Personeelskosten: berekenen, wetgeving en besparen

De personeelskosten zijn alle kosten die je als werkgever betaalt om personeel in dienst te hebben in je bedrijf. Deze kosten bestaan slechts voor een deel uit het brutosalaris dat de werknemer maandelijks ontvangt. Naast het salaris van werknemers omvatten deze kosten ook verplichte bijdragen en reserveringen, zoals vakantiegeld, pensioenpremies, en de kosten voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Al deze uitgaven samen vormen de personeelskosten.

Leestip: Wat betekent payroll?

Personeelskosten zijn op te splitsen in drie categorieën: 1. de directe loonkosten, 2. de indirecte loonkosten, en 3. de loonheffingen. Deze drie componenten samen vormen de totale personeelskosten die een werkgever maakt om personeel in dienst te hebben.

De directe loonkosten bestaan uit:

• het salaris

• de vakantietoeslag 

• een eventuele bonus

• een dertiende maand

De indirecte loonkosten zijn variabel en bestaan uit allerlei vergoedingen die niet rechtstreeks onder het brutoloon vallen. Je hebt deze kosten als bedrijf grotendeels zelf in de hand, tenzij er een cao van toepassing is. Voorbeelden van indirecte loonkosten zijn:

• pensioenkosten 

• reiskostenvergoeding

• personeelsverzekeringen

• onkostenvergoedingen

• secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een winstuitkering of auto van de zaak

• kosten voor werving en selectie

• kosten voor de inrichting van een (thuis)werkplek

• scholingskosten

• kosten voor persoonlijke bescherming

• kosten voor personeelsuitjes

• geschenken 

Als werkgever betaal je ook verplichte premies en bijdragen aan de Belastingdienst, dit zijn de loonheffingen. Je kunt hierbij denken aan: 

• de loonbelasting

• de premies voor werkgeversverzekeringen en volks­verzekeringen 

• de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet

Verandermanagement en HR-strategie gaan hand in hand

Je HR-strategie bepaalt hoe de HR-afdeling proactief kan bijdragen aan de toekomst van het bedrijf. Deze gids toont je de belangrijkste stappen om een doelgerichte strategie te ontwikkelen.

Nu downloaden

Je berekent de personeelskosten door de directe loonkosten, de indirecte loonkosten en de loonheffingen bij elkaar op te tellen. Hieronder geven we een eenvoudig voorbeeld ter illustratie.

Je medewerker verdient € 2.500 bruto per maand. Dat betekent dat hij recht heeft op minimaal 8% vakantietoeslag.

€ 2.500 * 0,08 = € 200

De directe loonkosten bedragen € 2.500 + € 200 = € 2.700

Hierbij tel je nog een eventuele bonus en 13e maand op.

Heb je als werkgever te maken met een cao? Dan houd je je aan de gemaakte pensioenafspraken. Is er geen cao van toepassing? Dan bepaal je als werkgever zelf of je je medewerkers een pensioenregeling biedt. Je kunt hierbij uitgaan van een gemiddelde pensioenpremie van ongeveer 8% van het brutosalaris.

In dit voorbeeld komt dat neer op:

€ 2.700 * 0.08 = € 216

Voor zover van toepassing, tel je hier ook nog de kosten bij op voor woon-werkverkeer en reizen, personeelsverzekeringen, onkostenvergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. En vergeet ook niet de kosten voor werving en de inrichting van de werkplek mee te nemen.

De directe en indirecte loonkosten bedragen samen € 2.700 + € 216 = € 2.916

Als werkgever ben je verplicht bijdragen te betalen in het kader van de ZVW (Zorgverzekeringswet), de WW (Werkloosheidswet), de WAO/WIA (Arbeidsongeschiktheidsverzekeringen) en WGA (Regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten). Deze bijdragen bedragen doorgaans rond de 20% van het brutoloon. Je berekent de loonheffingen door het totale salaris inclusief vakantiegeld op te tellen, daar de pensioenkosten van af te trekken, en vervolgens 20% van dat bedrag te berekenen.

(€ 2.500 + € 200 - € 216) * 0,2 = € 496,80

De totale personeelskosten per maand bedragen in dit geval:

€ 2.916 + € 496,80 = € 3.412,80 

Om te beoordelen of je personeelskosten redelijk zijn, kun je ze afzetten tegen je omzet. In de meeste bedrijven zouden de personeelskosten idealiter tussen de 30% en 60% van de omzet moeten bedragen, afhankelijk van het type werk dat wordt uitgevoerd in het bedrijf. Dit percentage hangt ook af van de mate waarin er maatwerk of specialistisch werk plaatsvindt. Om dit percentage te berekenen, deel je de personeelskosten door de omzet en vermenigvuldig je het resultaat met 100.

Template: Passen de kandidaten wel bij het bedrijf?

Met vragen over de cultural fit kan je nagaan of de sollicitanten passen bij het bedrijf en zijn waarden. In deze template vind je inspirerende suggesties.

Downloaden: de Beste Vragen Over de Cultural Fit

Overweeg het aannemen van specifieke groepen, zoals een werkloze oudere of een persoon met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierdoor kun je als werkgever aanspraak maken op een subsidie of tegemoetkoming.

Als werkgever kun je onbelaste vergoedingen aan je werknemers verstrekken via de werkkostenregeling. Dit geldt bijvoorbeeld voor vergoedingen zoals een OV-abonnement, reiskostenvergoedingen en maaltijden bij overwerk.

Sinds 2022 kun je gebruikmaken van de STAP-subsidie. Hiermee kun je per medewerker per jaar maximaal € 1.000 ontvangen voor scholing of persoonlijke ontwikkeling.

Met Personio kun je moeiteloos je belangrijkste statistieken bekijken en relevante grafieken genereren. En dat allemaal met behulp van gegevens die centraal opgeslagen zijn. 

Meer informatie over het maken van rapporten en analyses met Personio

Deze onderstaande samenvatting biedt een helder overzicht van de veranderingen die werkgevers kunnen verwachten met betrekking tot personeelskosten in 2024.

De minimumlonen voor jongeren, BBL-leerlingen en volwassen zullen stijgen in 2024. Per 1 juli 2024 is er een stijging van 3,09%. Deze stijging is het gevolg van de invoering van een minimum uurloon, wat ook leidt tot verhogingen van de cao-lonen en uitkeringen.

Werkt je medewerker (een deel van de dag) thuis? Dan kan je hem of haar nu een vergoeding verstrekken van € 2,35 per dag. Over dit bedrag hoeft geen belasting te worden betaald. Op de dagen dat de medewerker thuiswerkt, ontvangt hij of zij geen reiskostenvergoeding.

De onbelaste reiskostenvergoeding stijgt verder in 2024. Zo zal je 23 cent per kilometer kunnen uitkeren.

Vanaf 2024 is het STAP-budget niet meer beschikbaar. Dit komt doordat er nieuwe subsidies beschikbaar zijn die aantrekkelijker zijn voor kleine werkgevers.

De Werkkostenregeling (WKR) wordt aangepast in 2024 naar een vrije ruimte van 1,92% bij een loonsom tot 400.000 euro. Dit betekent dat je tot € 7.680 onbelast kunt vergoeden zonder loonbelasting te betalen.

Ideaal gezien zouden de personeelskosten maximaal tussen de 30% en 60% van de omzet moeten bedragen.

Volgens het CBS betaalt een werkgever gemiddeld ruim 60 duizend euro per jaar voor een fulltime werknemer. Het spreekt voor zich dat dit bedrag varieert, afhankelijk van het type werk dat wordt verricht en de kwalificaties van de medewerker.

Hoe beïnvloeden de secundaire arbeidsvoorwaarden de totale personeelskosten?

De secundaire arbeidsvoorwaarden maken ook deel uit van de totale personeelskosten. Bekijk samen met je boekhouder of het loonadministratiebureau hoe je de verdeling tussen het loon en de secundaire arbeidsvoorwaarden kan optimaliseren, voor zowel je personeel als voor jou.

Je bent als werkgever uiteraard verplicht om je personeel adequaat te vergoeden en hier ook steeds loonheffing over te betalen. Zorg ervoor dat je je administratie goed bijhoudt en communiceer ook open met je personeel over hun rechten en plichten.