Herplaatsing: een gids voor HR-managers en werkgevers

Herplaatsing betekent dat een werkgever onderzoekt of een medewerker binnen de organisatie in een andere passende functie kan worden geplaatst, bijvoorbeeld wanneer de huidige functie door een reorganisatie of andere bedrijfseconomische omstandigheden komt te vervallen.

Een passende functie is een functie die aansluit bij de opleiding, kennis en ervaring van de medewerker. Daarbij wordt onder meer gekeken naar beschikbare functies binnen de organisatie en, waar relevant, functies die binnen de redelijke herplaatsingstermijn beschikbaar komen.

Herplaatsing kan binnen dezelfde afdeling plaatsvinden, maar ook in een andere afdeling of binnen een ander onderdeel van de organisatie. Als dat nodig is, moet de werkgever ook onderzoeken of herplaatsing met behulp van scholing mogelijk is.

Herplaatsing speelt met name een rol wanneer een werkgever een arbeidsovereenkomst wil beëindigen vanwege een redelijke ontslaggrond. Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen moet de werkgever kunnen aantonen dat herplaatsing in een andere passende functie niet mogelijk is, ook niet met behulp van scholing.

Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij een reorganisatie, structurele werkvermindering, bedrijfsverhuizing of technologische veranderingen waardoor functies verdwijnen.

Stel dat een medewerker verantwoordelijk is voor de marketing van een product dat de organisatie niet langer aanbiedt. Als gevolg daarvan kan zijn functie vervallen. De werkgever moet dan onderzoeken of er binnen de organisatie een andere passende functie beschikbaar is, bijvoorbeeld binnen een ander marketingteam.

Een passende functie is een functie die aansluit bij de opleiding, kennis en ervaring van de medewerker. Bij het bepalen of een functie passend is, kijkt de werkgever naar de functie-inhoud en de kwalificaties die nodig zijn om de functie uit te voeren.

De werkgever moet niet alleen kijken naar vacatures die op dat moment beschikbaar zijn. Ook functies die binnen de redelijke herplaatsingstermijn beschikbaar komen, kunnen relevant zijn. Daarnaast moet worden gekeken naar bepaalde functies die worden ingevuld door bijvoorbeeld uitzendkrachten of andere externe medewerkers.

Ook scholing kan onderdeel zijn van het onderzoek. Een medewerker hoeft dus niet zonder meer al volledig gekwalificeerd te zijn voor een functie als hij of zij door scholing binnen de redelijke termijn inzetbaar kan worden.

Het precieze herplaatsingsproces verschilt per organisatie en situatie. In grote lijnen kun je de volgende stappen onderscheiden.

Bijvoorbeeld wanneer door een reorganisatie, structurele werkvermindering of andere bedrijfseconomische omstandigheden functies verdwijnen.

Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen moet de werkgever onderbouwen waarom het vervallen van functies noodzakelijk is en welke werknemers volgens de geldende regels voor ontslag in aanmerking komen. Daarbij kan het afspiegelingsbeginsel een rol spelen.

Vervolgens onderzoekt de werkgever welke andere passende functies binnen de organisatie beschikbaar zijn of binnen de redelijke herplaatsingstermijn beschikbaar komen.

Daarbij moet de werkgever actief onderzoeken welke mogelijkheden er zijn. Ook functies binnen andere bedrijfsonderdelen of, afhankelijk van de situatie, binnen de groep kunnen relevant zijn.

Een medewerker hoeft niet altijd direct volledig aan alle functie-eisen te voldoen. De werkgever moet ook bekijken of herplaatsing mogelijk is met behulp van scholing.

Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat een medewerker een opleiding of cursus volgt waarmee hij of zij binnen de redelijke termijn inzetbaar wordt in de nieuwe functie.

Bespreek de mogelijke functies met de medewerker en leg vast welke functies zijn onderzocht, welke mogelijkheden zijn besproken en welke afspraken zijn gemaakt.

Een goede documentatie helpt om inzichtelijk te maken welke inspanningen de werkgever heeft verricht om herplaatsing mogelijk te maken. UWV vraagt bij een ontslagaanvraag om bedrijfseconomische redenen onder meer welke inspanningen zijn gedaan om een passende functie te vinden.

Een aparte wettelijke verplichting om een formeel herplaatsingsbeleid op te stellen bestaat niet. Toch kan het voor organisaties nuttig zijn om vooraf vast te leggen hoe zij omgaan met herplaatsing bij bijvoorbeeld reorganisaties.

Een dergelijk beleid kan beschrijven:

• wanneer en hoe de organisatie onderzoekt of herplaatsing mogelijk is;

• welke functies als passend worden beschouwd;

• hoe vacatures en andere beschikbare functies worden geïnventariseerd;

• hoe scholingsmogelijkheden worden meegenomen;

• welke informatie met medewerkers wordt gedeeld;

• hoe de organisatie de verschillende stappen en gemaakte afspraken documenteert.

Een duidelijke werkwijze helpt om het proces consistent en transparant te laten verlopen. Het voorkomt bovendien dat pas tijdens een reorganisatie moet worden bepaald hoe herplaatsing wordt aangepakt.

Herplaatsing betekent dat een werkgever onderzoekt of een medewerker binnen de organisatie in een andere passende functie kan worden geplaatst, bijvoorbeeld wanneer de huidige functie vervalt door een reorganisatie of andere bedrijfseconomische omstandigheden.

Bij ontslag moet een werkgever in veel situaties eerst onderzoeken of de medewerker binnen een redelijke termijn in een andere passende functie kan worden herplaatst, al dan niet met behulp van scholing. Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen moet de werkgever dit kunnen onderbouwen richting UWV.

Een passende functie sluit aan bij de opleiding, kennis en ervaring van de medewerker. Bij het onderzoek wordt onder meer gekeken naar beschikbare vacatures en functies die binnen de redelijke herplaatsingstermijn beschikbaar komen.

De werkgever moet bij het onderzoek naar herplaatsingsmogelijkheden ook bekijken of herplaatsing met behulp van scholing mogelijk is. Scholing kan ervoor zorgen dat een medewerker binnen de redelijke termijn inzetbaar wordt in een andere passende functie.

De redelijke herplaatsingstermijn is in de regel gekoppeld aan de wettelijke opzegtermijn die voor de werkgever geldt. Voor sommige situaties, waaronder werknemers met een handicap, gelden afwijkende regels.

Een medewerker hoeft niet automatisch iedere aangeboden functie te accepteren. Of een functie passend is en welke gevolgen het weigeren van een aanbod heeft, hangt af van de specifieke omstandigheden. Bij twijfel is het verstandig om juridisch advies in te winnen.

Bij een reorganisatie of herplaatsing krijg je al snel te maken met veel documenten en informatie. Met Personio houd je HR-documenten overzichtelijk op één plek, werk je met actuele medewerkergegevens en kun je veelgebruikte sjablonen eenvoudig opnieuw gebruiken.

Wil je meer weten? Boek een demo met een van onze expert en ontdek hoe Personio je HR-processen kan vereenvoudigen.