Het jaarlijkse planningsgesprek: wat is het en hoe bereid je het voor?

Een planningsgesprek, ook wel doelstellingengesprek genoemd, is het eerste gesprek in de traditionele HR-cyclus van plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken. Tijdens het planningsgesprek worden in een open communicatie de doelstellingen voor de komende periode besproken en ook formeel vastgelegd. Vaak gaat het om een periode van een jaar. 

Idealiter komt de medewerker tijdens het gesprek zelf met doelstellingen op de proppen, en worden deze aangevuld met de input van de werkgever. De doelstellingen kunnen zeer breed gaan. Niet alleen zakelijke doelstellingen worden nader besproken tijdens een planningsgesprek, maar vaak worden ook leerdoelen voor de individuele medewerker vastgelegd.

Een planningsgesprek is zeer nuttig, omdat het voor de werknemer een duidelijk verwachtingspatroon schept. Tijdens zo’n gesprek wordt duidelijk wat jij als werkgever van je medewerkers verwacht, en vice versa. Duidelijke, afgebakende doelstellingen zorgen voor helderheid en meer betrokkenheid, zeker als de medewerker zelf heel wat input kan geven. 

Bovendien vormen de gemaakte afspraken tijdens het planningsgesprek de basis voor het latere functionerings- en beoordelingsgesprek. Het planningsgesprek laat je namelijk toe de medewerkers op een later tijdstip objectief te evalueren. Als er geen duidelijke doelen zouden zijn bepaald tijdens het planningsgesprek, zou je je medewerkers hier later ook niet over kunnen aanspreken. 

Zorg er ook voor dat de doelstellingen steeds in consensus met je werknemer tot stand komen. Het werkt niet als doelstellingen eenzijdig door de werkgever worden opgelegd aan de medewerker. 

In een goed planningsgesprek kruipt aardig wat voorbereidingstijd. De volgende 3 tips helpen je alvast een heel eind op weg.

• Tip 1: Zorg voor heldere bedrijfsdoelstellingen Als de doelen van het bedrijf niet helder geformuleerd zijn, dan is het moeilijk om deze te vertalen naar de medewerker. Zorg dus voor duidelijke en concrete bedrijfsdoelstellingen voor je het gesprek aangaat.

• Tip 2: Zorg voor SMART-doelstellingen Als je doelen formuleert tijdens het planningsgesprek, zorg er dan voor dat deze SMART zijn. SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Op die manier kun je je medewerkers ook objectief evalueren op het einde van de cyclus.

• Tip 3: Zet je voorbereiding op papier Een goede voorbereiding staat op papier. Los uit de pols een planningsgesprek ingaan is geen goed idee. Een schriftelijke voorbereiding getuigt ook van respect naar de medewerker toe. 

Een goed planningsgesprek verloopt gestructureerd. Zorg ervoor dat je de volgende 5 stappen doorloopt tijdens het planningsgesprek. 

Niet elke medewerker staat te springen om een planningsgesprek te voeren. Stel hem of haar dus eerst en vooral gerust. Geef rustig aan wat de bedoeling is van het gesprek en communiceer dat het maken van heldere afspraken voor beide partijen belangrijk is. Duid indien nodig ook nog even het verschil met het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. 

Schets eerst de bedrijfsdoelstellingen voor het komende jaar en zoom dan wat dieper in op de specifieke afdeling van de medewerker. Laat de werknemer vervolgens zelf concrete doelstellingen voorstellen. Deze kunnen door de werkgever eventueel aangevuld of bijgesteld worden. Door de verantwoordelijkheid bij de werknemer te leggen, creëer je een hogere betrokkenheid. 

Vaak is extra ondersteuning nodig om de beoogde doelen te halen. Vraag hier ook uitdrukkelijk naar bij je medewerker. Als werkgever is het je taak om de nodige ondersteuning te bieden, zodat de werknemer de doelen ook effectief kan halen. Zorg dat de gemaakte afspraken helder en concreet geformuleerd zijn, en zet ze op papier. 

Zet de gemaakte afspraken altijd op papier. Zo kan er achteraf geen discussie over ontstaan. Je kunt al deze afspraken eenvoudig en gestructureerd bijhouden in het digitale personeelsdossier. 

Een planningsgesprek heeft enkel nut als er op een later tijdstip ook nog een functionerings- en evaluatiegesprek volgt. Je hoeft voor deze vervolggesprekken nog geen exacte datum te prikken, maar geef wel aan dat ze er zullen komen. Uiteraard is het belangrijk om als werkgever tussentijds informeel te polsen naar de vooruitgang, maar dat maakt de formele momenten niet minder belangrijk.

Wil je binnenkort een effectief planningsgesprek houden? Met deze 3 tips vergroot je de kans op succes. 

• Tip 1: Behandel je medewerker als gelijkwaardige gesprekspartner. Wees je er als werkgever ook van bewust dat een planningsgesprek tweerichtingsverkeer vereist. Hoe meer gedragen de doelstellingen zijn, hoe groter de kans dat ze ook effectief behaald zullen worden.

• Tip 2: Vergeet zeker de randvoorwaarden niet. Vraag wat jij als werkgever concreet kunt doen om ervoor te zorgen dat je medewerker de afgesproken doelstellingen makkelijker kan bereiken. Stel alles in het werk om de nodige ondersteuning te bieden aan je medewerkers.

• Tip 3: Als je een planningsgesprek houdt, moet je idealiter later ook een functioneringsgesprek en een evaluatiegesprek houden. Doe je dat niet, dan verliezen de gesprekken hun waarde. De drie gesprekken hangen samen en versterken elkaar. 

Tijdens een planningsgesprek worden in consensus met je werknemer doelen geformuleerd, die hij of zij in de komende periode zal proberen te behalen. Tijdens een functioneringsgesprek wordt gesproken over de manier van werken en de onderlinge samenwerking tussen werknemer en werkgever. Tijdens een beoordelingsgesprek worden de gemaakte afspraken en doelstellingen tijdens het planningsgesprek formeel geëvalueerd.

Het is verstandig om het planningsgesprek in het begin van het kalenderjaar te houden. Je zou het gesprek ook op andere momenten organiseren. Belangrijk is wel dat het gesprek deel uitmaakt van de HR-cyclus, samen met het functionerings- en beoordelingsgesprek.