Vakantie aanvraagformulier: voorbeeld en implementatie

Een vakantie aanvraagformulier is een standaardformulier waarmee werknemers op een georganiseerde manier vakantie kunnen aanvragen. Het formulier is ontworpen om alle relevante informatie te verzamelen die HR-managers nodig hebben om een vakantieaanvraag te kunnen beoordelen. Bovendien kunnen alle vakantieaanvragen zo makkelijk en overzichtelijk worden bijgehouden.

Het doel van een vakantie aanvraagformulier is vooral om het proces van vakantieaanvragen soepeler te laten verlopen. In plaats van losse mails te ontvangen van je werknemers, worden de aanvragen nu op een gestructureerde manier ingediend waardoor je je vakantieplanning makkelijker kan bijhouden.

Daarnaast zorgt het gebruik van vakantie aanvraagformulieren ook voor minder verzuim, omdat je makkelijker kan bijhouden hoeveel vakantiedagen elke medewerker al heeft gebruikt.

Met een tool als Personio heb je zelfs geen vakantie aanvraagformulieren meer nodig. Werknemers kunnen in de tool zelf hun verlof aanvragen en vervangers aanduiden. Managers kunnen in de software ook makkelijk een aanvraag goed- of afkeuren.

Stimuleer datagedreven keuzes

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Ga voor gedetailleerde HR-analyses

In een vakantie aanvraagformulier kunnen de volgende gegevens worden verwerkt of ingevuld:

• Naam van de werknemer;

• Gegevens van de werknemer;

• Datum van de aanvraag;

• Datum van vakantie en eventueel aantal vakantiedagen die worden opgenomen;

• Informatie over de vakantie (niet verplicht)

Als je graag nog extra informatie wenst over wie de lopende taken en projecten zal overnemen tijdens de vakantieperiode, kan je dat ook nog toevoegen.

Aan de hand van de bovenstaande lijst kan je dus vrij makkelijk zelf een vakantie aanvraagformulier opstellen. Heb je toch liever een voorbeeld van een kant-en-klaar vakantie aanvraagformulier dat je direct kunt gebruiken? Hieronder vind je een gratis vakantieplanner die je meteen kan downloaden!

Download hier je gratis Excel-vakantieplanner 

Als je voorheen nog niet gewerkt hebt met een vakantie aanvraagformulier, dan hebben we een kort stappenplan uitgewerkt dat je kan volgen om ervoor te zorgen dat iedereen meteen mee is.

1. Informeren: laat je werknemers weten dat je met een nieuw systeem zal werken voor het aanvragen van vakantie, en leg duidelijk uit wat je van ze verwacht.

2. Toepassen: zorg ervoor dat het vakantie aanvraagformulier centraal beschikbaar is in het intranet, Sharepoint en/of Google Drive zodat iedereen het makkelijk kan vinden en gebruiken.

3. Evalueren en optimaliseren: zijn er toch zaken die niet duidelijk zijn of elementen die verkeerd worden ingevuld? Pas je formulier dan zo snel mogelijk aan om bijkomende problemen te voorkomen.

Maak vanaf het begin duidelijk dat het vakantie aanvraagformulier de enige geldige vorm is om vakantiedagen aan te vragen, en ga niet in op aanvragen die niet via dit formulier zijn ingediend. Zo bevorder je een snelle acceptatie van deze nieuwe werkwijze.

Conflicten over vakantieaanvragen kunnen ontstaan als er te veel werknemers in dezelfde periode vakantie willen aanvragen. Probeer in dat geval een tussenoplossing te vinden in overleg met de betrokken werknemer(s). Het is ook mogelijk om bepaalde regels in te voeren om conflicten te vermijden, zoals het geven van voorrang aan ouders met kinderen tijdens schoolvakanties.

Om ervoor te zorgen dat je genoeg personeel behoudt tijdens piekperioden, is het belangrijk om al vroeg genoeg aan de vakantieplanning te beginnen. Door specifieke regels op te stellen, zoals het waarborgen van een minimale bezetting tijdens drukke periodes, kun je voorkomen dat alle werknemers op hetzelfde moment vakantie opnemen. Op die manier kan de continuïteit gewaarborgd worden. Het is echter essentieel om een goede communicatie te onderhouden. Probeer daarom regelmatig in gesprek te gaan met je medewerkers. Door open en transparant te communiceren, ontstaat er wederzijds begrip, waardoor een evenwichtige vakantieplanning tot stand kan komen.

Door gebruik te maken van vakantie aanvraagformulieren of software voor vakantieplanningen, kan de doorlooptijd voor het goedkeuren van vakantieaanvragen aanzienlijk worden ingekort. Met een gespecialiseerde tool hoef je niet langer handmatig berekeningen te maken of te puzzelen in de planning. Dit resulteert in een snellere goedkeuring van vakantieaanvragen, zodat het aanvraagproces efficiënt en gestroomlijnd verloopt. 

Als werkgever heb je twee weken de tijd om een vakantieaanvraag goed te keuren of af te wijzen. Een werknemer moet dus in principe minstens twee weken van tevoren zijn of haar aanvraag indienen. Echter, voor de werkgever kan het handig zijn om een ruimere termijn aan te houden, bijvoorbeeld een maand of twee maanden. Op die manier geef je jezelf ook wat meer speelruimte en heb je voldoende tijd om de vakantieplanning te beoordelen, eventuele conflicten op te lossen en de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.