Personeelskosten: berekenen, wetgeving en besparen

Personeelskosten bestaan slechts voor een deel uit het brutosalaris dat je werknemer maandelijks ontvangt. Als werkgever betaal je namelijk ook nog verplichte bijdragen en reserveringen, zoals vakantiegeld en pensioenpremie, en de kosten voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Al deze uitgaven samen vormen de personeelskosten.

Personeelskosten zijn op te splitsen in drie categorieën.

De directe loonkosten bestaan uit het salaris, de vakantietoeslag en een eventuele bonus of dertiende maand.

De indirecte loonkosten bestaan uit allerlei vergoedingen die geen deel uitmaken van het brutoloon. Je hebt deze kosten als bedrijf grotendeels zelf in de hand, tenzij er een cao van toepassing is. Voorbeelden van indirecte loonkosten zijn: pensioenkosten, reiskosten, personeelsverzekeringen, onkostenvergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een winstuitkering of auto van de zaak.

Daarnaast maak je als werkgever nog kosten voor bijvoorbeeld werving en selectie, de inrichting van een (thuis)werkplek, scholing, persoonlijke bescherming, personeelsuitjes en geschenken, zoals een kerstpakket.

Als werkgever betaal je ook verplichte premies en bijdragen aan de Belastingdienst. Dit zijn de loonheffingen. Je kunt hierbij denken aan de loonbelasting, de premies voor werkgeversverzekeringen en volks­verzekeringen, en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet.

Je berekent de personeelskosten door de directe loonkosten, de indirecte loonkosten en de loonheffingen bij elkaar op te tellen. Hieronder geven we een eenvoudig voorbeeld ter illustratie.

Je medewerker verdient € 2.500 bruto per maand. Dat betekent dat hij recht heeft op minimaal 8% vakantietoeslag.

€ 2.500 * 0,08 = € 200

De directe loonkosten bedragen € 2.500 + € 200 = € 2.700

Hierbij tel je nog de eventuele bonus en 13e maand op.

Heb je als werkgever te maken met een cao? Dan houd je je aan de gemaakte pensioenafspraken. Is er geen cao, dan bepaal je zelf of je je medewerkers een pensioenregeling biedt. Je kunt hierbij uitgaan van een gemiddelde pensioenpremie van ongeveer 8% van het brutosalaris.

In dit voorbeeld komt dat neer op:

€ 2.700 * 0.08 = € 216

Indien van toepassing, tel je hier ook de kosten bij op voor woon-werkverkeer en reizen, personeelsverzekeringen, onkostenvergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden. En vergeet ook niet de kosten voor de werving en de inrichting van de werkplek.

De directe en indirecte loonkosten bedragen samen € 2.700 + € 216 = € 2.916

ZVW, WW, WAO/WIA, WGA: als werkgever betaal je hier verplicht een bijdrage voor. Het bedrag ligt rond de 20%. Je berekent de loonheffingen door het salaris en vakantiegeld bij elkaar op te tellen, daar de pensioenkosten vanaf te trekken, en daar 20% van te berekenen.

(€ 2.500 + € 200 - € 216) * 0,2 = € 496,80

De totale personeelskosten per maand bedragen in dit geval:

€ 2.916 + € 496,80 = € 3.412,80 

Door je personeelskosten af te zetten tegen je omzet, krijg je een indruk of de personeelskosten realistisch zijn. Afhankelijk van het soort werk dat er wordt verricht in je bedrijf, zouden je personeelskosten tussen de 30 en 60% van de omzet moeten bedragen. Dit percentage is mede afhankelijk van de mate waarin sprake is van maatwerk of specialistisch werk. Je berekent dit concreet door de personeelskosten te delen door de omzet en het resultaat te vermenigvuldigen met honderd. Hoe kun je besparen op je personeelskosten?

Door bijvoorbeeld een werkloze oudere aan te nemen of mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, kun je als werkgever aanspraak maken op een subsidie of tegemoetkoming.

Als werkgever kun je onbelaste vergoedingen aan je werknemers geven via de werkkostenregeling. Deze vergoedingen gelden bijvoorbeeld voor een OV-abonnement, reiskosten en maaltijden bij overwerk.

Sinds 2022 kun je gebruikmaken van de STAP-subsidie, waardoor je per medewerker en per jaar maximaal € 1.000 ontvangt voor scholing of ontwikkeling.

De minimumlonen voor jongeren, BBL-leerlingen en volwassen zijn in 2022 gestegen. Ook in de cao’s zijn de salarissen verhoogd.

Werkt je medewerker (een deel van de dag) thuis? Dan mag je hier € 2 per dag voor geven. Over dit bedrag hoeft geen belasting te worden betaald. Op de dagen dat de medewerker thuiswerkt, ontvangt hij geen reiskostenvergoeding.

Werkenden en werkzoekenden kunnen vanaf maart 2022 een subsidie voor scholing en ontwikkeling aanvragen van maximaal € 1.000 per jaar. Deze subsidie kan gebruikt worden voor opleidingen, trainingen en cursussen. Dit heet het STAP-budget (STimulering Arbeidsmarkt Positie).

De premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds is in 2022 aangepast, waardoor kleine ondernemers minder gaan betalen en (middel)grote ondernemers iets meer. 

De personeelskosten mogen maximaal tussen de 30 en 60% van de omzet bedragen.

Volgens het CBS betaalde een werkgever gemiddeld ruim 60 duizend euro per jaar voor een fulltime werknemer. Het spreekt voor zich dat dit bedrag afhankelijk is van het soort werk en de kwalificaties van de medewerker.