Van handmatige lijstjes naar een geautomatiseerde workflow die past bij de bedrijfsstrategie en groei

De missie van Lepaya is bedrijven helpen om de ontwikkeling van hun medewerkers te optimaliseren zodat ze voorop kunnen blijven lopen in een snel veranderende wereld. Voor Lepaya betekent dit het aanbieden van de juiste training op het juiste moment om op een efficiënte manier relevante vaardigheden te ontwikkelen. Het succes van hun aanbod is terug te zien in hun snelle groei. Sinds de oprichting in 2017 groeide het bedrijf uit tot 140 werknemers en het wil voor eind 2022 de omvang nog verdubbelen. Voor Julia Heck, People Manager bij Lepaya, was het al snel duidelijk dat het bedrijf met deze snelle groei hun nogal gefragmenteerde HR-systeem zou ontgroeien. Lepaya besloot afscheid te nemen van de talloze lijstjes, mappen en excelsheets: “We kwamen op het punt dat handmatig HR-beheer niet meer te doen was. We wilden meer en efficiënt automatiseren om ons te kunnen concentreren op strategische onderwerpen. Daarom gingen we op zoek naar een oplossing om het administratieve werk tot een minimum te beperken en de efficiëntie te maximaliseren. Als toekomstgericht bedrijf besloten we om handmatige processen in te ruilen voor geautomatiseerde workflows,” legt Julia uit.

Voor Julia was de behoefte aan een nieuwe HR-oplossing duidelijk: een geautomatiseerde people workflow die Lepaya in staat zouden stellen om te groeien en op te schalen. “Het was een goed moment om de bestaande processen te herzien. We bekeken welke workflows we konden stroomlijnen en welke processen we konden automatiseren. Omdat we tegen het einde van dit jaar in omvang willen verdubbelen, wilden we over schaalbare, efficiënte processen beschikken”, aldus Julia. Daarnaast wilde het People Team een GDPR-proof bron van HR-data, individuele rapportagemogelijkheden en een intuïtieve zelfservice voor werknemers. Toen Lepaya de oplossing van Personio in ogenschouw nam, bleek deze alle gewenste opties te bevatten. Een geschikte oplossing, onder meer omdat de software steeds innoveert zodat het ook in de toekomst aan de behoefte blijft voldoen.

De keuze was snel gemaakt na het positieve contact met Personio. Het systeem werd binnen zeven weken geïmplementeerd. “Personio bood geweldige ondersteuning. Met de implemenatiemager van Personio hebben we gekeken welke stappen we moesten zetten en hoeveel tijd dat zou kosten. Zo hebben we de implementatie stap voor stap uitgezet. Het vergde wel behoorlijk wat handmatig overzetten – niet het leukste werk wat ik tot nu toe heb gedaan – maar dankzij die goede planning vooraf kon ik het makkelijk doen naast mijn gewone werk”

People Workflow Automation bestrijkt nu de hele levenscyclus van werknemers bij Lepaya, vertelt Julia. “We hadden een functionerend ATS, maar bij de werving was weinig geautomatiseerd”, kijkt ze terug. “Tegenwoordig gebruiken we Personio’s integratie met Google Calendar om sollicitatiegesprekken te plannen. Dat bespaart ons veel tijd. De gegevens van de sollicitant worden automatisch in het systeem geïmporteerd. Dankzij de HR-sjablonen kunnen we makkelijk contracten opstellen, die dan met een e-handtekening kunnen worden ondertekend. Ook de e-mailsjablonen zijn handig, om e-mails te sturen naar nieuwe werknemers zonder dat we tien keer dezelfde tekst moeten kopiëren.”

Maar de people workflow automation beperkt zich niet tot het People Team, merkt Julia op. “Tijdens de onboarding – en ook bij het offboardingproces – krijgen alle betrokken afdelingen geautomatiseerde notificaties, zoals het office management, het operations- of finance team. Iedereen is nu op hetzelfde moment op de hoogte, zonder dat ik iedereen apart mailtjes hoef te sturen. Met één klik start Personio de juiste processen voor de betreffende rol en weten alle betrokkenen wat ze moeten doen.”

Om een nieuwe werknemer te verwelkomen en te informeren, heeft Julia geautomatiseerde e-mails ingesteld. Die worden op een vastgesteld moment, voordat het contract ingaat, verzonden. Zo zorgt Lepaya ervoor dat hun nieuwe werknemers individueel worden verwelkomd met zo min mogelijk administratieve rompslomp. Zodra de werknemer start, krijgt die toegang tot zijn Personio-profiel, waar hij of zij zijn persoonlijke gegevens kan bijwerken. Julia merkt op: “ESS (Employee Self Service) bespaart het People Team veel tijd. Voor de medewerkers is het systeem ook super intuïtief in gebruik, ze kunnen zelf hun gegevens bijwerken. We kregen de positieve feedback van werknemers dat ze nu beter inzicht hebben in hun eigen gegevens”. Door ESS te combineren met al aanwezige integraties heeft Lepaya ook het proces van aan- en afwezigheidsbeheer verbeterd, voegt Julia eraan toe. “Afwezigheid hoeven we maar één keer te registreren. Als een werknemer bijvoorbeeld ziekteverlof invoert in Personio, haalt Google calendar die informatie automatisch op en toont het de afwezigheid.”

Een ander voordeel is de rapportage, zegt Julia. “Voorheen haalden we vooral gegevens op met behulp van een aantal verschillende spreadsheets. Met de groei van het People Team, wilden we efficiëntere rapportage. We wilden rechten kunnen toekennen aan managers en aan andere belanghebbenden. Vandaag de dag is Personio onze ‘single source of truth’ voor HR-gegevens en de rapportage. We hebben nu op een zeer efficiënte manier toegang tot relevante KPI’s en kunnen de ontwikkelingen per kwartaal makkelijk volgen. En op rapportages die er nog niet zijn kunnen we gemakkelijk feedback delen met Personio zodat ze deze kunnen integreren.”

“Dankzij Personio is het aantal handmatige taken verminderd, zoals het sturen van herinneringen en het ophalen van de gegevens voor contracten. Dankzij het systeem hebben we meer tijd om ons te concentreren op strategisch HR-werk.”

In de afgelopen maanden slaagde Lepaya erin om losse processen om te zetten in een geautomatiseerde workflow. De HR-aanpak van het bedrijf past nu bij hun visie: bedrijven en werknemers in staat te stellen effectiever te zijn en de best mogelijke resultaten te behalen in een snel veranderende wereld. “Naarmate het bedrijf groeit, voegen we steeds meer gespecialiseerde tools toe aan ons systeemlandschap. Dankzij de integratiemogelijkheden van Personio kunnen we soepele processen creëren tussen tools en teams. Ik ben nu begonnen met het plannen van de integratie van Personio met Slack en wil heel graag nog meer geautomatiseerde processen realiseren”, zegt Julia.