In een competentieprofiel staat omschreven welke competenties - kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten - nodig zijn om een bepaalde functie succesvol uit te oefenen. 

In tegenstelling tot talenten, zijn competenties niet aangeboren. Ze zijn ontwikkelbaar, en dat biedt perspectief.

Iemand die (nog) niet over alle nodige competenties beschikt, kan in de toekomst, geholpen door scholing, wél geschikt zijn voor een bepaalde functie.

Leestip: Duik dieper in het wervingsproces en ontdek hoe je met een doordachte strategie en aandacht voor candidate experience de beste talenten kunt aantrekken en behouden voor jouw organisatie.

Welke sociale competenties heeft je bedrijf nodig?

Het antwoord schuilt in je bedrijfscultuur, want je waarden zijn een goede indicator voor de manier waarop je samenwerkt. Meer daarover lees je in onze gids.

Gids hier downloaden

Een functieprofiel geeft weer wat nieuwe medewerkers kunnen verwachten van de organisatie en wat de organisatie op haar beurt van hen verwacht. Een functieprofiel bestaat uit vier aspecten: de organisatieomschrijving, de functieomschrijving, de functievereisten en het aanbod. In het competentieprofiel staat welke competenties nodig zijn om aan de functieomschrijving te voldoen.

Waar het functieprofiel ingaat op specifieke, voor de functie noodzakelijke opleiding en ervaring, is het competentieprofiel algemener van aard. Hierin staan zaken zoals bijvoorbeeld klantgerichtheid, communicatieve vaardigheden, collegialiteit, leiderschapskwaliteiten en een sterke persoonlijkheid. Het competentieprofiel is een must als je de juiste kandidaten wilt aantrekken. Daarnaast is het een handige leidraad bij het voeren van functioneringsgesprekken. Lees hier hoe Personio je helpt bij het voeren van een functioneringsgesprek.

Terug naar het begin van dit artikel: er is een vacature omdat een medewerker weggaat of omdat je organisatie groeit. Door een goed competentieprofiel op te stellen, scheid je op voorhand het kaf van het koren: je ontvangt uitsluitend kwalitatief hoogwaardige sollicitaties. Hoe ga je te werk? Personio geeft je 7 tips:

Het kost even wat tijd om de hele afdeling te betrekken, maar op die manier krijg je wel de juiste input. Vooral collega’s weten haarfijn wat wel en niet zinvol is voor de job, dus neem hun bijdragen mee in het profiel en bij het prioriteren van de competenties.

Er zijn online allerlei competentiewoordenboeken beschikbaar. Schrijf ze niet klakkeloos over, maar maak een zorgvuldige selectie die echt past bij de taken die de nieuwe medewerker krijgt. Tijdens een teambespreking kan zo’n lijst een handige inspiratiebron zijn voor de leidinggevenden en collega’s.

Gaat het om vervanging van een medewerker, dan is het een goed idee om zijn of haar sterke punten in kaart te brengen. Misschien kun je hiervoor, in overleg, een uitgevoerde 360°-feedback inzien. De medewerker zelf zal ook graag aangeven welke competenties van belang zijn voor de job. Wellicht kun je dit ook tijdens het exitgesprek bespreken of op een ander moment tijdens de offboarding.

Het komt voor: vacatureteksten met een competentielijst waar je u tegen zegt. Hiermee geef je ongewild het signaal af dat jouw organisatie niet zo goed is in keuzes maken. Je voorkomt die indruk door voor zes, hooguit acht, noodzakelijke competenties te kiezen. Dat is meer dan genoeg voor serieuze kandidaten.

Sommige competenties in een competentieprofiel zijn open deuren. Natuurlijk is een accountant nauwkeurig en een ontwerper creatief. Maar kunnen deze kandidaten ook samenwerken met collega’s met een arbeidsbeperking, en geven ze hun mening pas wanneer ze alle informatie hebben? Sommige competenties, zoals geduld en oordeelsvermogen, liggen niet zo voor de hand, maar kunnen voor een bepaalde functie wel belangrijk zijn. Verlies ze niet uit het oog.

Ieder bedrijf heeft een stip op de horizon: ‘daar gaan we met z’n allen naar toe!’ Als het goed is, ben je ook al bezig met het inventariseren van de competenties die medewerkers nodig hebben om mee te kunnen in dat toekomstbeeld. Op scholen en universiteiten is nu al veel aandacht voor ‘21e eeuwse vaardigheden’, zoals kritisch denken, zelfregulering, creatief denken, problemen oplossen en mediawijsheid. Jongeren groeien ermee op, daar kan jouw organisatie straks volop van profiteren!

Nergens is het altijd rozengeur en maneschijn, ook niet binnen jouw organisatie. Misschien is er sprake van piekbelasting of kampt het bedrijf met een structureel personeelstekort. Zo zal er ook veel positiefs te melden zijn: elke dag blije klanten, de bereidheid om elkaar altijd te helpen of de mogelijkheid om vaak thuis te werken bijvoorbeeld. Dat vraagt ook om bepaalde competenties van je nieuwe medewerker: klantgerichtheid, loyaliteit en betrouwbaarheid. Door een analyse te maken van de positieve en negatieve werksituaties, zie je vanzelf welke competenties daarvoor nodig zijn.

Template: Passen de kandidaten wel bij het bedrijf?

Met vragen over de cultural fit kan je nagaan of de sollicitanten passen bij het bedrijf en zijn waarden. In deze template vind je inspirerende suggesties.

Template nu downloaden

Een goed competentieprofiel sluit naadloos aan op de behoeften van de organisatie. Maatwerk dus. Toch zijn er algemene tips te geven over hoe het perfecte competentieprofiel eruitziet.

Een competentieprofiel bestaat uit generieke en functiespecifieke competenties. Dat komt overeen met de functie waarvoor je het profiel opstelt: de medewerker zal over een aantal van beide soorten competenties moeten beschikken om goed te functioneren.

Het schaap met de vijf poten bestaat niet, dus zorg voor een beperkt aantal competenties. Zes tot acht volstaat. Zet ze in volgorde van belangrijkheid onder elkaar, de meest cruciale competentie bovenaan.

Zorg ervoor dat de competenties onderling verschillend zijn, maar niet tegengesteld. Van iemand die volgens vaste processen werkt kun je niet veel creativiteit verwachten, tenzij het ontwerpen van de processen in het takenpakket zit. Pas ook op voor doublures: een enthousiaste aanpakker heeft al een proactieve werkhouding.

Je formuleert competenties helder en duidelijk, zodat er geen misverstanden over bestaan. Neem de inhoud van de functie hierbij als uitgangspunt. Wil je bijvoorbeeld dat een manager goed luistert naar zijn medewerkers en daar echt iets mee doet, dan heb je het over democratisch leiderschap en ben je niet op zoek naar een ‘verbinder’.

Gedragsindicatoren zijn waarneembare gedragingen die aantonen dat iemand over een bepaalde competentie beschikt. Na het vaststellen van de competenties beschrijf je welke gedragsindicatoren hier bij horen. Neem de inhoud van de functie hierbij als uitgangspunt.

Medewerker aangenomen, competentieprofiel opgeborgen? Dat zou jammer zijn, want

competentieprofielen vormen een uitstekende basis voor strategisch talentmanagement. Je zet ze in bij:

• Talent assessments: kies voor een assessment tijdens de selectieprocedure en je krijgt snel helder welke kandidaat echt de juiste competenties heeft voor een bepaalde functie.

• Talentontwikkeling: het beoordelen van prestaties aan de hand van specifieke competenties die bij een bepaalde functie horen, vormt een stevige basis voor een doorgaand ontwikkelproces van je team.

• Talent performance: wil je een duidelijk beeld krijgen van de effectiviteit, samenstelling en prestaties van een team, analyseer dan de competentiescores individueel én per team.

• Talentanalyse: om het totaal aan kracht en ontwikkeling te bepalen, analyseer je competentiepotentieel en prestaties op groepsniveau.

Hou wel altijd voor ogen dat een competentieprofiel een dynamisch document is. Veranderingen in de marktpositie, in de bedrijfsvoering of op de arbeidsmarkt kunnen aanleiding zijn een competentieprofiel volledig te herschrijven. Dat hoort bij de charme van het HR-vak.

In een competentieprofiel staat omschreven welke competenties - kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten - nodig zijn om een bepaalde functie succesvol uit te oefenen.

Je selecteert zes, hooguit acht, competenties die noodzakelijk zijn voor de functie en laat daarin ook leidinggevenden en collega’s meebeslissen.

In een functiebeschrijving staat wat de baan inhoudt. Een competentieprofiel beschrijft eigenschappen en kwaliteiten die je nodig hebt om de functie te kunnen uitoefenen.

• Goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid

• Goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

• Klantgerichtheid

• Resultaatgericht werken

• Omgevingsbewustzijn

• Samenwerken

• Flexibiliteit

• Organisatiesensitiviteit

In vacatureteksten komen meestal twee soorten competenties voor: generieke competenties, ofwel ‘kerncompetenties’, en functiespecifieke competenties, ook wel ‘werk gerelateerde competenties’ genaamd.

• Generieke competenties

Generieke competenties hebben te maken met waarden die de organisatie belangrijk vindt en waar zij voor wil staan. Ze zijn daarom voor alle medewerkers van toepassing, onafhankelijk van de functie die iemand heeft. Wil jouw bedrijf zich bijvoorbeeld naar klanten onderscheiden door een open, eerlijke en respectvolle benadering? De generieke competenties van je medewerkers zijn in dat geval: openheid, oprechtheid, respect en klantgerichtheid.

• Functiespecifieke competenties

Functiespecifieke competenties hebben medewerkers nodig om hun taken goed uit te kunnen voeren. Ze zijn dus per functie verschillend óf hebben per functie een andere invulling. Bijvoorbeeld: goede communicatieve vaardigheden van een medewerker klantenservice zijn belangrijk in een-op-een contact, terwijl een persvoorlichter voor de camera een miljoenenpubliek moet kunnen aanspreken. De boodschap kan dezelfde zijn, de manier van communiceren hierover - de invulling – verschilt per functie.