Vakantiedagen berekenen: berekeningen + uitbetalen

Medewerkers die fulltime werken hebben recht op minimaal 20 vakantiedagen per jaar. Dit kunnen er meer zijn, afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt in de cao. Medewerkers die parttime werken krijgen vakantiedagen op basis van het aantal uren dat ze werken. Elke medewerker heeft dus naar rato recht op wettelijke vakantiedagen. 

Om het aantal vakantiedagen te berekenen vermenigvuldig je het aantal gewerkte uren met 4,4% (het percentage vakantie-uren per jaar bij 20 vakantiedagen). 

Het percentage aan vakantiedagen berekenen kan natuurlijk ook. Je vermenigvuldigt hiervoor het aantal vakantie-uren met 100% en deelt het door het aantal uren dat de medewerker in een jaar werkt.

Als een medewerker bijvoorbeeld 36 uur per week werkt, komt dit neer op 1.872 uur per jaar (52 weken x 36 uur). Bij 20 vakantiedagen hoort een totaal van 160 vakantie-uren (20 x 8 uur). Het percentage aan vakantiedagen is dan 8,5% (160 / 1.872 x 100%). 

Bij het uitdiensttreden van een medewerker heeft hij of zij recht op de uitbetaling van de vakantiedagen die niet werden opgenomen. De niet gebruikte vakantiedagen worden dan als onderdeel van de eindafrekening bij de ontslagvergoeding uitgekeerd.

De berekening hiervoor is eenvoudig. Voor het aantal vakantiedagen dat nog openstaat, vermenigvuldig je het aantal uren met het laatstverdiende uurloon. Bijvoorbeeld, als een medewerker nog tien vakantiedagen open heeft staan met acht uren per dag en een uurloon van € 15, dan krijgt de medewerker bij uitdiensttreding € 1.200 (10 x 8 x € 15) uitbetaald.

Beheer de vakanties van uw medewerkers met deze praktische Excel-vakantieplanner

• Overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken

• Met nationale feestdagen (regionale feestdagen kunnen gemakkelijk worden toegevoegd)

• Automatische berekening van vakantie-aanspraken en resterende vakantiedagen

Download: Excel-sjabloon vakantieplanner

Bij 0 urencontracten is het eveneens van belang om te weten hoe de berekening van vakantiedagen werkt. Je medewerker kan bijvoorbeeld een vrijstelling van werk hebben. 

Hierbij wordt uitgegaan van het gemiddelde aantal gewerkte uren per week in de afgelopen twaalf maanden. Het totaal aantal vakantie-uren wordt dan berekend door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met de factor 0,088. Deze factor van 0,088 is gebaseerd op de wettelijke 20 vakantiedagen. Bijvoorbeeld, als een medewerker gemiddeld 15 uur per week heeft gewerkt, dan heeft hij recht op 79,2 vakantie-uren (15 x 0,088 x 52).

Voor parttime medewerkers gelden specifieke regels voor de berekening van vakantiedagen. Het aantal vakantiedagen is afhankelijk van het aantal uren dat per week wordt gewerkt. Als een medewerker bijvoorbeeld 24 uur per week werkt en er recht is op 20 vakantiedagen per jaar, dan krijgt de medewerker 120 vakantie-uren (20 x 6 uur).

Om te berekenen hoeveel vakantie-uren de parttime medewerker heeft opgebouwd, vermenigvuldigen we 160 uren met de fractie 24/40, wat resulteert in 96 uren (160 x 0,6).

Het uitbetalen van vakantiedagen gebeurt bij de uitdiensttreding of in overleg met de werkgever. Hierbij wordt gekeken naar het aantal opgebouwde vakantiedagen en het loon van de medewerker. Als een medewerker bijvoorbeeld nog 10 vakantiedagen heeft openstaan met een uurloon van € 20, dan wordt er € 1.600 (10 x 8 x € 20) uitbetaald.

Bij de uitbetaling van vakantiedagen wordt er rekening gehouden met de loonheffing. Vakantiedagen worden namelijk gezien als loon, en daarom moet er loonheffing ingehouden worden. Dit wordt direct door de werkgever verrekend met de Belastingdienst. Het nettobedrag dat overblijft na inhouding van de belasting, wordt vervolgens uitbetaald aan de medewerker.

Download onze gids voor personeelsstrategie

Om het welzijn van je medewerkers centraal te stellen heb je een strategie nodig die is opgesteld op basis van jouw personeel. Download vandaag nog onze gids en stappenplan om je eigen personeelsstrategie te ontwikkelen, rechtstreeks van de Chief People Officer van Personio.

Download de gids

Als HR-manager is het belangrijk om de netto-uitbetaling van vakantiedagen te kunnen berekenen. De formule hiervoor is als volgt: het fiscale jaarloon wordt gedeeld door het aantal werkdagen per jaar. Dit bedrag vermenigvuldig je met het aantal opgenomen vakantiedagen om de bruto-uitbetaling van vakantiedagen te berekenen. Het nettobedrag kan vervolgens berekend worden door de ingehouden loonheffing (belasting) af te trekken van het brutobedrag. Het is handig om een loonbelastingtabel te raadplegen om de exacte bedragen te weten te komen.

Het correct berekenen en uitbetalen van vakantiedagen is van groot belang voor zowel de werkgever als de medewerkers. Als HR-manager is het essentieel om op de hoogte te zijn van de geldende regels en voorschriften rondom vakantiedagen. Het aantal vakantiedagen is afhankelijk van het aantal gewerkte uren en er gelden specifieke regels voor parttime medewerkers en nulurencontracten. Bij uitdiensttreding dient er ook rekening gehouden te worden met het uitbetalen van de opgebouwde vakantiedagen en de daarbij behorende belastingheffingen.

Niet-opgenomen vakantiedagen worden aan het einde van het jaar meestal niet uitbetaald, tenzij de medewerker daar een verzoek voor indient. Het is meer gangbaar dat deze dagen komen te vervallen.

Wanneer een medewerker overstapt van een fulltime naar een parttime dienstverband, worden de vakantiedagen berekend op basis van het aantal uren dat de medewerker daadwerkelijk werkt. Hierbij komt het dus aan op een berekening van het aantal vakantie-uren dat de medewerker heeft opgebouwd.

Om de vakantiedagen te berekenen van medewerkers die midden in het jaar in dienst treden, wordt er gekeken naar het aantal dagen dat de medewerker daadwerkelijk in dienst is geweest. Dit bereken je door het aantal dagen dat de medewerker in dienst was te delen door het totale aantal werkdagen per jaar. Dit resultaat moet je vervolgens vermenigvuldigen met het aantal vakantiedagen waar de medewerker recht op heeft.