Overuren uitbetalen: deadlines, verplichtingen en beloningen

Overuren zijn alle uren die gepresteerd worden in een week, bovenop de werkuren die in de arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd. Zijn dat er bijvoorbeeld 40, dan zijn alle uren die bovenop die 40 uren worden gewerkt overuren. 

Overwerk is een ander woord voor overuren. Het gaat hier om al het werk dat gedaan wordt buiten de werkuren die vastgelegd zijn in het arbeidscontract. 

In een standaard, fulltime overeenkomst werken werknemers 8 uur per dag. In bepaalde situaties kan het voorkomen dat er meer werk is dan dat er gedaan kan worden in 8 uur. Dan spreken we van overwerk, al zit hier wel een maximum op.

 Volgens de Arbeidstijdenwet gelden de volgende regels:

• Per dag mag een werknemer maximum 12 uur werken.

• Per week mag een werknemer maximum 60 uur werken.

• Over een periode van 16 weken geldt een gemiddeld maximum van 48 uur.

• Over een periode van 4 aansluitende weken geldt een gemiddeld maximum van 55 uur.

Er bestaan wel uitzonderingen op deze regels, namelijk voor seizoenswerk of tijdens piekmomenten. Ook bij onverwachte situaties, zoals een werkongeval of andere problemen, kan er een uitzondering gemaakt worden.

Huidige FTE's altijd zichtbaar

Met Personio heeft u met één klik op de knop toegang tot uw FTE-telling om datagestuurde beslissingen te nemen.

Meer over de analysefunctie

Iedere organisatie gaat anders om met overwerk. In sommige bedrijven is het verplicht om een aantal uren per week extra te werken, in andere bedrijven hebben werknemers er juist een afkeer van. Het is belangrijk om jouw regels omtrent overwerk duidelijk mee op te nemen in de cao. Is overwerk verplicht? Hoe wordt overwerk vergoed? En hoe wordt het bijgehouden? Op die manier hebben je medewerkers een duidelijk zicht op de verwachtingen.

Tegenwoordig wordt het presteren van overuren steeds vaker vermeden. Na vele onderzoeken blijkt dat niet alleen hetwelzijn van de medewerkers erdoor wordt aangetast, maar werknemers zouden ook minder efficiënt en minder goed werken.

Soms komt het voor dat er een percentage over het maandsalaris wordt berekend voor overuren. Dit moet dan duidelijk in de cao vermeld staan. De berekening om overuren uit te betalen is als volgt:

Percentage overwerkuren = (uurloon overwerk / normale uurloon) * 100%

We kaderen het graag even aan de hand van een voorbeeld. Stel, je werknemer verdient € 2100 per maand voor een werkweek van 40 uur. Voor de overuren krijgt hij een toeslag van 0,15%.

Per uur komt dit neer op: 2100*0,15% = 3,15. Dat wil zeggen dat zijn standaard uurloon van € 13,13 wordt verhoogd naar € 16,28 voor elk uur overwerk.

Heb je geen zin om dit steeds per werknemer te moeten berekenen? Met de tool voor salarisadministratie van Personio wordt dit allemaal automatisch voor je geregeld! 

Leestip: Hierbij wordt rekening gehouden met het totaal aantal werkuren per maand.

Digitaal werk vereist digitale processen

Oké, laten we eerlijk zijn: met ordners en Excel-lijsten kom je tegenwoordig als bedrijf niet ver meer. Gelukkig heeft Personio daarvoor de oplossing: eenvoudige, digitale HR-processen, van werving en digitale personeelsdossiers tot salarisadministratie.

Demo boeken

Stel, je werknemer laat zijn overuren uitbetalen in de vorm van extra loon. In dat geval moet hier ook belasting over worden betaald. Overuren worden namelijk in dezelfde belastingschijf belast als de normale werkuren. Dit ligt in Nederland tussen de 37,10% en 49,50% afhankelijk van hoe hoog het inkomen is.

 De uitbetaalde overuren kunnen er dus voor zorgen dat je werknemer in een hogere belastingschijf terecht komt. Wanneer dit gebeurt, valt enkel de vergoeding voor de overuren in de hogere belastingschijf en zal hij daar dus meer van moeten afgeven. Om dit te vermijden, zijn er ook andere manieren om overuren te vergoeden.

Overwerk kan op drie verschillende manieren worden uitbetaald door de werkgever:

• Tijd-voor-tijd: hierbij worden de gewerkte overuren omgezet in extra vrije tijd. Dat kan één op één, waarbij 1 gewerkte overuur overeenkomt met 1 uur vrij, maar er kan ook een toeslag op worden gerekend, zoals 1 uur werken, 1,5 uur vrij. De regels hiervoor staan uitgeschreven in de cao, waarbij ook wordt vermeld binnen welke periode de vrije uren moeten worden opgenomen.

• Extra loon: je betaalt je werknemer gewoon meer loon uit. Per gewerkte uur krijgt hij of zij een uur meer loon.

• Overwerktoeslag: het is ook mogelijk om overuren meer te verlonen dan gewone werkuren. Dit doe je dan aan de hand van een toeslag, zoals we hierboven hebben berekend.

Het spreekt voor zich dat alle overuren die gepresteerd worden, goed moeten worden gedocumenteerd. Niet alleen om misverstanden te vermijden en je werknemers correct te kunnen uitbetalen, maar ook om ervoor te zorgen dat je werknemers niet te veel werken.

Hiervoor kun je handige tijdregistratietools gebruiken, maar ook de software van Personio voor salarisadministratie is uitermate geschikt. Met de software hou je eenvoudig bij hoeveel salaris elke medewerker krijgt op het einde van de maand.

Of overuren kunnen vervallen, hangt af van wat er in de cao of in de arbeidsovereenkomst staat vermeld. Vaak is het zo dat de extra vrije tijd die een medewerker krijgt door het maken van overuren, binnen een bepaalde periode moet worden opgenomen.

Bij ontslag moet de werkgever een eindafrekening bezorgen aan de werknemer. Stonden er nog overuren open die uitbetaald moesten worden, dan staan deze vermeld op de eindafrekening en worden deze wel degelijk nog uitbetaald.