Het Eisenhower-model: zo pas je het toe in jouw bedrijf

Het Eisenhower-model werd gepionierd door Stephen Covey in zijn bestseller ‘The 7 Habits of Highly Effective People’ (7 eigenschappen van effectief leiderschap). Het model is vernoemd naar Dwight D. Eisenhower, de 34e president van de Verenigde Staten. Hij stond bekend om zijn extreme productiviteit. 

Over Eisenhower werd gezegd dat hij zich alleen bezighield met dringende zaken. Het Eisenhower-model is geïnspireerd op zijn aanpak en helpt om dringende en minder belangrijke taken van elkaar te onderscheiden. Dit is dan ook het kernprincipe van het Eisenhower-model. Op die manier kunnen taken geprioriteerd, gedelegeerd of zelfs helemaal geschrapt worden.

Het Eisenhower-model is vooral nuttig voor managers en leiders die:

• Het gevoel hebben dat ze de hele dag brandjes blussen in plaats van urgente taken af te ronden.

• Het druk hebben, maar het gevoel hebben dat hun werk te weinig impact heeft.

• Geen vooruitgang boeken met betrekking tot hun langetermijndoelen.

• Last hebben van uitstelgedrag.

• Moeite hebben met nee zeggen.

• Moeite hebben met het delegeren van taken.

Dringende taken zijn tijdgevoelig en vereisen je onmiddellijke aandacht. Het zijn taken die je niet zomaar aan de kant kunt schuiven en die ook vaak verplicht zijn. Door je te focussen op dringende taken kom je in een reactieve stemming, waardoor je vaak defensief wordt en gehaast te werk gaat.

Belangrijke taken dragen bij aan de missie, waarden en langetermijndoelen van je bedrijf. Deze taken worden echter vaak verwaarloosd omdat ze niet meteen resultaat opbrengen. Door je te focussen op belangrijke taken kom je in een ontvankelijke stemming, waardoor je kalm en rationeel werkt, maar ook openstaat voor nieuwe ideeën.

💡 We hebben vaak de neiging om te denken dat alle dringende taken ook belangrijk zijn, terwijl dat vaak niet zo is. Dit heeft te maken met onze natuurlijke voorkeur voor kortetermijnproblemen en -oplossingen.

Efficiënte processen, hogere productiviteit

HR levert een beslissende bijdrage aan de productiviteit van medewerkers. Want als personeelsprocessen voor iedereen gemakkelijk zijn, houden je medewerkers meer tijd over voor hun eigenlijke werk. Personio helpt je daarbij! 

Productiever worden met Personio

De Eisenhower-matrix is een handige tool waarmee je onderscheid kunt maken tussen taken die belangrijk, onbelangrijk, dringend en niet dringend zijn. De matrix verdeelt deze verschillende taken in vier kwadranten. De kwadranten geven aan welke taken je eerst moet doen en welke taken je beter kunt delegeren of zelfs schrappen.

De Eisenhower-matrix is verdeeld in vier kwadranten:

• Kwadrant 1: belangrijke en dringende taken.

• Kwadrant 2: belangrijke, maar niet-dringende taken.

• Kwadrant 3: dringende, maar onbelangrijke taken.

• Kwadrant 4: onbelangrijke en niet-dringende taken.

Bij taken die zowel dringend als belangrijk zijn, gaat het om crisissituaties die snel moeten worden opgelost. Een voorbeeld hiervan in de HR-sector is bijvoorbeeld de situatie van een datalek of een beveiligingsincident.

👉 Doe deze taken eerst: ze vereisen je onmiddellijke aandacht.

Taken die niet dringend, maar wel belangrijk zijn, helpen je om de gestelde doelen te bereiken. Aan deze taken is meestal geen strakke deadline gekoppeld. Productieve en succesvolle mensen besteden de meeste tijd aan dit soort taken. Covey noemt dit tweede kwadrant het kwaliteitskwadrant. Het volgen van ontwikkelings- en trainingsprogramma's door werknemers zijn goed voorbeelden van zulke taken.

👉 Je moet deze taken inplannen om ze later succesvol te kunnen uitvoeren.

De taken die voorkomen in dit kwadrant leiden af van de missie en langetermijndoelen van het bedrijf. Ze helpen wel andere mensen om hun doelen te bereiken. Een voorbeeld hiervan is het plannen van vergaderingen of het voeren van sollicitatiegesprekken.

👉 Dit zijn taken die je het beste kunt delegeren aan werknemers. 

Deze taken zijn niet dringend en helpen je ook niet om de langetermijndoelen van het bedrijf te bereiken. Ze leiden alleen maar af van wat echt belangrijk is. Voorbeelden van zulke taken zijn het overmatig sorteren van e-mails en het organiseren van onnodige vergaderingen.

👉 Schrap deze taken van je takenlijst.

We hadden het eerder over hoe Steven Covey de Eisenhower-matrix introduceerde in zijn boek. In dat boek bespreekt Covey ook de vier generaties van tijdmanagement. Als we naar deze vier generaties kijken, zien we dat ze eigenlijk instructies bevatten over hoe je de matrix op de juiste manier kunt gebruiken.

De eerste generatie vormt de eerste stap in het beter beheren van je tijd en taken. Je moet elke taak schriftelijk vastleggen in een (digitaal) document. Dit helpt je om ze succesvol af te ronden, maar ook om ze later opnieuw te bekijken. Op die manier kun je ook beter bepalen hoeveel tijd en energie een bepaalde taak vereist.

Bij de tweede generatie moeten alle activiteiten uit de vorige lijst worden genoteerd in een agenda of op een andere manier worden ingepland. Op die manier krijgen je taken een tijdsdimensie in de toekomst. Sommige managers werken hiervoor graag op papieren documenten, maar gelukkig zijn er tegenwoordig talloze apps en digitale agenda’s beschikbaar waarmee je taken overzichtelijk, digitaal kunt inplannen.

De derde generatie is er om het tijdsbestek van activiteiten te beperken. Bij deze generatie moet je wekelijkse taken vaststellen, maar ook serieuzer nadenken over de doelen die je wilt bereiken en over je dagelijkse planning binnen die week.

Bij de eerste drie generaties ging het over het beheren van verschillende activiteiten en je tijd. Echter,  het is de vierde generatie die het hele proces echt betekenis zal geven. Door middel van een complete planning en lijst van activiteiten kun je analyseren welke taken belangrijk of onbelangrijk, dringend of niet dringend zijn. Zo weet je welke taken op je lijst meteen gedaan moeten worden en welke je eventueel nog even kunt uitstellen.

Stroomlijn je werknemers’ ontwikkeling

Definieer je prestatiecycli, bepaal doelen, geef effectief feedback en evalueer iemands prestaties eerlijk. Structureer groei en help je medewerkers met krachtig prestatiemanagement. 

Probeer slimme performance management

Hier zijn een paar nuttige tips voor het invullen van de Eisenhower-matrix:

• Probeer het systeem eerst een week uit.

• Begin met een lijst op te stellen van de taken voor de komende week.

• Deel deze taken in in de juiste kwadranten.

• Gebruik een tijdregistratiesysteem om je voortgang gedurende de week bij te houden.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van het Eisenhower-model:

• Je leert nadenken over het (gebrek aan) belang van de verschillende taken.

• Je kunt het Eisenhower-model gebruiken om te bepalen welke taken dringend zijn en welke niet.

• Het model helpt leiders om betere zelfanalyses te doen.

• Je leert als leider om sneller betere en efficiëntere beslissingen te nemen.

Let op deze valkuilen wanneer je in je bedrijf werkt met het Eisenhower-model:

• Het model classificeert taken alleen op basis van urgentie en belangrijkheid en houdt geen rekening met de middelen, de complexiteit of de mate van inspanning die een taak vereist.

• Korte, dringende taken worden verwaarloosd.

• Het toepassen van het model kan voor sommige medewerkers complex en tijdrovend zijn.

• Het kan overweldigend lijken als er te veel taken zijn.

In elk van de onderstaande scenario's kan het Eisenhower-model worden gebruikt om HR-taken te identificeren die zowel dringend als belangrijk zijn. Op deze manier kunnen HR-professionals hun tijd en middelen doeltreffender inzetten om hun doelen te bereiken en hun verantwoordelijkheden te vervullen.

• Werving van talent: HR-professionals kunnen het Eisenhower-model gebruiken om prioriteit te geven aan wervingstaken. Urgente taken kunnen bestaan uit het beantwoorden van directe vragen van kandidaten, terwijl belangrijke taken eerder betrekking hebben op de globale wervingsstrategie en langetermijnplanning.

• Prestatiemanagement: tijdens het uitvoeren van prestatiebeoordelingen kunnen HR-managers prioriteiten stellen door te bepalen welke taken dringend zijn (bijv. het aanpakken van prestatieproblemen van medewerkers) en welke belangrijk zijn (bijv. het stellen van ontwikkelingsdoelen  om de groei van werknemers te bevorderen).

• Training en ontwikkeling van werknemers: HR-specialisten kunnen het model gebruiken om onderscheid te maken tussen verschillende taken, zoals het onmiddellijk aanbieden van training (urgent) en het ontwikkelen van een uitgebreid trainingsprogramma dat bijdraagt aan de langetermijngroei en ontwikkeling van werknemers (belangrijk).

• HR-beleidsimplementatie: HR-medewerkers moeten dringende zaken zoals beleidsovertredingen snel aanpakken, maar ze moeten ook tijd vrijmaken om het beleid te herzien en bij te werken, zodat het vorm krijgt op de lange termijn en aansluit bij de veranderende behoeften van de organisatie (belangrijke taken). 

• Geschillen tussen werknemers: HR-professionals moeten conflicten en geschillen tussen werknemers vaak onmiddellijk oplossen om de werkomgeving harmonieus te houden (urgent). Tegelijkertijd moeten ze werken aan een meer inclusieve werkplek waar conflicten vermeden worden door middel van preventieve maatregelen en een gedegen beleid (belangrijk).

• Strategische HR-planning: HR-managers kunnen het model toepassen om onderscheid te maken tussen dringende personeelsbehoeften, zoals het invullen van vacatures om de onmiddellijke operationele behoeften te dekken (urgent) en het ontwikkelen van personeelsstrategieën die gericht zijn op toekomstige groei, talentontwikkeling en duurzaamheid van de organisatie (belangrijk).

Het Eisenhower-model helpt om persoonlijke doelen op een doeltreffende manier te organiseren en bereiken door taken te categoriseren op basis van urgentie en belangrijkheid. Hierdoor kun je doeltreffender naar je langetermijndoelen toewerken.

Ja, je kunt het Eisenhower-model gemakkelijk integreren met digitale tools voor tijdbeheer zoals kalenders en projectbeheersoftware om prioriteiten te stellen en je dagelijkse taken te beheren.

In een teamomgeving kan het Eisenhower-model de besluitvorming verbeteren door de teamleden te helpen bij het stellen van prioriteiten op basis van urgentie en belang. Dit leidt uiteindelijk tot efficiëntere werkroutines.