Succesvol met workouts, workflows en veelzijdige HR

Urban Sports Club weet alles over snel bewegen. Dit sport- en bewegingsbedrijf heeft een enorme groei doorgemaakt en heeft binnen zeer korte tijd de internationale markt veroverd. Het bedrijf had echter geen HR-managementsysteem dat aan de vraag voldeed. “Voordat ik 18 maanden geleden bij het HR-team kwam, werkten mijn collega’s nog met Excel-spreadsheets. Maar de spreadsheets konden absoluut niet omgaan met het steeds groter wordende aantal werknemers en processen tijdens deze enorme groeifase. Daarom besloten we voor Personio te gaan,” legt People Operations Manager Julia Gardzilewski uit.​

Het was aan Julia om de incomplete HR-database bij te werken en de HR-processen in Personio op te schonen voor de blijvende groei van het bedrijf, zoals voor het wervingsproces. “Ik heb ook de gehele salarisvoorbereiding overgedragen aan Personio,” aldus Julia.  “Nadat ik de salaristaak op me had genomen, nam ik onder de loep hoe wij het beste een synergie met Personio konden bereiken zodat we niet meer met Excel en dergelijke zouden hoeven werken.”

Vandaag de dag wordt de HR-database van Urban Sports Club optimaal onderhouden. “Personio is onze enige echte bron van waarheid geworden voor alle HR-gegevens,” aldus Senior HR Manager Daniel Gebhard, die het hoofdkantoor van het bedrijf ondersteunt vanuit Cologne. De HR-managers van Urban Sports Club gebruiken Personio ook voor internationale rapportagedoeleinden. “Alle relevante belanghebbenden krijgen kloppende cijfers en rapportages. Bovendien hebben we daardoor een overzicht van alle belangrijke cijfers zoals de FTE, personeelskosten of de aan- en afwezigheid,” voegt hij daaraan toe.

Julia gebruikt de HR-software voor taken zoals het wijzigen van contracten of het bijwerken van verlofrechten. “Personio is het eerste dat ik elke dag open,” zegt ze. Slechts één blik op het dashboard toont haar alles dat ze moet doen. “En dan heb ik lekker tijd over om na te denken over hoe ik de interne HR-processen verder kan verbeteren.”

Urban Sports Club gebruikte 2020 om haar internationale dochterondernemingen en deelbedrijven snel en naadloos in één allesomvattend HR-systeem te integreren. “Wij zochten echt naar een vaste basis voor alle gegevens van al onze bedrijven en kantoren,” legt Daniel uit. Daarvoor waren nieuwe processen nodig. “Personio’s Key Account Management is echt enorm handig geweest. Het biedt structuur bij onze problemen en Max, onze Key Account Manager, heeft onze integraties echt op elk vlak ondersteund.” Het team van Urban Sports Club is momenteel haar processen aan het standaardiseren voordat ze het naar haar internationale deelbedrijven gaat uitrollen. Dat zorgt voor een goede basis voor een gezonde, blijvende groei

Julia’s favoriete deel van Personio’s Key Account Management? “Telkens als ik een verbeterpunt heb, dan kan ik dit aangeven tijdens mijn tweewekelijkse vergadering met onze Key Account Manager, Max. Hij vertelt me waar het productteam op dat moment mee bezig is. Het is ontzettend handig om te weten wat er nog in het verschiet ligt voor Personio en welke functies we kunnen verwachten.”

For Daniel and Julia, the greatest added value lies in the fact that Personio provides clear, standardized HR management structures across multiple sub-companies and offices. “This sets us up incredibly well at the international level.” Naturally, their second most favorite aspect is Personio’s Key Account Management ​–​ they couldn’t agree more.