verstrekken aan haar werknemers:

1. Het bedrijf betaalt een bijdrage aan de werknemer. De werknemer kiest zijn eigen fiets. Je kunt als werkgever de aankoopprijs van de fiets geheel of gedeeltelijk vergoeden. De belastingdienst beschouwt deze vergoeding als loon in natura (zie hierboven voor de belastingvoorschriften). 

2. Het bedrijf koopt de fiets voor de werknemer. Je kan als bedrijf de fiets zelf kopen aan een gunstig tarief en vervolgens overdragen aan de werknemer. De fiets wordt dan wel eigendom van de werknemer. Je hebt bij deze regeling geen recht op belastingaftrek, maar je kunt elke gereden kilometer als aftrekbare bedrijfskosten aangeven. 

3. Het bedrijf stelt de fiets ter beschikking aan de werknemer. De fiets blijft eigendom van het bedrijf. Dat kan via een volledige aankoop of via een leaseplan. Je hebt als bedrijf recht op belastingaftrek voor aankoopbedragen tot € 749. Uiteraard mag de werknemer ook hier de fiets onbeperkt gebruiken voor privédoeleinden. 

—------------------

Bedrijven die zelf een fiets kopen en die aan hun werknemers ter beschikking stellen, hebben recht op belastingaftrek voor bedragen tot € 749.

—------------------

Er zijn geen wettelijke bepalingen voor het opstellen van een bedrijfsfietsbeleid. Het is echter een goed idee om een fietsreglement op te stellen, zodat elke partij precies weet welke rechten en verplichtingen ze heeft. Zo’n reglement bevat onder meer de gebruiksvoorwaarden voor de fiets van de zaak. Hier volgen een aantal voorbeelden van zaken die in het reglement van de fiets van de zaak geregeld kunnen worden:

• Volgens welk van de drie systemen wordt de fiets verstrekt?

• Komt het bedrijf financieel tussenbeide indien de werknemer zelf een fiets kiest?

• Voor welke doeleinden mag de fiets gebruikt worden?

• Wat is de financiële regeling? Met andere woorden: wie betaalt voor wat?

• Wie betaalt er voor herstellingen en onderhoud? Zijn deze uitgaven beperkt?

• Wie moet de reparaties laten uitvoeren?

• Hoelang wordt de fiets ter beschikking gesteld? 

• Wat gebeurt er met de fiets wanneer de werknemer het bedrijf verlaat? 

• Wat zijn de verzekeringsvoorwaarden, indien die er zijn? 

Zorg ervoor dat je al deze vragen duidelijk beantwoordt in een beknopt document. Door transparant te zijn, zorg je ervoor dat elke partij (werkgever en werknemer) weet wat hij kan verwachten. 

Diepe inzichten voor strategische HR-beslissingen

In Personio kan je gemakkelijk en overzichtelijk belangrijke personeelscijfers zien en analyseren, zoals het ziekteverzuim of personeelsverloop en zo de basis leggen voor goed gefundeerde beslissingen.

Naar de analysefunctie

Je moet als werkgever 7 % van de aanschafwaarde van de aangekochte fiets op jaarbasis toevoegen aan het loon van je werknemer. Je werknemer zal maandelijks belasting betalen over dit bedrag. 

Het grootste voordeel is de meerwaarde die een bedrijfsfiets aan je employer brand geeft. Je bedrijf steunt milieuvriendelijke vervoersalternatieven en je helpt je werknemers om fit en gezond te blijven. Sinds 2020 is ook de belastingregeling voor bedrijfsfietsen sterk vereenvoudigd en gunstiger gemaakt. Dit is een extra stimulans om van de fiets een volwaardig vervoersalternatief te maken.

Een fiets van de zaak is fiscaal interessant omdat de fiets als uitgave telt en je de btw kunt terugvorderen. Vergeet niet dat de fiets meer dan € 450 waard moet zijn. Je kunt de fiets ook kopen voor privégebruik. De fiets wordt dan beschouwd als loon in natura. Het voordeel van deze regeling is dat de werkgever belastingen en premies van de aankoopprijs kan aftrekken. 

Als werkgever heb je twee keuzes:

1. Zelf een fiets aankopen. Met deze optie betaal je als werkgever zelf voor de fiets, maar ook voor de extra kosten zoals reparaties, verzekering en onderhoud. Alle gemaakte kosten zijn fiscaal aftrekbaar.

2. Een fiets leasen. Leasing van een fiets gebeurt via een leasemaatschappij. Je betaalt als bedrijf een maandelijkse bijdrage voor alle kosten. De kosten hangen af van de individuele leasemaatschappij en zijn volledig fiscaal aftrekbaar. 

Als werkgever hoef je niet te betalen voor een fietsplan. Een fietsplan is een gunstige overeenkomst waarbij je je werknemer een fietspakket aanbiedt, meestal tegen een lagere prijs of met een verzekering. Dit pakket kan aan de werknemer worden uitbetaald via het brutoloon, maar ook via overuren of vakantiegeld. Sommige werkgevers kiezen ervoor om zelf een bijdrage te leveren.