Spendesk Dream-Team

Spendesk 

HR in hoog tempo opschalen met een totaaloplossing

Branche: Financiële dienstverlening

Over de organisatie: Spendesk is een totaalplatform voor het beheren van uitgaven waarmee financiële teams en medewerkers slimmer kunnen uitgeven met behulp van facturatie- en analysesoftware, virtuele en fysieke betaalmethoden en andere hulpprogramma’s. Het snelgroeiende FinTech-bedrijf werd opgericht in 2016 en telt 200 medewerkers in 4 internationale vestigingen.

Agnès Chauvigny
Senior People Manager

De uitdaging

Spendesk is de manier waarop bedrijven hun uitgaven beheren radicaal aan het moderniseren. Het is dan ook geen verrassing dat het bedrijf razendsnel groeit. Agnès Chauvigny, Senior People Manager, kwam in 2019 bij het bedrijf. Haar mandaat: het ontwikkelen van een schaalbare basis voor HR-beheer. “We hadden destijds 100 medewerkers, maar wilden in 18 maanden groeien tot 300 medewerkers.”

Spendesk wist dat er een gestroomlijnd systeem nodig was om de HR-functie snel én internationaal te laten groeien. Toen Agnès in dienst trad, gebruikte het HR-team minimaal vier verschillende tools: “We hadden een tool om verhalen van medewerkers te registreren, een tool om indiensttredingstaken bij te houden, en een tool om de werving en toekomstige indiensttreding te volgen. Alles was opgesplitst over verschillende platformen, waardoor heel gemakkelijk fouten konden worden gemaakt.” Daarnaast konden deze systemen niet altijd worden gebruikt om HR-vereisten af te handelen in verschillende landen.

‘Schalen’ betekent dat wat ik vandaag nodig heb anders is dan wat ik morgen nodig heb. Voor mij is Personio het perfecte antwoord, want ik weet dat ik met het programma bijna alles kan doen wat ik wil.

Te veel HR-tools

Geen wereldwijd compatibel systeem

Overmatige beheertaken

medewerkers

vestigingen wereldwijd

Percentage werknemersgroei sinds 2019

De beslissing

Het was volgens Agnès eenvoudig om de organisatie ervan te overtuigen om voor Personio te kiezen. Haar leidinggevenden zagen direct de voordelen. “Ze zagen de waarde van dit ‘team voor mensen’, niet alleen als een administratief team, maar ook om hen te ondersteunen bij strategische onderwerpen. Hoe minder tijd ik aan de administratie kan besteden, hoe meer tijd ik overhoud voor strategie.” De directie zag bovendien de voordelen van de mogelijkheden om medewerkers zelf meer te laten regelen. “Het was voor hen en voor mij vervelend dat alles via mij liep. Een manager zou het overzicht en de salarisgeschiedenis van een medewerker zelf moeten kunnen bekijken in plaats van daarover bij mij te informeren.”

Spendesk_Office-04 (1)

De implementatie

Spendesk maakte met alle vier vestigingen tegelijk de overstap. “Ik had tijdens de transitie maar een paar vragen. Dat vond ik een erg goed teken.” Het hielp dat haar team de werknemers van tevoren voorbereidde, met behulp van uitlegvideo’s die ze hadden voorbereid en enkele van het informatiecentrum van Personio. “Maar ik denk dat er zelfs zonder de video’s niet veel vragen zouden zijn geweest, want het programma is echt enorm gebruiksvriendelijk.”

Voor mij is het echt baanbrekend dat ik vanaf het begin toegang heb tot schone data.

Het resultaat

Volgens Agnès is de overstap van zo’n 4 verschillende HR-tools naar slechts één de grootste verbetering die Personio biedt: “Ik beschik over schone gegevens die ik ook nog eens gemakkelijk kan vinden. Alles bevindt zich nu op dezelfde plaats. Ik hoef dus alleen nog maar te exporteren en beschik dan direct over schone gegevens. Dat is allereerst gemakkelijker, maar ook nog eens geruststellend. Ik hoef niet alles wat ik doe dubbel te controleren om er zeker van te zijn dat ik over de juiste informatie beschik, aangezien alles gecentraliseerd is.”

Een tweede belangrijk voordeel is de tijdwinst. Medewerkers of managers kunnen bepaalde taken uitvoeren die voorheen alleen door HR konden worden gedaan. Agnès verminderde de tijd die ze aan deze administratietaken besteedt met bijna 25%.Met Personio kan het HR-team van Spendesk bovendien gemakkelijker enquêtes uitvoeren, gegevens voor specifieke groepen medewerkers analyseren, rapporten genereren en de salarisadministratie voorbereiden. Agnès: “Ik gebruik het programma bijna iedere week om tal van redenen.”

Betrouwbare, gecentraliseerde gegevens

25% tijdwinst

Employee self-service (ESS)

Eenvoudige analyses en rapportages

De favorieten van Spendesk

Gemakkelijk te gebruiken en intuïtief zijn de eerste gedachten die bij Agnès opkomen als ze beschrijft wat het bedrijf waardeert aan Personio. “Ik vind het geweldig dat de medewerkers de tool uiteindelijk zo gemakkelijk hebben overgenomen. Dat hielp me echt bij de transitie.” Een andere favoriet? “Ik vind het fijn dat de cultuur en mindset van Personio op die van onze organisatie lijken. Dat maakt de omgang gemakkelijk.” Personio levert een alles-in-één oplossing om de succesvolle groei van het alles-in-één platform van Spendesk te bevorderen.

Je persoonlijke webdemo

Maak kennis met Personio! Onze productexperts leiden je rond door de tool en beantwoorden al jouw vragen.

  • Introductie van alle product-functionaliteiten
  • Afgestemd op jullie situatie, uitdagingen en wensen
  • Antwoorden op alle vragen die u hebt
  • Kiziltug Ben
  • Grenon-Andrieu Philippine

Boek jouw online demo

Optioneel

We nemen alleen contact met je op om een afspraak te maken die voor jou past en om jouw specifieke vereisten door te nemen.