Vacature schrijven: de beste vacature opstellen doe je zo

Vacatures zijn jobadvertenties waarmee werkgevers nieuwe werknemers kunnen werven voor hun bedrijf. Deze vacatures zijn afgestemd op de behoeften van de openstaande functie en op die van het bedrijf.

Tegenwoordig beschikken bedrijven over veel tools om hun vacatures te adverteren. Je personeelsdienst kan bijvoorbeeld gebruik maken van job boards, carrièresites, websites en uitzendbureaus. Je kunt ook gemakkelijker dan ooit kandidaten op afstand werven. Dit zet veel deuren open: je kunt flexibel werven en kandidaten overal bereiken.

Maar daarmee heb je nog geen goede vacature geschreven. Je hebt misschien toegang tot de beste tools, maar zonder een overtuigende vacaturetekst kun je topkandidaten snel vergeten. Een beetje voorbereiding helpt. Daarom is het goed om als bedrijf eerst stil te staan bij de volgende 5 vragen:

• Wie: voor wie is deze job bedoeld en wat zijn de selectiecriteria voor je kandidaten?

• Wat: wat is het takenpakket van je toekomstige werknemer en wat maakt deze aantrekkelijk?

• Waar: waar kan je kandidaten voor deze job vinden en met welke tools kan je hen bereiken?

• Waarom: waarom zou een kandidaat voor jouw bedrijf kiezen? Hoe kan je daarop inspelen?

• Wanneer: wanneer begint de functie en wat zijn de werktijden?

Waarom zou je eigenlijk al die moeite doen om een goede vacature te schrijven? Bovendien, wat is er mis met een “saaie” vacaturetekst waarin je gewoon basisinformatie met je kandidaten deelt?

Wel, je moet weten dat de arbeidsmarkt van vandaag hypercompetitief is. Je wilt talent voor je bedrijf aantrekken, maar je concurrentie wil dat ook. Met een goede vacaturetekst blijf je hen een stap voor tijdens de eerste stap van het wervingsproces. Er zijn ook een heleboel andere positieve voordelen aan het schrijven van een goede vacature:

• Je bespaart tijd: met een gedetailleerde vacature beantwoord je meer vragen voor je kandidaten. Je sollicitatieprocedure wordt efficiënter en ongeschikte kandidaten worden vroeg in het proces afgewezen.

• Je haalt het beste uit je kandidaten: je haalt het beste in je kandidaten naar boven. Met een goede vacature kun je de lat meteen heel hoog leggen: de verwachtingen zijn meteen duidelijk zijn voor je sollicitanten. Dit leidt tot meer interessante CV’s en betere sollicitatiebrieven. Vage of slecht geschreven vacatures minder aandacht.

• Je vermindert het personeelsverloop: als je vacature de taken en doelen van de job duidelijk maakt, zullen kandidaten niet verrast worden wanneer ze eenmaal in dienst genomen zijn. Werknemers zullen gemakkelijker bij je blijven als de baan overeenkomt met hun verwachtingen.

Hoe je tijdens recruitment het overzicht behoudt

Bekijk hoeveel sollicitanten zich in welke fase van je wervingsproces bevinden – een uitstekende basis voor het optimaliseren van processtappen en wervingsactiviteiten.

Recruiting nu optimaliseren

Je weet nu waarom het loont om tijd te investeren in het schrijven van een unieke vacature voor je openstaande posities, en je hebt al nagedacht over de 5 w’s. Het grootste deel van het voorbereidende werk ligt nu achter de rug. Als je werkelijk perfect voorbereid wilt zijn, raden we je ook aan het dit te doen:

Organiseer een vacature-intake: een vacature-intake is het eerste gesprek tussen de wervingsmanager en de recruiters. Tijdens dit gesprek worden de vacature-eisen, het kandidaatprofiel, en de functietitel besproken. Dit helpt om misverstanden te voorkomen, creëert een betere relatie tussen recruiters en recruitment managers, en versnelt het wervingsproces.

Bepaal het doel en de inhoud van de vacature: Hoe ga je het bedrijf presenteren? Op welke manier ga je de inhoud van de vacature structureren? Welke schrijfstijl ga je gebruiken? Een vacaturetekst heeft een beperkte inhoud. Je zult afwegingen moeten maken om de job zo aantrekkelijk mogelijk te adverteren.

Creëer een origineel en uniek functieprofiel: Je wilt belangstelling wekken voor je vacature en er toptalent mee aantrekken. Kies altijd je woorden zorgvuldig, ook al ben je ongeduldig om je vacature te publiceren! Dit is je kans om je bedrijf te laten schitteren, en zo de beste kandidaten aan te trekken. Je versterkt er ook je employer branding mee.

Kies de juiste wervingsmethode: neem de juiste parameters in overweging tijdens het kiezen van de juiste wervingsmethode voor je bedrijf. Deze parameters hangen af van je wervingsdoelen, maar ook van de beperkingen waarmee je bedrijf werkt. Welke middelen heb je ter beschikking? Hoeveel tijd heb je om te werven? Wat is je budget?

Op basis van deze parameters kies je dan de meest geschikte wervingsmethode. Geef je de voorkeur aan referral recruitment? Laat je het proces over aan een uitzendbureau? Of heb je de tijd en de middelen om op een meer conventionele manier te werven?

Doe een research naar potentiële kandidaten: hoe ziet je ideale kandidaat eruit en waar is de kans het grootst dat je hem vindt? Dit is belangrijk om je wervingsstrategie zo effectief mogelijk te houden. Het heeft geen zin om bijvoorbeeld LinkedIn te gebruiken als je doelgroep vooral andere platformen gebruiken.

We zijn er eindelijk: je hebt de nodige voorbereiding gedaan. Je kunt de ideale kandidaat voor je vacature perfect omschrijven en je weet van tevoren via welke platforms je de vacature zult adverteren… alleen ontbreekt de vacature zelf nog. En dit is precies waar we je nu mee gaan helpen.

Om een doeltreffende vacature te schrijven, moet elk onderdeel op een specifiek doel afgestemd zijn. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste onderdelen van een goede vacature. We gaan elke onderdeel in detail belichten:

• Een wervende intro mag niet ontbreken

• Beschrijf de Job Value Proposition (JVP)

• Bepaal de juiste opbouw en stijl

• Kies de meest passende functienaam

• Vermijd vage termen

• Geef aan waarom je een goede werkgever/goed bedrijf bent

• Beschrijf de werksfeer uitbundig

• Vermijd lange eisenlijsten

Gebruik maximaal twee of drie zinnen om de functie kort en bondig te beschrijven. Met deze intro wil je kandidaten helpen om de functie in een oogopslag te begrijpen. Het moet je kandidaat zin geven om verder te lezen, maar ook helpen bij het begrijpen van de functie.

Voorbeeld van een goede intro: Bij X staan we op het punt om van start te gaan met een nieuwe verkoopcampagne. We zijn op zoek naar een gemotiveerde sales manager die een gedreven team naar nieuw successen kan leiden. Als leidinggevende zul je een jonge ploeg van 10 mensen begeleiden en de kans krijgen om je te ontwikkelen in een snel evoluerend bedrijf.

De Job Value Proposition (JVP) omvat de belangrijkste voordelen van je bedrijf te bieden heeft. Het maakt deel uit van je employer brand. Beschouw het als een belofte tussen een werkgever en een potentiële sollicitant. Wat kun je als bedrijf bieden in ruil voor het talent, de vaardigheden en de ervaring van je kandidaten? Concrete voorbeelden van zulke voordelen zijn de werksfeer of bedrijfscultuur, de verantwoordelijkheden en taken op het werk en de ontwikkelingsmogelijkheden.

De JVP heeft dus niet alleen betrekking op primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, maar ook op tertiaire en quartaire arbeidsvoorwaarden. Wanneer kandidaten aarzelen tussen gelijksoortige aanbiedingen, zijn ze geneigd om te kiezen voor het bedrijf met de beste JVP.

Daarom is het belangrijk om bij het schrijven van een vacature rekening te houden met je bedrijfscultuur. Verkoop je bedrijf als een plek waar het leuk is om te werken.

Kandidaten die een baan zoeken kunnen honderden vacatures per week bekijken. Beperk daarom de vacature tot een vijftal alinea’s met 300 tot 700 woorden. Langere vacatures schrikken kandidaten af. Elk woord is belangrijk, maar ook de manier waarop je ze structureert in de vacature.

Uiteindelijk komt het erop neer dat je bij het schrijven van je vacature rekening moet houden met de kandidaatervaring. Je tekst heeft meerdere functies: aantrekken, informeren en tenslotte tot een sollicitatie leiden. Het is een kwestie van oefening. Twijfel niet om regelmatig je vacatures aan te passen, tot wanneer je de juiste stijl voor jouw bedrijf hebt gevonden.

Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar veel vacatures jagen sollicitanten weg vanwege onnauwkeurige, vage of verwarrende functienamen. Dit is tenslotte het eerste wat kandidaten zien wanneer ze solliciteren. En de concurrentie is groot. Gebruik daarom een functienaam die duidelijk, beknopt en to the point is.

Overdrijf de functietitel niet: het kan kandidaten misleiden over de aard van de job. Vermijd clichés en overdrijvingen zoals “Rockster manager” of “Swiss Army Knife”. Blijf ook weg van algemene titels die droog klinken, zoals “Ontwerper” of “Verkoper”. Vermijd ten slotte ook het overmatig gebruik van bulletpoints.

Vermijd vage taal met weinig inhoud. Denk aan alle clichéwoorden die je maar al te vaak in vacatures tegenkomt: “geen 9-tot-5-mentaliteit”, “flexibel”, “enthousiast”, ” teamplayer”. Kandidaten lezen overal dezelfde beschrijvingen en dat blijken vaak algemeenheden te zijn waar ze weinig aan hebben. Vage clichés maken je vacature niet alleen oninteressant: het is ook een gemiste kans om meer relevante info met je kandidaten te delen.

Een vacature gaat niet alleen over je kandidaten, maar ook over je bedrijf. Vacatures zijn een geweldige kans voor employer branding. Je maakt jezelf aantrekkelijk door middel van een interessant taken- en voordelenpakket, maar ook door de nadruk te leggen op je bedrijfscultuur en bijkomende voordelen. Vergeet niet dat het allemaal draait om het verleiden van je kandidaten!

Werknemers kiezen een bedrijf niet alleen vanwege het geld of het takenpakket, maar ook omdat ze doorgaans van plan zijn om er lang te werken. Daarom hechten de meeste kandidaten veel belang aan de werksfeer. Het liefst zouden ze elke dag met een goed gevoel gaan werken. Als werkgever is het belangrijk dat je dit aspect van je bedrijf toelicht en zo de kandidaat helpt met het maken van een keuze.

Je mag zeker de lat hoog leggen en veel verwachten van je toekomstige werknemers. Maar dit is meestal impliciet bij elke partij bekend. Door te veel de nadruk te leggen op je verwachtingen kom je verstikkend over en jaag je kandidaten weg. Kandidaten willen eerst en vooral weten wat jij als werkgever te bieden hebt.

Elke job heeft uiteraard basisvereisten, maar deze kun je beter bondig beschrijven. Beschouw ze als een voorselectie: je wilt je kandidaten de kans geven zich te onderscheiden binnen de grenzen die jij oplegt, zonder ze allemaal weg te jagen. Daarnaast is er nog een belangrijk principe dat je altijd moet toepassen: show, don’t tell. Door zelf professioneel te zijn, maak je al veel eisen duidelijk.

Sommige studies tonen aan dat het salaris het belangrijkste onderdeel van een vacature is. Nochtans blijkt dit nog vaak controversieel te zijn. Mensen die er niet in geloven beweren vaak dat het je onderhandelingspositie verzwakt of concurrenten de kans geeft om in je kaarten te kijken. Als bedrijf moet je zelf de voor- en nadelen afwegen, maar we zetten ze hier nog eens op een rijtje voor jou: