AI verandert werk sneller dan jouw functiebeschrijvingen kunnen bijhouden

AI wordt vaak beschreven in termen van wat het voor organisaties kan doen: hogere productiviteit, snellere prestaties en meer omzet.

Maar de grootste verandering speelt zich af binnen het werk zelf. Medewerkers besteden met AI veel minder tijd aan uitvoering - denk dan aan teksten schrijven en gegevens invoeren - en meer tijd aan het controleren van AI-output, het verfijnen van conceptversies, kritisch denken en goede beslissingen nemen.

Dit heeft een grote impact op wat hun werk feitelijk inhoudt, vergeleken met wat er in hun functieprofiel staat.

Financiële teams testen modellen die ze zelf niet hebben gebouwd, in plaats van prognoses van begin af aan op te stellen. Klantenservicerollen zijn bezig met de toon en kwaliteit van geautomatiseerde reacties, in plaats van honderden e-mails handmatig te typen. Deze veranderingen vinden plaats in alle mogelijke functies, maar ze zijn altijd even zichtbaar. 

Uit een Stanford-onderzoek uit 2025 blijkt dat de werkgelegenheid onder jongere werknemers daalt, omdat AI veel taken overneemt die normaal gesproken weggelegd zijn voor instapfuncties. McKinsey-onderzoek uit 2025 stelt dat een derde van de werknemers vóór 2030 een significante verandering in meer dan tien procent van zijn of haar vaardigheden zal meemaken.

Veel van het HR-werk in de employee lifecycle is gebaseerd op aannames over hoe functies eruitzien. Maar als die aannames wegvallen, neemt HR beslissingen op basis van een document dat niet meer overeenkomt met de functie.

In het huidige AI-tijdperk zijn functiebeschrijvingen nog steeds waardevol. Ze vormen de verwachtingen van kandidaten, geven medewerkers helderheid over hun rol en bieden HR een duidelijk compliance-kader. Het probleem is dat we ze nog steeds behandelen als een stabiel beeld van hoe functies eruitzien, terwijl (extreme) flexibiliteit de nieuwe norm is.

Als de vaardigheden die jouw organisatie nu nodig heeft al onduidelijk zijn - laat staan over zes maanden - worden functiebeschrijvingen al snel niet meer dan een checklist van taken en tools. Ze selecteren kandidaten op meetbare input zoals "ervaring met Salesforce", in plaats van op de overdraagbare competenties die aantonen dat iemand zich kan aanpassen als tools en functies veranderen.

Dat probleem stopt niet bij werving. Het heeft ook een langetermijneffect op de mensen die al bij jouw organisatie werken.

Als functieverwachtingen verschuiven, houden ze op een betrouwbaar referentiekader te zijn voor andere processen - zoals performancemanagement, ontwikkeling, interne mobiliteit of doorgroeimogelijkheden. Verwachtingen die ooit helder waren, drijven langzaam af - en worden pas later, bij een beoordelingsgesprek, alsnog gehandhaafd.

Uit het Workforce Pulse-onderzoek 2025 van Personio blijkt dat medewerkers die zich ongemakkelijk voelen bij AI-gedreven veranderingen in hun werk, 29% meer kans hebben om op zoek te gaan naar een andere baan.

Als mensen niet duidelijk weten wat hun functie inhoudt of hoe ze kunnen groeien, vertrekken ze.

Als rollen en skills blijven veranderen, hebben HR-teams een raamwerk nodig dat onderscheid maakt tussen wat stabiel blijft en wat verandert.

“Een chatbot die maar één bron raadpleegt, kan nog steeds slim klinken. Maar antwoorden geven waar je grote beslissingen op kunt baseren lukt dan niet.“

Alex Bannon

Engineering Manager, Personio

In de praktijk moeten HR-leiders de omslag maken van “welke activiteiten doet deze persoon?” naar “voor welke resultaten is deze functie verantwoordelijk?”

“Zet de resultaten op slot, maar maak de uitvoering flexibel,” zei Dominic Joyce, oprichter en Head of Talent Acquisition bij Maverick Otter, tijdens het Making AI Work-event van personio. “Wat relatief stabiel moet blijven: hoe succes eruitziet, het verwachte impactniveau en de verantwoordelijkheden. Wat flexibel moet zijn: hoe het werk gedaan wordt, welke tools gebruikt worden en welke specifieke vaardigheden nodig zijn.”

Veel bestaande raamwerken voor functiebeschrijvingen zijn al snel verouderd, omdat ze alles over een functie vastleggen in één document. Zonder HR-teams de mogelijkheid te geven de onderdelen te herschrijven die sneller veranderen dan de rest.

Het volgende simpele dubbellaagsmodel helpt HR-teams die flexibiliteit wel te bieden.

De ‘basis’ van de functie beschrijft de tijdloze aspecten die niet veranderen, ongeacht de tools die je gebruikt, de markt waarin je werft of de manier waarop het werk gedaan moet worden.

De ‘flex’ van de functie beschrijft de bewegende onderdelen die rondom die basis draaien: de tools, taken, directe bedrijfsprioriteiten en eventueel opkomende vaardigheden. Dit zijn de modulaire onderdelen van je raamwerk die wisselen naarmate behoeften, vaardigheden en technologie zich ontwikkelen.

Dit raamwerk geeft teams principes om het veranderlijke deel van de functie aan te passen aan de huidige realiteit, zonder alles opnieuw te hoeven schrijven.

Raamwerken voor functieprofielen zijn niet alleen een hulpmiddel om talent aan te trekken. Ze zijn onderdeel van jouw talentinfrastructuur. Het framework dat bepaalt hoe mensen worden beoordeeld, bevorderd en intern doorstromen.

Als AI functies sneller verandert dan je het functieprofiel kunt aanpassen, wordt die infrastructuur urgent.

“Echte inzichten komen voort uit integratie van HR-data: werving, salarisadministratie, tijd, prestaties en verloop - allemaal in context, nooit in silo’s.“

Alex Bannon

Engineering Manager, Personio

Hieronder de vier acties die er nu het meest toe doen.

Jouw organisatie gebruikt al jaren dezelfde functiebeschrijvingen. Een nieuw raamwerk pitchen dat de manier van werven verandert, is een lastige boodschap. Positioneer het daarom in termen van de risico’s die het inperkt voor de gehele organisatie.

“Het doel is niet dat AI beslissingen neemt. Het doel is dat AI het voorbereidende werk doet, zodat mensen betere beslissingen kunnen nemen.“

Alex Bannon

Engineering Manager, Personio

Waar je moet beginnen: klein starten, testen en verbeteren

HR-leiders kunnen de agile-aanpak als voorbeeld nemen om snel tractie te krijgen op een nieuw raamwerk. Test het met één functie, één hiring manager, of pas eerst slechts één onderdeel van het proces aan.

Maak het concreet: definieer van tevoren wat succes betekent. Bijvoorbeeld: “Als het werkt, zien we snellere shortlisting voor de talentpools, of kwalitatief betere beoordelingen.”

Als functieverwachtingen sneller veranderen dan de documentatie kan bijhouden, biedt een goed loopbaanraamwerk houvast. Het maakt duidelijk waarvoor een functie verantwoordelijk is, hoe goed presteren eruit ziet op elk niveau en hoe doorgroei werkt. Maar om wendbaar te blijven in de huidige omgeving, moeten HR-leiders het raamwerk ontwerpen op basis van competenties, niet taken.

Dit levert een roldefinitie op die waarde centraal stelt, zonder functies te koppelen aan een vaste takenlijst die waarschijnlijk toch weer gaat veranderen.

In de tabel hieronder staan voorbeelden van hoe die verschuiving eruit ziet in de praktijk.

Een competentiegericht raamwerk zorgt dat iedereen dezelfde taal spreekt bij functioneringsgesprekken. Het betekent ook dat verwachtingen in instapfuncties - waar taken snel veranderen - niet voortdurend bijgesteld hoeven te worden. 

Bij Personio is bijvoorbeeld een specifieke AI-pijler toegevoegd aan het loopbaanraamwerk, die voor de hele organisatie geldt. AI-competentie wordt daarin behandeld als een kernvaardigheid, niet als een technische specialisatie.

Want een loopbaanraamwerk is niet alleen bedoeld voor functioneringsgesprekken. Het biedt medewerkers een functiedoel, scope en groeiroute, zelfs als dingen blijven veranderen.

Met Personio bouw en schaal je loopbaanraamwerken op voor elke functie en op elk niveau.

“Een loopbaanraamwerk houdt verwachtingen helder en zichtbaar, en geeft managers een gedeelde taal voor consistente functioneringsgesprekken. Bij Personio is het ingebed op meerdere momenten in de employee lifecycle - niet alleen als managers een functieprofiel schrijven, maar ook bij performancemanagement en de inrichting van de organisatie.“

Suzie Rogers

VP, People Business Partners, Personio

In het huidige talentlandschap zijn diploma’s en werkervaring minder betrouwbare indicatoren voor hoe iemand zal presteren. De vaardigheden die een functie een halfjaar geleden vereiste, zijn misschien niet meer de vaardigheden die nu - of over zes maanden - nodig zijn.

Je kunt iemand niet aannemen op basis van ervaring met tools en aanpakken die nog niet bestaan. Maar je kunt wél werven op hoe iemand leert, zich aanpast en beslissingen neemt in onverwachte situaties.

Dominic Joyce stelt dat dit neerkomt op vier kernkenmerken bij kandidaten:

• Leervermogen: hoe snel iemand iets nieuws onder de knie krijgt

• Overdraagbaar denken: kan iemand toepassen wat hij of zij weet op andere problemen?

• Probleemdefinitie: kan iemand herkennen wat er opgelost moet worden?

• AI-samenwerking: kan iemand AI gebruiken om werk te versterken, in plaats van het te vermijden?

In sollicitatiegesprekken moeten HR-teams en hiring managers verder gaan dan “welke tools heb je gebruikt?” en vragen stellen die leerpotentieel, besluitvorming en het omgaan met onzekerheid blootleggen.

In plaats van: “Vertel me over een situatie waarin je [vaardigheid] hebt laten zien.” 

Vraag: “Vertel me over iets wat je sneller hebt geleerd dan je verwachtte.”

Voeg een beoordelingsmatrix toe die het volgende meet:

• Leermethode (hoe iemand het heeft aangepakt)

• Feedbackloop (hoe iemand voortgang heeft getoetst)

• Transfer (hoe iemand dat wat ze leerden ergens anders toepassen)

• Verantwoordelijkheid (hoe iemand omgaat met eigen tekortkomingen)

Naarmate functies evolueren, zullen sommige vaardigheden vanzelf prominenter worden, terwijl andere overbodig raken - net zoals we allemaal gestopt zijn met “goed met Excel” op ons cv te zetten.

Maar voordat je een vacature plaatst voor senior engineers met kennis van een  of andereobscure programmeertaal, controleer eerst het interne vermogen van je organisatie.

Vaardigheden raken namelijk soms gevangen in functietitels. En dat is een van de grootste fouten die HR in het AI-tijdperk kan maken.

Voor effectieve mobiliteit heb je nodig:

• Duidelijke data over welke functies er zijn en wat ze vereisen

• Gedeelde definities van vaardigheden en competenties

• Een cultuur waarin interne functiewissels worden gezien als groei, niet als een zijstap

Beperk het verval van functies zo snel mogelijk, zonder een volledig raamwerkoverzicht te starten. Begin klein: kies één functiecategorie en voer een vernieuwing van de functieverwachtingen door.

1. Kies één functiecategorie waar AI al een rol speelt in de werkwijze.

2. Schrijf een functie-‘basis’ 1-pager: doel, scope, beslissingsbevoegdheden, kerncompetenties.

3. Voeg een korte ‘flex’-sectie toe: tools en werkwijzen die nu veranderen, en de opkomende vaardigheden die ertoe doen.

4. Publiceer “de lat voor kwaliteit, op dit moment” in taal die managers begrijpen.

5. Plan een kwartaalcheck (30 minuten) om te beoordelen wat er veranderd is en wat hetzelfde is gebleven.

6. Voeg één aanpasssing toe aan het wervingsproces: één vraag over leervermogen plus een beoordelingsmatrix.

7. Maak de update zichtbaar voor medewerkers - sla hem niet alleen op in jouw HR-documentatie.

Dit is genoeg om al snel transparanter en eerlijker te handelen, en het vormt de basis voor een gewoonte die je later op kunt schalen.

Functiebeschrijvingen zijn een symptoom van hoe de wereld van werk verandert. Betere functiebeschrijvingen schrijven is niet het einddoel. Ze als een mechanisme zien is dat wel. 

Want als functieprofielen goed ingezet worden, hebben ze (als ze geoptimaliseerd voor het huidige veranderingstempo zijn) grote implicaties voor al je processen gedurende de employee lifecycle.

Bij werving, performance, ontwikkeling en interne mobiliteit bieden ze de structuur die beslissingen verbetert, helderheid geeft aan medewerkers en zorgt dat jouw mensen weten wat er verandert, waarom en hoe ze daarin een rol spelen.

Bekijk de sessie over competentiegericht werven en workforce-aanpassingsvermogen (Engelstalig) van het Making AI Work-event van Personio, on-demand.

AI verandert de inhoud van werk binnen bestaande functies. Medewerkers besteden minder tijd aan repetitieve taken - zoals het samenvoegen van onderzoek of het invoeren van data - en meer tijd aan het vormen van oordelen, kwaliteitscontrole en beslissingsondersteuning.

Functiebeschrijvingen leggen een momentopname vast van een functie en de bijbehorende verantwoordelijkheden, en beschrijven vaak tools en taken die snel veranderen. Als AI de taken binnen een functie verandert, kan de kloof tussen het document en de werkelijke functie al binnen enkele maanden ontstaan.

Begin met één functiefamilie die al aan het veranderen is. Definieer een stabiele functie-‘basis’ (doel, scope, beslissingsbevoegdheden, kerncompetenties), voeg vervolgens een ‘flex’-component toe (tools, werkwijzen, opkomende vaardigheden) en update dit elk kwartaal.

Een loopbaanraamwerk definieert waarvoor een functie verantwoordelijk is en hoe goed presteren eruit ziet op elk niveau, met behulp van competenties in plaats van een vaste takenlijst. Dat biedt stabiliteit, ook als werkwijzen veranderen.

Koppel prestaties aan resultaten en competenties, en communiceer flexibele veranderingen vroeg en expliciet. Voorkom dat verwachtingen ongemerkt afdrijven en pas aan de oppervlakte komen bij een beoordelingsgesprek.

Competentiegericht werven geeft prioriteit aan vermogen en leervermogen boven diploma’s. Het helpt als je snel hiaten wilt opvullen en als tools en werkwijzen sneller veranderen dan ervaringsgerichte signalen kunnen bijhouden.