Desotec

Voor de overstap naar Personio werkte Desotec met verschillende losse HR-systemen en heel wat spreadsheets. Personeelsgegevens stonden verspreid over verschillende platformen en veel processen verliepen nog handmatig. Dat zorgde niet alleen voor extra werk, maar ook voor weinig transparantie voor de medewerkers zelf.

Eveline Pattyn startte tweeënhalf jaar geleden als HR- en payrollconsultant bij Desotec. Eerst lag haar focus op payroll, daarna begeleidde ze de implementatie van het eerste HRIS. Ze bouwde het Personio-platform van nul op: gegevens verzamelen uit verschillende systemen en landen, de stamgegevens opzetten en de workflows voor onboarding en recruitment uitwerken.

Volgens haar zit de kracht van Personio net in zijn eenvoud.

"Ik wil geen systeem vol functies die het mooier doen lijken, maar het werk niet doen. Personio doet wat het moet doen, en dat is precies wat een payroll- of HR-systeem nodig heeft."

Voor payroll lag dat anders. Door de complexe Belgische loonwetgeving gebeurt de loonverwerking bij Desotec in SD Worx eBlox. Elke wijziging moest daardoor zowel in Personio als in het payrollsysteem worden verwerkt. Dat kostte tijd en maakte de kans op fouten alleen maar groter.

"Niemand houdt van dubbele invoer, en het leidt alleen maar tot meer fouten."

Voor de koppeling tussen Personio en SD Worx eBlox bekeek Desotec twee leveranciers. Eén partij had misschien een geliktere presentatie, maar voor Eveline gaf iets anders de doorslag.

"Ze komen uit België, dus ze weten perfect hoe Belgische payroll en wetgeving in elkaar zitten. Ze zijn heel hands-on en weten waarover ze spreken. Van bij het begin had ik er vertrouwen in dat ze ons correct zouden begeleiden."

Dat vertrouwen is belangrijk, zegt Eveline:

"Bij payroll geldt: als er iets misloopt, merkt iedereen het en komt iedereen bij jou terecht."

PeopleSync bouwde een koppeling die specifiek aansluit op SD Worx eBlox, het payrollplatform waarmee Desotec werkt. Daardoor sluit de integratie perfect aan op de payrollsoftware, terwijl de loonverwerking volledig in eBlox blijft gebeuren.

Niet alle gegevens worden bewust meegenomen in de koppeling. Belgische uurlonen voor arbeiders worden bijvoorbeeld met vier decimalen berekend, terwijl Personio met twee decimalen werkt. In plaats van daarvoor een workaround te bouwen, besliste Desotec om die gegevens buiten de koppeling te houden.

Daarnaast bouwde PeopleSync controles in vóór gegevens worden doorgestuurd. Verandert bijvoorbeeld de burgerlijke staat van een medewerker, dan vraagt het systeem automatisch de bijkomende informatie die payroll nodig heeft. Zo worden fouten al opgevangen vóór ze in SD Worx eBlox terechtkomen.

De koppeling stuurt bovendien alleen gewijzigde gegevens door, zodat het team altijd exact ziet wat wordt gesynchroniseerd.

"Je moet altijd afwegen of een koppeling je echt tijd oplevert. Bouw geen koppeling alleen om te kunnen zeggen dat je er één hebt. Koppel wat waarde toevoegt en laat weg wat dat niet doet."

Na vier testrondes verliep de livegang bijzonder rustig.

"Ik ben nooit zenuwachtig geweest voor de go-live. Als er tijdens het testen iets opdook, konden we dat altijd bespreken en hielpen ze ons de juiste oplossing te vinden."

Voor alle gekoppelde gegevens is dubbele invoer vandaag verleden tijd. Eveline schat dat de koppeling, samen met de onboarding- en recruitmentflows in Personio, ongeveer een half uur bespaart per nieuwe medewerker en dagelijks zo'n vijftien minuten op kleinere wijzigingen. Dat komt neer op bijna twee uur tijdswinst per week.

Maar voor haar is tijdswinst niet eens het grootste voordeel.

• 2 uur per week bespaard op loonadministratie

• 30 minuten bespaard per nieuwe medewerker

• Geen dubbele invoer meer voor gekoppelde gegevens

• Eén transparante bron voor personeelsgegevens

"Voor mij is transparantie het belangrijkste. Medewerkers zien zelf de gegevens waarop hun loon gebaseerd is. Klopt er iets niet, bijvoorbeeld hun burgerlijke staat, dan merken ze dat meteen, omdat het dezelfde gegevens zijn die naar payroll gaan."

Dankzij rollen en toegangsrechten beheert elke afdeling haar eigen gegevens. Volgens Eveline zit daarin de echte meerwaarde van een modern HR-systeem.

"De echte kracht van een HR-systeem is dat iedereen ermee werkt. Ik kan procurement bijvoorbeeld rechten geven om hun eigen gegevens te beheren. Krijgt iemand een bedrijfswagen of een telefoon, dan is dat hun verantwoordelijkheid en hoeft payroll daar niet meer tussen te komen."

De evolutie bij Desotec sluit aan bij een bredere trend die Personio ziet bij meer dan 16.000 organisaties. HR-afdelingen nemen afscheid van handmatige processen en spreadsheets, waardoor er meer tijd vrijkomt voor strategisch HR-werk.

Desotec investeert die vrijgekomen tijd in projecten die de organisatie echt vooruithelpen. Zo werkt het HR-team ondertussen al een jaar aan de uitbouw van een functiehuis; een traject waarvoor tijd en focus essentieel zijn.

"De tijd die we winnen, kunnen we investeren in grotere projecten. We werken al een jaar aan ons functiehuis en dankzij deze efficiëntiewinst is daar vandaag veel meer ruimte voor."

Evelines advies aan andere Belgische organisaties die wijzigingen vandaag nog dubbel moeten ingeven, is eenvoudig: denk goed na over wat je koppelt.