Wereldwijde processen voor een wereldwijd, internationaal actief bedrijf

De EQS Group was één van de allereerste klanten van Personio. Al sinds 2015 gebruikte de organisatie een basisversie van deze HR-software. Maar de Groep had uitgebreide ondersteuning nodig op alle HR-gebieden om zo interne processen te harmoniseren en het volledige potentieel van zijn teams te ontsluiten. “We waren altijd al enorm onder de indruk van de functies voor Recruitment in Personio. We wilden daarom zeker gebruik blijven maken van deze oplossing ,” legt Laura uit. Ze trok het project naar zich toe en speelde een belangrijke rol bij de implementatie ervan in Duitsland. Die begon in 2018 en werd gevolgd door de internationale uitrol van Personio in 2019.

“We hadden nog steeds wat ondersteuning van Personio nodig bij de implementatie van de software in Duitsland”, vertelt Laura. Tijdens het proces genoot ze van de ondersteuning van haar key account manager Antonio, met wie ze regelmatig communiceerde. Tijdens de uitrol van Personio in Duitsland nam de leercurve van het HR-team echter razendsnel toe: “We konden de internationale implementatie feitelijk helemaal zelf uitvoeren.”

Personio is sindsdien een belangrijke tool die de kern vormt van alle HR-processen van de EQS Group –van werving tot verzuim en van indiensttreding tot uitdiensttreding. Het is nu heel eenvoudig om een overzicht te krijgen van de medewerkers in de verschillende vestigingen van de bedrijfsgroep. “We hebben eindelijk toegang tot alle medewerkersgegevens op één centrale locatie. Voorheen waren die gegevens verspreid over verschillende bestanden”, aldus Laura.

De EQS Group kon daarnaast zijn interne processen configureren in lijn met de positie van de bedrijfsgroep als middelgrote organisatie met wereldwijd bereik. “Zowel de continue ontwikkeling van functies in Personio als de flexibiliteit van de beschikbare functies zijn belangrijk voor ons, want elke vestiging heeft zijn eigen processen. Dankzij Personio kunnen we bijvoorbeeld eenvoudig rekening houden met lokale verschillen op het gebied van in- en uitdiensttreding,” legt Laura uit.

En dan zijn er nog de tijdbesparingen doordat processen niet langer duren dan absoluut noodzakelijk is. Laura: “Het kost ons geen tijd om processen zoals het bijhouden van verlof af te werken. Daardoor kunnen we ons richten op problemen en uitdagingen die van groter strategisch belang zijn.” Zo breidt ze momenteel onder meer met haar team de opties voor professionele ontwikkeling uit die de bedrijfsgroep aanbiedt en worden de evaluatieprocessen voor medewerkers herzien.

Een van de eerste functies die EQS implementeerde, was het beheer van sollicitanten. Nog steeds waardeert het team van EQS de bruikbaarheid ervan. Processen moeten immers naadloos zijn als je verschillende vacatures per maand moet vervullen én als ze internationale vestigingen moet ondersteunen bij het wervingsproces.

De centrale implementatie van het beheer van sollicitanten bespaart het HR-team veel werk: “We hoeven cv’s niet meer heen-en-weer te sturen tussen HR en de managers die verantwoordelijk zijn voor werving. En we zijn bijzonder blij dat onze inbox niet meer overstroomt met 300 e-mails van sollicitanten per dag.” De EQS Group maakt ook uitgebreid gebruik van de notitiefunctie. Daarmee kunnen collega’s die bij het wervingsproces zijn betrokken hun gedachten noteren en communiceren over individuele sollicitanten. De EQS Group heeft nu solide wervingsprocessen die hun toekomstige groei blijven ondersteunen.