HR-dashboard: betekenis, implementatie en voordelen

Een HR-dashboard is een interactieve managementtool die cruciale informatie en statistieken visualiseert en bundelt. Op deze manier zijn KPI’s en andere belangrijke metingen makkelijk bij te houden. Een HR-dashboard kan strategische rapporten genereren, wat bijdraagt aan efficiëntere bedrijfsprocessen en een betere besluitvorming. Kortom, een HR-dashboard is een onmisbaar instrument voor elke HR-professional.

Een HR-dashboard biedt verschillende functies, zoals:

• Het identificeren van sterke en zwakke punten. HR-rapporten zijn van onschatbare waarde voor een organisatie, omdat ze essentiële gegevens centraliseren en makkelijk toegankelijk maken. Door deze rapporten kunnen belangrijke prestatie-indicatoren en statistieken worden geanalyseerd, waardoor het mogelijk wordt om de zwakke punten en kansen te identificeren binnen een organisatie.

• Het ondersteunen van de besluitvorming. HR-rapporten bieden waardevolle inzichten die managers helpen bij het nemen van strategische beslissingen op basis van gegevens.

• HR-analytics. De huidige technologieën die HR-analytics ondersteunen, stellen HR-professionals in staat om gegevens op een diepgaande en geautomatiseerde manier te analyseren. Zo kunnen ze belangrijke patronen en trends ontdekken die anders mogelijk verborgen zouden blijven. Met behulp van een HR-analytics-dashboard zijn deze inzichten en trends nog makkelijker te volgen.

• Transparantie. HR-rapporten presenteren essentiële informatie op een makkelijk te begrijpen manier, zodat de besluitvormers en belanghebbenden een helder en compleet beeld krijgen van de activiteiten en de gezondheid van een organisatie.

Het gebruik van een HR-dashboard brengt voor bedrijven talrijke voordelen met zich mee, waaronder:

• Altijd een duidelijk overzicht: inzichtgevende en belangrijke informatie is direct en duidelijk zichtbaar.

• Beter anticiperen: trends zijn makkelijker te herkennen, zodat je eenvoudiger vooruit kunt plannen.

• Monitoren van prestaties: je kunt de prestaties van je werknemers nauwkeurig in de gaten houden.

• Beslissingen met impact: besluiten die worden genomen op basis van diepgaande inzichten, verkregen uit HR-rapporten en analytics, leiden tot betere resultaten voor de organisatie.

Een dashboard dat gericht is op personeelsbeheer helpt HR en leidinggevenden om belangrijke werknemersgerelateerde KPI’s te beheren. Het dashboard laat zien of je medewerkers hun doelstellingen effectief bereiken en biedt informatie over medewerkersbeoordelingen, de salarisniveaus en de betrokkenheidsniveaus.

Via het salarisadministratie-dashboard krijgt HR een breder beeld van de organisatie. Je komt te weten hoeveel medewerkers er zijn en waar ze gevestigd zijn. Je krijgt ook inzicht in de wervings- en retentieratio, de tevredenheidsscores van medewerkers, en trends in de gemiddelde salarissen, zowel in de loop van de tijd als per afdeling.

Het dashboard voor performance management stelt HR en managers in staat om de prestaties van medewerkers te evalueren en te sturen door transparante beoordelingen en feedback bij te houden op regelmatige basis. Het performance management-dashboard kan bijvoorbeeld informatie bevatten die betrekking heeft op de beoordelingscycli voor hele teams, persoonlijke functioneringsgesprekken en 360 gradenfeedback. Het dashboard voor prestatiebeheer is dus een krachtig instrument om medewerkers te stimuleren, te ontwikkelen en te behouden.

Het dashboard voor personeelsontwikkeling biedt een overzicht van de voortgang van werknemers die een opleiding volgen. Hierbij krijg je informatie over het aantal gevolgde programma’s, de kosten van de trainingen, het aantal voltooide uren en het percentage van de medewerkers dat de trainingen succesvol heeft afgerond.

HR-dashboards kunnen verschillende gebruikers dienen, met elk hun unieke informatiebehoeften. We hebben de verschillende gebruikers van HR-dashboards hieronder opgesomd. 

HR-dashboards presenteren doorgaans niet meer dan vijf KPI’s, waar teamleiders en HR gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor dragen. Deze KPI’s kunnen bijvoorbeeld het verzuim- en verlooppercentage of de eNPS-score omvatten. Het HR-dashboard met KPI’s kan verder aangevuld worden met periodieke analyses, uitgevoerd door een HR-analist. Deze analyses bieden overzichten van mogelijke oorzaken en geven aan welke acties ondernomen kunnen worden om de nodige aanpassingen te doen.

Een dashboard voor HR-management omvat alle KPI’s die door het HR-management zijn ingesteld. Hiertoe behoren de KPI’s waar de teamleiders zich op richten en enkele andere KPI’s. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de streefwaarde voor de man-vrouwverhouding, of de ‘bench strength’ voor opvolgingsplanning. Ook hier kan een HR-analist periodiek extra details leveren. Dit stelt het HR-team in staat om proactief te handelen op basis van objectieve gegevens, en om de prestaties van de organisatie op het gebied van HR en personeelsbeheer te verbeteren.

HR-medewerkers beheren vaak een uitgebreid HR-portfolio dat uiteenlopende thema’s kan bevatten. Mogelijke HR-onderwerpen zijn bijvoorbeeld duurzame inzetbaarheid, interne mobiliteit, diversiteit en inclusiviteit en beloning. Voor elk van deze thema’s kunnen specifieke KPI’s worden ingesteld. Het HR-themadashboard kan inzichten bieden aan de thema-eigenaar of het MT-lid dat het desbetreffende onderwerp in zijn of haar portfolio heeft. Deze HR-themadashboards worden vaak aangevuld met diepgaandere en meer gedetailleerde HR-rapporten, aangezien de HR-medewerkers vaak experts zijn in hun specifieke vakgebieden. Sommige operationele HR-rapporten bieden zelfs de mogelijkheid om data op individueel niveau te bekijken. Op die manier verwerf je een grondig inzicht in de prestaties en ontwikkelingen op de verschillende HR-gebieden, wat helpt bij het maken van strategische beslissingen op het gebied van personeelsbeheer.

Naast de relevante HR-metrics-dashboards hebben HR-medewerkers vaak ook behoefte aan operationele HR-rapporten of ‘lijsten’. Hiermee willen ze bijvoorbeeld weten wie er op welk moment bij de organisatie komt werken of wat de salarissen zijn binnen team X. Idealiter is er een standaardset van deze lijsten beschikbaar, en/of kunnen de HR-medewerkers zelf de informatie selecteren die ze nodig hebben om een operationeel HR-rapport te creëren. Op die manier heeft de HR-afdeling makkelijk toegang tot de relevante gegevens om de dagelijkse taken uit te voeren en kan het HR-team efficiënter werken.

De HR-analist heeft meestal toegang tot alle HR-metrics-dashboards en HR-rapporten, variërend van het HR-managementdashboard tot operationele HR-rapporten. Bovendien kunnen HR-analisten ook nieuwe HR-dashboards en rapporten ontwikkelen, om hun collega’s te voorzien van de meest relevante en nuttige inzichten. Dit stelt hen in staat om hun teams optimaal te ondersteunen bij de dagelijkse werkzaamheden en besluitvorming.

Er zijn verschillende metrics en KPI’s die je kunt bijhouden op je HR-dashboard. Enkele voorbeelden van relevante metrics zijn:

• Aantal werknemers: dit cijfer geeft het totale aantal medewerkers weer binnen de organisatie.

• Personeelstype: toont het type contract dat elke medewerker heeft.

• Personeelsdemografie: geeft inzicht in de demografische samenstelling van de organisatie.

• Verlooppercentage: dit cijfer toont het aantal werknemers dat uit dienst treedt ten opzichte van het totale aantal werknemers.

• Gemiddelde duur van het dienstverband: dit cijfer toont de gemiddelde duur dat een werknemer bij een organisatie werkt.

• Time-to-fill: deze statistiek geeft aan hoeveel tijd er nodig is om een open positie in te vullen.

• Kosten per aanwerving: dit cijfer geeft de totale kosten weer die gepaard gaan met het aannemen van een nieuwe werknemer.

• Trainingskosten: dit cijfer toont de totale kosten om werknemers op te leiden en te ontwikkelen.

• Afwezigheidscijfer: dit cijfer toont het aantal niet-geplande afwezigheden van werknemers ten opzichte van de totale werktijd.

• Gemiddelde salaris per leeftijd en geslacht: deze cijfers geven inzicht in de beloning van werknemers op basis van de leeftijd en het geslacht.

Genereer razendsnel maatwerkrapporten

Voorzie je team van HR-software waarmee ze binnen een paar klikken standaard- en maatwerkrapporten kunnen genereren. De analysemogelijkheden van Personio bieden hulp: klik op de knop om te zien hoe het werkt.

Genereer aangepaste rapporten voor jouw organisatie

Om een HR-dashboard succesvol te implementeren is een gestructureerde aanpak nodig. We hebben de verschillende stappen hieronder voor je op een rij gezet.

• Begrijp de bedrijfsbehoeften. Identificeer de relevante data en de specifieke behoeften van je organisatie.

• Definieer de KPI’s. Bepaal de relevante KPI’s die aansluiten bij je strategische HR-bedrijfsdoelen.

• Verzamel en bereid de data voor. Verzamel de relevante gegevens uit verschillende bronnen en organiseer ze op een overzichtelijke manier.

• Bouw het dashboard. Creëer het dashboard op basis van de vastgestelde behoeften en de verzamelde data.

• Evalueer het dashboard en verzamel feedback. Evalueer het dashboard na de implementatie en vraag om feedback van de gebruikers. Zo kun je de nodige verbeteringen aanbrengen.

• Train je nieuwe en huidige medewerkers. Train alle gebruikers om ervoor te zorgen dat iedereen het dashboard effectief kan gebruiken.

Begin met het identificeren van de belangrijkste stakeholders en definieer hun unieke informatiebehoeften. Stel vervolgens een duidelijke projectplanning op, en kies de juiste technologische oplossingen die passen bij de behoeften en capaciteiten van je organisatie. Een grondige evaluatie van de verschillende opties en leveranciers zal helpen om de meest geschikte HR tools te selecteren die naadloos kunnen worden geïntegreerd in je huidige HR-systeem.

Een HR-dashboard is een onmisbare tool die HR-professionals helpt bij het volgen en analyseren van essentiële HR-gegevens en statistieken. De implementatie van een HR-dashboard kan organisaties helpen om hun sterke en zwakke punten te identificeren, geïnformeerde beslissingen te nemen en de algehele bedrijfsprestaties te verbeteren. 

Een HR-dashboard moet gebruiksvriendelijk, aanpasbaar en interactief zijn. Het HR-dashboard moet bovendien in staat zijn om gegevens van meerdere bronnen te integreren, real-time informatie te verschaffen, en gegevens op een visueel aantrekkelijke en begrijpelijke manier te presenteren.

Een HR-dashboard is een waardevol hulpmiddel om metrics met betrekking tot de werknemerservaring te monitoren, zoals de tevredenheid, het personeelsverloop (‘employee turnover’), en de lengte van het dienstverband van medewerkers. Door dit soort gegevens te verzamelen en te visualiseren, kunnen HR-professionals trends identificeren en verbeteringstrajecten definiëren.

Welke KPI’s een organisatie moet bijhouden op het HR-dashboard hangt af van de specifieke behoeften en doelen van de organisatie. Voorbeelden van veelgebruikte KPI’s zijn het absenteïsme, het verlooppercentage, de time-to-fill, de kosten per aanwerving en de eNPS-score. Elk van deze KPI’s kan waardevolle inzichten bieden in de effectiviteit van het HR-beleid en gebieden identificeren waar verbeteringen nodig zijn.