Werkrooster maken voor personeel: een stappenplan en voorbeelden

Een werkrooster is een overzichtelijk schema, bedoeld voor één werknemer of meerdere werknemers. In het werkrooster staat per werknemer aangegeven welke werktijden en werkzaamheden er zijn vastgesteld. Werkroosters kunnen per week, maand of kwartaal worden opgesteld.

Om te zorgen dat een dienstrooster duidelijk is en optimaal gebruikt kan worden, moet het werkrooster aan enkele voorwaarden voldoen:

• Het werkrooster bevat informatie over elke werknemer.

• Het werkrooster wordt regelmatig geüpdatet en wordt minstens een maand voor de aanvangsdatum van het rooster kenbaar gemaakt aan de betrokken medewerkers.

• Het werkrooster is makkelijk (digitaal) toegankelijk voor elke werknemer.

• Het werkrooster houdt rekening met verlofdagen en andere aanpassingen van de werkuren.

Hoe ontwikkel je een duurzame HR-strategie?

In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Nu downloaden

Gebruik volgend stappenplan om jouw werkrooster optimaal op te stellen.

Zet al je medewerkers op een rij en breng je personeelsbestand in kaart. Hou de beschikbaarheid van elke werknemer bij (welke dagen en voor hoeveel uur hij of zij beschikbaar is). Deze informatie is normaal gezien vastgelegd in het arbeidscontract. Hou ook rekening met verlofdagen en vakanties, en of er bijvoorbeeld ouderschapsverlof aankomt.

Om het jezelf makkelijk te maken, kun je werken met roostereenheden. Dit betekent dat je werknemers die in termen van beschikbaarheid logisch met elkaar zijn verbonden, opdeelt in aparte groepen. Je deelt de groepen zo in dat werknemers elkaars werk makkelijk kunnen overnemen. Dit kun je doen per afdeling, dienst of team.

Breng vervolgens al het werk in kaart dat er moet gebeuren. Ook dit kun je doen per roostereenheid. Maak een inschatting van het werkaanbod. Dit vormt de basis van je uiteindelijke bezetting. Dit is echter niet in elke sector even makkelijk. Je kunt hiervoor terugvallen op cijfers uit het verleden zoals omzet, facturen, klantencijfers of productiecijfers. Daarnaast kun je je baseren op de tijdstippen waarop je diensten levert, bijvoorbeeld in een winkel.

Heb je het werkaanbod in kaart gebracht? Deel de werkzaamheden dan op per taak en bekijk welke competenties en vaardigheden er nodig zijn om de taken uit te voeren. Zorg dat er voor elke taak een normtijd is.

Beheer de vakanties van uw medewerkers met deze praktische Excel-vakantieplanner

• Overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken

• Met nationale feestdagen (regionale feestdagen kunnen gemakkelijk worden toegevoegd)

• Automatische berekening van vakantie-aanspraken en resterende vakantiedagen

Download: Excel-sjabloon vakantieplanner

Aan de hand van een basisrooster weet je hoeveel medewerkers er minimaal en maximaal worden ingezet op een werkdag. Hou hierbij rekening met de tijden waarop individuele medewerkers beschikbaar zijn. Afhankelijk van het bedrijf kan dit in verschillende diensten zijn.

De personeelsplanning maak je op aan de hand van de minimale bezettingseis. De minimale bezettingseis betreft het aantal werknemers dat nodig is om een taak of activiteit uit te voeren. Hou hier ook rekening met de vaardigheden die nodig zijn. Op basis daarvan stel je een minimale, normale en maximale bezetting op. In de praktijk is er namelijk een kans dat het werkaanbod afwijkt, bijvoorbeeld door grote drukte.

Een personeelsrooster maak je gemiddeld enkele maanden van tevorenOp die manier kun je onder meer rekening houden met schoolvakanties en feestdagen die eraan komen. Dit is zeker interessant wanneer je veel werknemers met kinderen in dienst hebt of als er doorgewerkt wordt op feestdagen.

Bij de formatiebepaling ga je aan de slag met het concreet invullen van je werkrooster. Begin bij je vaste werknemers die je kunt toewijzen per afdeling of team. Kijk hier naar functies, kwaliteiten en voorkeursdagen. Hierbij hou je ook rekening met eventuele vakantiedagen die werknemers hebben aangevraagd. Zorg daarnaast voor een buffer voor ziekte of andere onbeschikbaarheden.

Eenmaal je fulltime medewerkers ingepland staan, kun je ook parttime medewerkers, uitzendkrachten, zzp’ers en eventueel studenten toevoegen aan het werkrooster. Zorg altijd voor een laatste controle alvorens je het werkrooster meegeeft aan je werknemers.

Willen werknemers af en toe ruilen van shift? Maak hier dan vooraf duidelijke afspraken over. Geef aan bij wie ze hiervoor terecht kunnen en onder welke voorwaarden ze kunnen ruilen. Een mogelijke afspraak zou zijn om maximaal een week na de publicatie van het werkrooster alle wijzigingen te hebben doorgevoerd.

Om het werkrooster mee te delen aan de werknemers, zou je het bijvoorbeeld kunnen printen en verspreiden of ophangen. Maar idealiter bezorg je het werkrooster digitaal, via e-mail of via de tool die je gebruikt om het werkrooster te maken. Zo ben je er zeker van dat iedereen op tijd op de hoogte is.

Heb je nou toch echt geen idee hoe een werkrooster eruit kan zien? Dan geven we je graag een voorbeeld mee. Je kunt verschillende tools gebruiken om je eigen werkrooster te maken. Denk bijvoorbeeld aan de aanwezigheidsregistratie van Personio. Microsoft Excel en Google Spreadsheets zijn ook goede alternatieven.

Een basisrooster is een algemeen rooster dat je opstelt volgens de behoeften in de capaciteitsplanning en waarin je zoveel mogelijk vaste patronen verwerkt. Je geeft aan hoeveel werknemers je nodig hebt per taak of activiteit, en hoelang de werkzaamheid telkens duurt. Om het makkelijker te maken voor jezelf, voeg je hier nog geen namen van medewerkers aan toe, zodat je later nog kunt schuiven met je personeel.

Om het makkelijk te maken voor jezelf en voor je werknemers, raden we aan je werkrooster al minstens een maand voor de aanvangsdatum van het rooster bekend te maken. Zo is er nog voldoende tijd om onderling te kunnen ruilen en om eventuele wijzigingen aan te brengen.

Ja, als werkgever ben je verplicht het arbeidspatroon van je werknemers schriftelijk vast te leggen. Het werkrooster moet bovendien openbaar toegankelijk zijn voor alle werknemers. Aan de vorm van een werkrooster zijn geen eisen gesteld, maar de Inspectie SZW moet wel kunnen zien of de Arbeidstijdenwet al dan niet is nageleefd.