De personeelsadministratie: wat is het en hoe pak je het slim aan?

De personeelsadministratie omvat alle nuttige documenten en informatie over je bedrijf en je medewerkers, en de administratieve taken die daarmee gepaard gaan. Denk bijvoorbeeld aan de wettelijk verplichte loon- en salarisadministratie, het bijhouden van een personeelsdossier, de verslagen van evaluatiegesprekken, de secundaire arbeidsvoorwaarden, communicatiegegevens, managementrapportages enzovoort. Ook de verzuim- en verlofadministratie maken doorgaans deel uit van de personeelsadministratie. 

Om een beter overzicht en meer inzicht te krijgen, integreren veel bedrijven hun personeelsadministratie in één centraal systeem, samen met de loonadministratie, de aangiften en de boekhouding van het bedrijf. 

Prestaties objectief en op transparante wijze meten

Hou de ontwikkeling van medewerkers in de gaten met definieerbare en volgbare doelen. Doelen kunnen ook gekoppeld worden aan de uitbetaling van bonussen om het personeelsbehoud een boost te geven.

Prestaties met Personio

Hieronder vind je een greep uit de taken van de HR-medewerker die zich ontfermt over de personeelsadministratie:

• arbeidscontracten opstellen, loonafspraken maken, pensioenregeling treffen

• verzekeringen afsluiten en up-to-date houden

• salarisadministratie bijhouden, premies en loonbelastingen afdragen

• functie- en taakomschrijvingen opstellen

• rapportages maken van evaluatiegesprekken, werkafspraken, targets enzovoort.

• secundaire arbeidsvoorwaarden vastleggen, bijvoorbeeld lease-auto, opleidingen of vakantiedagen

• verzuimadministratie bijhouden

• opstellen van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

Een goed georganiseerde personeelsadministratie begint met een duidelijke structuur. Bepaal eerst welke informatie en documenten je wilt bijhouden, zoals arbeidscontracten, looninformatie, verlofgegevens en functioneringsverslagen. Maak vervolgens een overzicht van de processen die hiermee samenhangen: wie voert welke taken uit, hoe worden gegevens verwerkt en hoe worden wijzigingen vastgelegd?

Vervolgens is het belangrijk om een centraal systeem te kiezen waarin je al deze gegevens kunt beheren. Een digitale oplossing, zoals een HR-platform, helpt je om personeelsinformatie veilig op te slaan, processen te automatiseren en foutmarges te verkleinen. Denk aan automatische meldingen bij aflopende contracten of realtime inzicht in verlofsaldi.

Tot slot: stel duidelijke richtlijnen op voor gegevensbeheer en privacy. Zo weet iedereen binnen het bedrijf welke informatie mag worden geraadpleegd of gewijzigd, en voldoe je aan de wettelijke vereisten rondom AVG en gegevensbescherming.

Door vanaf het begin te investeren in een overzichtelijke en digitale structuur, leg je de basis voor een personeelsadministratie die niet alleen voldoet aan wet- en regelgeving, maar ook tijd bespaart en groei ondersteunt.

Een personeelsdossier bevat alle belangrijke documenten en gegevens over een medewerker die nodig zijn voor een goed personeelsbeheer. Denk aan de arbeidsovereenkomst, loon- en belastinggegevens, functionerings- en beoordelingsverslagen, opleidingsdocumenten en eventuele correspondentie over promoties, waarschuwingen of ziekteverzuim.

Werkgevers zijn verplicht om bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst en om te voldoen aan de Arbeidsomstandighedenwet en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Zo moet looninformatie minimaal zeven jaar worden bewaard, terwijl andere documenten, zoals sollicitatiebrieven of kopieën van identiteitsbewijzen, slechts beperkt mogen worden opgeslagen.

Een goed ingericht personeelsdossier biedt niet alleen inzicht in de loopbaan van een medewerker, maar helpt ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en interne HR-processen te stroomlijnen. Met een digitaal personeelsdossier, zoals binnen Personio, beheer je deze gegevens veilig, overzichtelijk en volledig AVG-proof.

• Tip 1: Leg als medewerker personeelsadministratie een digitaal personeelsdossier aan Verzamel alle personeelsdocumenten van een werknemer in een digitaal personeelsdossier. Voorbeelden van personeelsdocumenten zijn: de arbeidsovereenkomst, documenten rond een promotie of overplaatsing, opzeggingsbrieven en alle documenten met betrekking tot een ontslag.

• Tip 2: Maak de loonadministratie ook digitaal Door de loonadministratie te digitaliseren, stuur je eenvoudig de afschriften naar je werknemer met één druk op de knop. Deze gegevens worden ook automatisch naar de Belastingdienst gestuurd. 

• Tip 3: Zorg ook voor een digitale tijdsregistratie Tijdsregistratie op één digitale plek. Denk bijvoorbeeld aan dagen van verzuim, uren van overwerk, uitval door ziekte, vakantiedagen, dagen van ouderschapsverlof of het vastleggen van werktijden voor bijscholing.

• Tip 4: Betrek je medewerkers actief bij de digitale personeelsadministratie Met behulp van Employee Self-Service (ESS) krijgen medewerkers via digitale tools toegang tot de relevante HR-informatie. Op die manier kunnen ze bijvoorbeeld vakantiedagen aanvragen, verzoeken plaatsen voor bijscholing of zelfs de tijdsregistratie van het bedrijf beheren. Het grote voordeel hiervan is dat deze methode je medewerkers een groter verantwoordelijkheidsgevoel geeft, alsook betere inzichten in de bedrijfsprocessen. 

Efficiënte processen, hogere productiviteit

HR levert een beslissende bijdrage aan de productiviteit van medewerkers. Want als personeelsprocessen voor iedereen gemakkelijk zijn, houden je medewerkers meer tijd over voor hun eigenlijke werk. Personio helpt je daarbij! 

Productiever worden met Personio

Hier vind je de vier voornaamste redenen om je personeelsadministratie uit te besteden:

1. Tijdsbesparing

Door je personeelsadministratie uit te besteden aan een professional, kun jij je beter focussen op de corebusiness van je bedrijf.

Je legt de verantwoordelijkheid voor de administratieve taken rondom je personeel bij een expert die op de hoogte is van de nieuwste ontwikkelingen en de relevante regelgeving

Het is niet meer nodig om een salarisadministrateur in dienst te nemen.

Je kunt alle documenten en gegevens digitaal inzien, op elk moment van de dag, op elke locatie. 

De personeelsadministratie is vaak een tijdrovende bezigheid. Veel bedrijven kiezen dan ook voor digitale ondersteuning. Voor de salarisadministratie bijvoorbeeld, schakelen organisaties vaak een payrollbedrijf in. 

Personio biedt alles-in-één HR-software voor kleine en middelgrote bedrijven met 10 tot 5000 medewerkers. Personio heeft als missie om HR-processen zo transparant en efficiënt mogelijk te maken. Op die manier kunnen HR-afdelingen zich concentreren op het meest waardevolle bezit van het bedrijf: de medewerkers. 

De software van Personio omvat human resources, werving en salarisadministratie. Alle HR-kernprocessen die een organisatie nodig heeft, worden dus door de software ondersteund.

Wil je je personeelsprocessen verder stroomlijnen? Met Personio’s Core HR Management Software beheer je al je medewerkersgegevens, tijdregistratie en workflows vanuit één centraal systeem. Zo werk je slimmer, bespaar je tijd en vergroot je de efficiëntie binnen je hele HR-afdeling.

Kort gezegd betreft de salarisadministratie het overmaken en vastleggen van de salarissen van werknemers. Salarisadministratie wordt ook wel loonadministratie genoemd.

Naast het betalen en vastleggen van de salarissen van werknemers, omvat de salarisadministratie ook nog de persoonsgegevens van werknemers, de loonheffingen, de loonstrookjes, de loonaangiften bij de Belastingdienst, de jaaropgaven en het bijhouden van de kosten in de boekhouding.

Personeelsadministratie omvat alle gegevens en documenten die te maken hebben met het dienstverband van medewerkers. Denk aan arbeidscontracten, looninformatie, verlofregistraties en functioneringsverslagen. Een goed georganiseerde personeelsadministratie zorgt niet alleen voor overzicht, maar helpt bedrijven ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om HR-processen efficiënter te beheren.

Bij het opzetten van personeelsadministratie is het belangrijk om te bepalen welke gegevens je wilt bijhouden, hoe je die structureert en wie toegang krijgt. Zorg daarnaast voor naleving van de AVG-richtlijnen en bewaartermijnen. Kies bij voorkeur voor een digitaal systeem waarmee je gegevens veilig opslaat en processen automatiseert. Zo bespaar je tijd, beperk je fouten en houd je altijd overzicht.