Voortgangsgesprek: Wat is het en wat wordt er besproken?

employees holding a probation review meeting

Het voortgangsgesprek, ook wel het functioneringsgesprek genoemd, is een manier om het functioneren van de werknemer in kaart te brengen. Het heeft als doel om ervoor te zorgen dat de samenwerking tussen de werknemer en leidinggevende beter wordt en dat de werknemer nog beter gaat presteren. Moderne HRIS applicaties, zoals bijvoorbeeld Personio, hebben het gemakkelijk gemaakt om een voortgangsgesprek te plannen en vast te leggen. 

Wat maakt een voortgangsgesprek nou anders dan een beoordelingsgesprek? En wat bespreek je precies in zo'n gesprek? In dit artikel vertellen we je wat een voortgangsgesprek is, over de opbouw en inhoud van het voortgangsgesprek en hoe je op een effectieve manier dit gesprek kunt voeren.

Wat is een voortgangsgesprek?

Een voortgangsgesprek is een open gesprek tussen de leidinggevende en de werknemer en vindt minstens één keer per jaar plaats. Tijdens het gesprek wordt het functioneren van de werknemer besproken en wat er mogelijk nog verbeterd kan worden. Daarnaast wordt er vaak gekeken naar de ambities van de werknemer en worden eventuele ontwikkelingsbehoeften in kaart gebracht. Op basis van gemaakte afspraken kan er een vervolggesprek worden ingepland.

Een belangrijk element van het voortgangsgesprek is dat de rollen gelijkwaardig verdeeld zijn. Het is een tweerichtingsgesprek waarbij zowel leidinggevende als werknemer de kans krijgen aandachtspunten in te brengen. Dit is anders dan bij een beoordelingsgesprek waarbij de leidinggevende specifiek gaat kijken naar het presteren van de werknemer en deze, de naam zegt het al, gaat beoordelen. De relatie is in een beoordelingsgesprek dus minder gelijk.

Het belang en de voordelen van een voortgangsgesprek

Waarom kies je als leidinggevende voor een voortgangsgesprek? Het is een effectief instrument dat, indien goed ingezet, meerdere voordelen biedt.

Het helpt om de communicatie en het begrip te verbeteren tussen de leidinggevende en de werknemer. Door dit gesprek te voeren, kan de leidinggevende de werknemers feedback geven over hun werkprestaties en gebieden identificeren waar verbetering nodig is én vice versa. Hieronder hebben we een aantal voordelen op een rij gezet.

  1. Het draagt bij aan de motivatie en werkplezier van zowel werknemer als leidinggevende.

  2. Het draagt bij aan het verbeteren van de relatie tussen de leidinggevende en werknemer, wat kan leiden tot minder ziekteverzuim en een prettige samenwerkingsrelatie.

  3. Het zorgt voor een positievere en productievere werkomgeving en bedrijfscultuur.

  4. Het faciliteert een volledig en actueel personeelsdossier.

Meer perspectieven, alle feedback op één plek

Performance Feedback Meeting

Zijn alle gesprekken afgerond en wat is er afgesproken? Met Personio hoef je jezelf deze vragen niet meer te stellen, want de feedback komt hier allemaal samen op een plek.

De opbouw van het voortgangsgesprek

Een voortgangsgesprek bestaat uit drie fasen. Het eerste deel is gewijd aan het bespreken van de afgelopen periode. Het tweede deel betreft het samen vooruitkijken. Het derde en laatste deel heeft als focus het maken van concrete afspraken en het vaststellen van doelen.

Resultaat doelstellingen

Het eerste dat in een voortgangsgesprek wordt besproken zijn de doelstellingen die voor de verslagperiode zijn vastgesteld. Op deze manier kijk je samen terug. Het is belangrijk om deze doelstellingen samen te bespreken en na te gaan of ze zijn bereikt. We hebben zes vragen op een rij gezet die hierbij kunnen helpen.

  • Zijn de persoonlijke en functiegerichte doelstellingen behaald?

  • Hoe heeft de werknemer bijgedragen aan het succes van de organisatie?

  • Welke obstakels zijn er (eventueel) geweest voor het behalen van de doelstellingen?

  • Op wat voor manier is de werknemer omgegaan met deze obstakels?

  • Hoe heeft de werknemer bijgedragen aan het succes van de organisatie?

  • Hoe beleeft de werknemer plezier aan de invulling van zijn of haar werkzaamheden?

Persoonlijke ontwikkelpunten

In het tweede deel van het voortgangsgesprek kijken jullie samen vooruit. Wat zijn de ambities van de werknemer? En hoe kunnen die bereikt worden? Dit is ook de fase waarin eventuele opleidingsbehoeften en ontwikkelingsmogelijkheden worden besproken. Hieronder hebben we vier voorbeeldvragen op een rij gezet die helpen je deze fase te structureren.

  • Wat wil de werknemer de komende tijd bereiken?

  • Welke doorgroeimogelijkheden ziet hij of zij voor zichzelf?

  • Wat heeft de werknemer nodig vanuit de organisatie of leidinggevende om dit te bereiken?

  • Is er behoefte aan coaching of scholing?

Acties

Het laatste deel van het voortgangsgesprek gaat over het maken van afspraken. Dit kan gaan over training, coaching, of andere acties die besproken zijn. Ook is het belangrijk om afspraken te maken over hoe de komende periode geëvalueerd zal worden.

  • Wat zijn de afspraken voor de komende periode?

  • Wanneer vindt de volgende evaluatie plaats?

  • Wat heeft de werknemer nodig van de leidinggevende of de organisatie?

Template voor functioneringsgesprekken

Handleiding voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Moet je het voorgangsgesprekken invoeren?

Wil je als leidinggevende de communicatie verbeteren met je werknemer, prestaties verhogen en inzicht krijgen in zijn of haar talenten? Een voortgangsgesprek is dan een effectief middel. Plan dit gesprek minstens één keer per jaar en volg het eventueel op met een tweede gesprek waarin de gemaakte afspraken aan de orde komen. Zorg voor een vertrouwde sfeer, een gelijke rolverdeling en sta open voor het ontvangen van feedback. Op deze manier zet je als leidinggevende een effectief voortgangsgesprek neer.

Veelgestelde vragen

Wat bespreek je in een voortgangsgesprek?

In een voortgangsgesprek focus je als leidinggevende op drie punten: het resultaat van de voorgaande verslagperiode, de persoonlijke ontwikkelpunten van de werknemer en, heel belangrijk, de acties die hieruit naar voren komen. Vanuit de werknemer kunnen er ook punten worden aangedragen om te bespreken. Een voortgangsgesprek is immers bedoeld als een gelijkwaardig gesprek.

Hoe bereid je een voortgangsgesprek voor?

Als leidinggevende bepaal je voor een groot deel het verloop van een voortgangsgesprek. Je draagt de zorg voor de vertrouwelijke sfeer en de gelijkwaardige rolverdeling. Bereid het voortgangsgesprek daarom goed voor. Dit kan in drie simpele stappen: bepaal het doel, kiest de juiste tijd en plaats en wees bereid om feedback te geven en te ontvangen. Zo zorg je als leidinggevende voor een succesvol voortgangsgesprek.

Disclaimer

Stimuleer performance bedrijfsbreed

Performance Questions