Gemakkelijk en effectief – Groei ondersteunen bij orderbird

In 2016 moest orderbird kiezen voor een nieuw recruitmentsysteem dat de organisatie in staat zou stellen om de razendsnelle groei van het team bij te benen. De organisatie twijfelde tussen Softgarden en een freemium programma. In beide gevallen zou verdere groei van de organisatie echter hogere kosten opleveren. In Personio vond orderbird niet alleen een oplossing op het gebied van recruitment, maar ook alle andere belangrijke functionaliteiten van HR-beheersoftware in één systeem.

Orderbird was op zoek naar een nieuwe oplossing die de organisatie zou helpen om te gaan met hun toenemende complexiteit. Zowel tijdbesparing als minimalisering van de kosten en administratieve rompslomp waren belangrijk. Met betrekking tot de alternatieven waren er verschillende programma’s nodig om over alle functionaliteiten te kunnen beschikken. Dat zou niet alleen hebben geleid tot hogere kosten, maar ook tot problemen op het gebied van interoperabiliteit. Veel softwareoplossingen werden afgekeurd –voornamelijk vanwege de hoge kosten. Personio bleek dan ook het gunstigste alternatief, dat enkele honderden euro’s minder kostte.

De administratieve last die de snelle groei met zich meebracht, vormde een groot probleem voor orderbird, want de meeste oplossingen om deze problemen aan te kunnen overstegen het budget. Ook waren sommige individuele alternatieven van goedkopere externe leveranciers uitgesloten. Ze bevonden zich in ‘grijs gebied’ als het ging om de eisen op het gebied van gegevensprivacy, dus kon men er geen gebruik van maken.

Verschillende Excel-spreadsheets met inconsistente werknemersgegevens leidden tot verwarring binnen het team en er ging vaak tijd verloren, omdat de gegevens steeds opnieuw moesten worden afgestemd. Het probleem ging door tot in de communicatie: de inefficiënte spreadsheets leidden tot langdurige discussies om de gegevens te verduidelijken.

Lange informatiekanalen maakten het moeilijk om medewerkers bij het wervingsproces te betrekken. Het kostte veel tijd om sollicitatiedocumenten beschikbaar te stellen aan elke wervingsmanager of sollicitant en om hun feedback te verzamelen. De communicatie via e-mail verliep verwarrend en leverde vertraagde discussies en afspraken op. Bovendien werd de uitvoering van andere belangrijke taken erdoor belemmerd.

Het leidde er ook nog eens toe dat het aannemen van medewerkers langer duurde, en maakte het moeilijker om een overzicht te krijgen van de prestaties van alle afzonderlijke wervingskanalen. Daardoor was het wervingsproces weinig efficiënt en bleef het mogelijke potentieel verborgen. Door deze ingewikkelde communicatiesituatie liep de organisatie sommige sollicitanten mis.

Dankzij het programma dat alle relevante medewerkersgegevens opslaat en beheert zijn onnodige, tijdrovende stappen verleden tijd. Veel gegevens hoeven niet meer te worden overgedragen, of de overdracht is geautomatiseerd. Naast de tijdbesparing neemt ook de consistentie van de gegevens toe.

Toch profiteert niet alleen de HR-afdeling van de overstap op een ander systeem. Personio helpt ook nieuwe medewerkers. Dankzij een eenduidig en betekenisvol onboardingproces voelen medewerkers zich welkom en kunnen ze sneller vertrouwd raken met hun taken. Dat medewerkers hun eigen persoonsgegevens kunnen bewerken, levert HR een tijdbesparing op en vereenvoudigt de dagelijkse werkzaamheden.

Bij nieuwe sollicitaties kan nu tussen verschillende afdelingen en functieniveaus transparante feedback worden gegeven op cv’s en gesprekken. Er kunnen eenvoudig andere teamleden worden toegevoerd, en beslissingen over de geschiktheid van een sollicitant binnen een team kunnen gezamenlijk worden genomen.

Deze goed doordachte communicatiestructuur wordt voortgezet tijdens het contact met de sollicitant doordat de centrale e-mailfunctie in Personio snelle communicatie bevordert. Er kan heel snel worden gereageerd op veranderingen en er kunnen eenvoudig extra stappen worden gezet.

Orderbird geniet ook van volledige flexibiliteit in hun employer branding. De vacaturepagina werd naar wens aangepast en de integratie met Personio was eenvoudig. Kandidaten kunnen daardoor met een paar klikken solliciteren, terwijl al hun relevante gegevens direct beschikbaar zijn.

Ook een korte implementatieperiode levert tijdwinst op. Nadat de gegevens werden voorbereid, werden alle gegevens in korte tijd naar Personio gemigreerd. Het nieuwe systeem was daardoor snel inzetbaar en mede dankzij het intuïtieve ontwerp hoefden de medewerkers niet lang aan de tool te wennen.

De afdeling Recruitment kreeg een eenduidig overzicht van het gehele proces, dat ook nog eens transparanter werd gemaakt voor de medewerkers. Het team kon filteren op de meest efficiënte kanalen, zodat niets in de weg staat om op een later moment activiteiten op dit gebied uit te breiden.

Omdat complexe hiërarchieën worden geïmplementeerd met behulp van het rol-rechtensysteem, zorgt Personio ook voor de beveiliging van de gegevens. Met dit systeem heeft elke medewerker verschillende functionaliteiten tot zijn beschikking.