Hoe efficiënte HR een revolutie in cosmetica aanwakkert

Omdat er veel handmatig werk was en niet genoeg toegang tot informatie, ging het team van LUSH op zoek naar een nieuwe, holistische oplossing. “We zochten een systeem dat een alles-in-één-oplossing kon bieden voor urenregistratie, absentiebeheer, recruitment en analyse”, vertelt Kristin.

Het was vooral belangrijk om één systeem te vinden waarmee het hele bedrijf – en iedere medewerker – kon werken. Dit zou het mogelijk maken om een omgeving te creëren waarmee iedere winkellocatie vanaf dag één kon worden ondersteund.

Bovendien zochten ze naar het extra voordeel van een product dat voortdurend verbeterd wordt. De mogelijkheid om met een customer success manager te werken was ook belangrijk, zodat de oplossing kon meegroeien met hun veranderende behoeften.

Omdat het HR-besturingssysteem van Personio bleek aan te sluiten bij LUSH’s visie op het mondiger maken van werknemers en bovendien aan al hun andere eisen voldeed, was de beslissing snel genomen.

Sinds de beslissing is gemaakt om Personio te implementeren, is de oplossing een belangrijke steunpilaar geworden in de dagelijkse routine van Kristin en het team. Zoals zij zelf zegt: “Ik heb Personio altijd open staan. Als medewerkers me bellen of als ik een vergadering in moet, kijk ik altijd eerst even in Personio om de cijfers of conceptrapporten te bekijken. Ik gebruik het de hele dag door, van het begin van mijn werkdag tot ik klaar ben.”

Toegang tot deze informatie is een enorm pluspunt gebleken. Dankzij Personio heeft het team direct toegang tot de personeelsgegevens die ze nodig hebben en tot de cijfers daarachter. Maar het heeft ook geholpen om de relatie tussen het kantoor en de winkels te verbeteren. Een van haar favoriete onderdelen is Personio’s templatefunctie, die de verschillende documenten stroomlijnt en het makkelijker maakt om beleidsregels te delen en arbeidscontracten te versturen: “Dankzij de templatefunctie besparen we zoveel tijd en zijn processen zoveel gemakkelijker geworden!”

En dan is er het aantrekken van nieuwe mensen: “Recruitment is echt enorm verbeterd. Vroeger deden we werving vooral handmatig en vaak erg ad hoc — tegenwoordig kunnen we sollicitanten naar Personio leiden en die gegevens gebruiken om winkels te ondersteunen bij de werving”, legt Kristin uit. Ze vervolgt: “Personio is voor veel mensen vaak het eerste contactpunt als ze via het systeem solliciteren, dus het hele traject van de kandidaat loopt via Personio. En als ze werknemer worden, dan begint het onboarding-traject ook in Personio, compleet met alle gegevens.”

Personio helpt ook om mensen beter te betrekken bij de cultuur van LUSH, onder andere door iedere medewerker het systeem actief te laten gebruiken: “Alle medewerkers hebben toegang tot Personio en worden ook in staat gesteld de self-servicetool te gebruiken. Ze vragen verlof aan, houden contact met managers en gebruiken openbare profielen om met collega’s in contact te blijven… Ze krijgen een overzicht van het hele bedrijf zonder dat ze meerdere tools nodig hebben”, zegt Kristin.

Als onderdeel van hun ervaring met Personio hebben Kristin en het team bij LUSH hun eigen customer success manager, om ervoor te zorgen dat ze voortdurend het beste uit Personio halen.

‘We vergaderen om de week met Max, onze customer success manager, en hebben een heel hechte band…Wat we echt aan Max waarderen is dat we altijd kunnen overleggen en met nieuwe ideeën kunnen komen, waarop Max ons helpt om die ideeën daadwerkelijk te realiseren.” Die instelling van innovatie en samenwerking is ontzettend belangrijk voor het team. “We kunnen ideeën uitwisselen en erover praten en dat maakt de relatie voor ons echt bijzonder. Het is geweldig om met iemand te kunnen overleggen.”

In Kristins werk is het vooral belangrijk dat, ongeacht welke HR-oplossing LUSH ook gebruikt, deze moet passen bij hun innovatieve, vooruitstrevende en inclusieve bedrijfscultuur.

In haar woorden: “Diversiteit en inclusiviteit is een ontzettend belangrijk onderdeel van onze bedrijfscultuur. Met Personio konden we iedere medewerker de mogelijkheid bieden om hun eigen voornaamwoorden te kiezen. Zo weten mensen hoe ze andere medewerkers kunnen aanspreken op een manier waar iedereen zich comfortabel bij voelt.”

De manier waarop Personio deze mogelijkheid niet alleen bood, maar dat ook nog eens deed op een gemakkelijke en gebruiksvriendelijke manier voor iedere medewerker, is precies wat Kristin zo waardeert aan het werken met dit product.