HRIS: Wat is het en hoe kun je het implementeren?

Mitarbeiter in Krisenzeiten motivieren

Wil je dat de HR-professionals binnen jouw organisatie meer tijd besteden aan strategische werkzaamheden? Haal dan de administratieve last van hun schouders en start met een Human Resources Infomation System, ofwel: HRIS. Zo’n interactief systeem standaardiseert en automatiseert HR-taken en HR-processen en zorgt onder meer voor nauwkeurige registraties en rapportages. Hierdoor komen de professionals van je HR-afdeling eindelijk toe aan het échte HR-werk: het investeren in de groei en ontwikkeling van de organisatie.

Belangrijkste conclusies

  • Met een HRIS kunnen medewerkers zelf hun gegevens inzien, aanvullen en wijzigen.

  • Voor een succesvolle uitrol van het HRIS is de medewerking van alle betrokkenen cruciaal.

Wat is HRIS?

HR-experts hebben meer werkdruk dan ooit. Een HRIS (Human Resources Information System) neemt een groot deel van die druk weg, doordat medewerkers zelf hun gegevens kunnen inzien, aanvullen en wijzigen. Dat kan, heel handig, ook vanuit huis. Omdat een HRIS meestal niet op zichzelf staat, maar onderdeel is van een e-HR-pakket waaraan ook andere softwaresystemen zijn gekoppeld, wordt elke wijziging overal doorgevoerd. De enorme tijdswinst die dat oplevert, biedt volop ruimte voor andere, meer strategische HR-werkzaamheden.

Dit zijn de voordelen van een HRIS

Met HRIS krijgt de werkgever snel inzicht in de situatie van medewerkers, bijvoorbeeld op het gebied van ziekteverzuim, opleiding en beloning. Met een simpele klik heeft een HR-professional inzage in het digitaal personeelsdossier, de aanwezigheidsregistratie, trainingsmanagement, HR-analyse en rapportering. Dankzij employee self-service (ESS) en slim rechtenbeheer kunnen de medewerkers allerlei zaken, zoals afwezigheid, personeelsgegevens en werktijden, zelf inzien en bijwerken. Door de slimme combinatie van zelf doen en automatiseren helpt een HRIS jouw organisatie onder andere bij:

HR-workflows

HRIS neemt je veel werk uit handen bij het standaardiseren en automatiseren van de HR-workflows. Neem een sollicitatie: via de website voert een sollicitant zijn of haar gegevens in en hij of zij wordt automatisch aan de juiste vacature en de juiste leidinggevende gekoppeld. Het e-mailverkeer is gestandaardiseerd en AVG-proof. Alleen het uitnodigen van de sollicitant gebeurt nog persoonlijk. Zo’n geoptimaliseerde workflow ontwerpen is overigens helemaal niet moeilijk: klikken, slepen en klaar!

Recruitment

Besteed je het recruitment proces uit of doe je het zelf? Met HRIS is zelf doen makkelijk. Je bespaart daarmee veel kosten. Lees hier hoe je sneller personeel werft. Heb je eenmaal iemand aangenomen, dan start je natuurlijk zo snel mogelijk metonboarding! Personio helpt je daarbij.

Training en opleiding

Zowel de werkgever als de werknemer heeft belang bij systematische personeelsontwikkeling. Hier lees je hoe je dat slim aanpakt. Omdat je medewerkers via Personio zelf hun ontwikkelingsstappen bijhouden in het HRIS, heb je daar als werkgever geen of weinig omkijken naar.

Loonadministratie

Van salarissen, onkostenvergoedingen tot extralegale voordelen: met HRIS houdt een organisatie dat allemaal in eigen hand.

Afwezigheidsbeheer

Met HRIS-software zoals deze van Personio, kan iedereen binnen de organisatie zelf heel gemakkelijk zijn of haar vrije dagen inplannen. Managers krijgen een seintje en kunnen de verlofaanvraag direct bevestigen. Het HRIS geeft een helder overzicht en betrouwbare gegevens.

Employee self-service (ESS)

Een training of verlof aanvragen, werkuren vastleggen of persoonlijke gegevens bijwerken: medewerkers voeren deze taken zelf uit. Leidinggevenden keuren updates met een paar muisklikken goed en HR heeft de handen vrij voor andere taken.

Loonschaal gegevens

Informatie over het salaris, waaronder schalen en periodieken, staat overzichtelijk in je HRIS en kan eenvoudig door werknemers worden ingezien.

Rapportages & analyses

HRIS bevat statistieken, rapportages en analyses: zo zie je in een oogopslag hoe jouw HR-beleid ervoor staat. Met een handige tool stellen managers aan de hand van deze gegevens zelf rapporten op, die ze direct met anderen kunnen delen.

Wat zijn de verschillen tussen HRIS, HCM en HRMS?

Op het gebied van personeelsmanagement software duizelt het je soms van de afkortingen. Op welke vlakken verschillen die pakketten van elkaar en welke keuze is de beste? We laten de belangrijkste drie de revue passeren:

  • Human Resource Information System, ofwel HRIS

  • Human Resource Management Software, ofwel HRMS

  • Human Capital Management, ofwel HCM

HRIS is ontwikkeld vanuit de behoefte om de administratie van werknemers op een makkelijke manier bij te houden. Omdat HR-functies doorheen de jaren steeds complexer zijn geworden, zijn er steeds meer mogelijkheden bij gekomen, zoals recruitment en het doorlopend beheren van gegevens.

HRMS is in feite niets anders dan HRIS. Vooral omdat je met een HRIS nu ook de salarisadministratie en de urenregistratie kunt bijhouden, zijn beide termen inwisselbaar.

HCM bestrijkt het hele scala aan planningsactiviteiten, denk aan opvolgingsplanning, beloningsplanning en strategische personeelsplanning. HCM is dus vollediger dan HRMS en HRIS.

Welke keuze je maakt, hangt af van de omvang en de ambities van je organisatie. Bedenk wel dat alle leveranciers voortdurend werken aan de ontwikkeling van hun producten. Het is daarom een goed idee om eerst advies in te winnen bij een adviseur van Personio.

Zo implementeer je een HRIS

Of je nu overstapt van een ander systeem naar een HRIS of vanaf nul begint: succesvol werken met een HRIS begint met een goed implementatieplan. Er zijn zoveel verschillende aspecten aan een implementatie, dat het echt helpt om vanaf het begin een duidelijk idee te hebben van het hele proces. Hier lees je wat er allemaal bijeen HRIS-implementatie komt kijken.

Je HRIS-implementatieproces optimaliseren

Heb je eenmaal je HRIS-oplossing gekozen en weet je waarmee je rekening moet houden bij het implementeren? Zorg er dan voor dat de uitrol in de organisatie probleemloos verloopt. Met deze vijf tips gaat er niets mis:

  • Communiceer de voordelen

Een nieuw systeem is altijd even wennen. Niet iedereen heeft daar het geduld voor. Pas als de voordelen duidelijk zijn, zijn mensen bereid om er tijd aan te besteden. Zorg er daarom voor dat iedereen weet wat de nieuwe HR-software oplevert, ook het management. Communiceer dus heel duidelijk wat de voordelen zijn van de software.

  • Kies voor een top-downbenadering

Overtuig eerst de managers en belangrijke stakeholders van de noodzaak en het nut van een HRIS. Pas daarna kan je alle medewerkers erbij betrekken. Draagvlak bij het management zorgt voor een hogere acceptatie en betrokkenheid, simpelweg omdat medewerkers dan weten dat dit van ze wordt verwacht.

  • Bepaal rollen en rechten

Een goed HRIS, zoals dat van Personio, biedt verschillende soorten gebruikers en rechten aan. Voordat je start met de implementatie, schets je welke rollen er binnen je bedrijf zijn en wat iedereen wel of niet mag doen in het systeem. Na afstemming met de afdelingsmanagers en de medewerkers maak je dit definitief.

  • Betrek alle afdelingen

Zorg ervoor dat alle afdelingen van je bedrijf betrokken zijn bij de implementatie, bijvoorbeeld tijdens afstemmingsvergaderingen. Iedereen wil invloed hebben op het proces, dus je zult hier actief over moeten communiceren.

  • Stel een projectplan op

HetHRIS-implementatieteam maakt een projectplan voor de implementatie waarin het hele proces van begin tot eind wordt geschetst, met de vermelding van belangrijke datums, beslissingen en communicatiepunten met het hele bedrijf. Zo is voor iedereen inzichtelijk wat er te gebeuren staat.

Vermijd deze 5 valkuilen bij het implementeren van een HRIS

Bij de overgang naar een nieuw HRIS liggen altijd de nodige problemen op de loer. Deze kunnen het implementatieproces ernstig vertragen. Om je goed voorbereid aan de slag te laten gaan, zetten we de 5 grootste valkuilen voor je op een rij:

1. Te snelle leveranciersselectie

Kies een leverancier niet op basis van persoonlijke voorkeuren, maar kijk scherp naar het aanbod. Alleen een demo is daarbij niet genoeg. Vraag een select aantal leveranciers om ook een paar use cases uit te werken. In zo’n case beschrijven ze welke beslissingen worden genomen, welke data daarvoor nodig is en hoe het HRIS daardoor bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. Zo wordt echt duidelijk hoe het HRIS-systeem specifiek voor jouw organisatie werkt.

2. Te weinig design-principes

Design-principes geven een duidelijk kader waarbinnen de belangrijkste wensen en behoeften van gebruikers, organisatie en techniek zijn vastgelegd. Zorg voor heldere beoordelingscriteria voor het toetsen van alle keuzes en beslissingen. Bijvoorbeeld: kies voor maximaal twee goedkeuringsniveaus, zodat beslissingen snel kunnen worden genomen. Maak je deze keuze niet, dan laten beslissingen eindeloos op zich wachten, en dat is nou net niet de bedoeling van je HRIS.

3. Te weinig voorwerk

Definieer vóór de implementatie heel nauwkeurig en gedetailleerd alle processen en gegevens die in je HRIS moeten komen en deel die met je collega’s. Bijvoorbeeld: is een FTE in jullie organisatie 36, 38 of 40 uur per week, wat zijn de taken van de verschillende soorten medewerkers, welke loonschalen zijn aan de functies gekoppeld? Welke standaardteksten krijgen sollicitanten automatisch toegestuurd? Als je dit allemaal pas tijdens de implementatie moet bedenken, wordt het een lang en vervelend proces.

4. Onderschatting van het traject

Bij een implementatie komt er veel meer op je af dan je denkt. Maak daarom een strakke planning, rooster mensen vrij voor het traject of huur extra mensen in. Bepaal ook tot in detail wie wat doet, en stel hier deadlines voor. Niets is erger voor je draagvlak dan steeds opnieuw te moeten melden dat de livegang weer is uitgesteld!

5. Live gaan zonder voldoende support

The proof of the pudding is in the eating. Ook al is je HRIS goed geïnstalleerd en getest, ook al hebben de medewerkers allemaal een training gevolgd: er zijn altijd vragen en problemen, vooral in het begin. Regel daarom vooraf voldoende ondersteuning en laat de medewerkers weten voor welke vragen zij bij welke personen terecht kunnen.

Meer weten?

Je weet nu wat een HRIS is, welke voordelen het biedt voor jouw organisatie en wat er allemaal komt kijken bij de implementatie van een HRIS. Personio heeft drie verschillende abonnementen, die je bovendien kunt uitbreiden met allerlei extra’s! Kijk hier welk abonnement bij jou past. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met Personio. Onze adviseurs helpen je graag persoonlijk verder!

Ontdek zelf meer over Personio

Web Demo Personio