Personeelsverloop berekenen – zo doe je dat

Het personeelsverloop geeft aan hoeveel medewerkers in verhouding tot het totale personeelsbestand per jaar het bedrijf verlaten hebben. Bij de berekening van het getal worden medewerkers meegeteld die ontslag genomen hebben, intern overgeplaatst zijn door de werkgever, met pensioen zijn gegaan of overleden zijn. Omdat arbeidsovereenkomsten in de meeste gevallen beëindigd worden doordat de medewerker ontslag neemt, duidt een hoog personeelsverloop vaak op gebrekkige retentiebeleid voor personeel.

Het personeelsverloop kan aan de hand van verschillende formules gekwantificeerd worden. Het berekenen ervan is niet alleen zinvol voor de hele onderneming, maar ook voor afzonderlijke afdelingen. Een hoog personeelsverloop op afzonderlijke afdelingen kan bijvoorbeeld wijzen op slecht management. Als het personeelsverloop minus het natuurlijke verloop bovengemiddeld hoog is, is de oorzaak wellicht te vinden in de manier waarop het bedrijf met zijn medewerkers omgaat.

Wil je beter inzicht krijgen in de in- en uitstroom van medewerkers binnen je organisatie? Met People Analytics van Personio breng je alle personeelsgegevens overzichtelijk samen, zodat je personeelsverloop kunt analyseren en trends vroegtijdig kunt signaleren.

In de HR-wereld wordt onderscheid gemaakt tussen:

• Natuurlijk verloop (pensioen, overlijden enzovoort)

• Intern verloop (overplaatsingen) en

• Extern verloop (ontslag door medewerkers of door het bedrijf)

Er moet vooral aandacht zijn voor vroegtijdig verloop. Bij het berekenen van het personeelsverloop moet je deze ondersoort van extern verloop altijd apart bekijken. Want hoe hoger je hier scoort, hoe groter de kans dat je problemen hebt met je wervingsproces of de onboarding.

Je kan het personeelsverloop berekenen met een algemene formule: het aantal vertrekkende medewerkers gedeeld door het gemiddeld aantal medewerkers, vermenigvuldigd met 100. Voor de berekening kan je kiezen uit verschillende formules. De meest voorkomende varianten zijn de BDA- en de Schlüter-formule.

Deze twee formules gebruiken verschillende referentiewaarden en leveren verschillende resultaten op. Gebruik altijd dezelfde formule als je het personeelsverloop op de lange termijn wilt berekenen en vergelijken. Alleen dan kun je de resultaten echt goed vergelijken.

We gebruiken onderstaande cijfers om de formules uit te leggen aan de hand van een praktisch voorbeeld. Je kan zelf kiezen over welke periode je de berekening uitvoert: bijvoorbeeld per maand, per kwartaal of per jaar.

Personeelsbestand aan het begin van de periode: 120 Gemiddeld personeelsbestand tijdens de periode: 119* Uitstroom in de periode: 14 medewerkers (vrijwillige uitstroom) Instroom in de periode: 12 medewekers

*Het gemiddelde personeelsbestand wordt als volgt berekend: gemiddeld personeelsbestand = (personeelsbestand aan het begin van de periode + personeelsbestand aan het eind van de periode) / 2

De Federatie van Duitse Werkgeversverenigingen gebruikt de BDA-formule. Die bepaalt op klassieke wijze de uitstroom ten opzichte van het gemiddelde personeelsbestand. Personeelsverloop = vrijwillige uitstroom / gemiddelde personeelsbestand van de periode * 100 Personeelsverloop = 14 / 119 * 100 = 11,76 %

De Schlüter-formule gaat niet uit van het gemiddelde personeelsbestand, maar van het personeelsbestand aan het begin van de periode plus de instroom. Op die manier wordt rekening gehouden met het feit dat de omvang van het personeelsbestand een momentopname is, terwijl de uitstroom betrekking heeft op een bepaalde periode.

Personeelsverloop = uitstroom / (personeelsbestand aan het begin van de periode + instroom) * 100

Personeelsverloop = 14 / (120 + 12) * 100 = 10,61 %

Innovatieve softwareoplossingen voor HR-management helpen je om het personeelsverloop te berekenen en automatiseren dit proces.

Automatisch Personeelsverloop berekenen in Personio

In Personio heb je de mogelijkheid om het personeelsverloop per afdeling, maand en reden van beëindiging automatisch weer te geven.

Meer informatie over HR-analyses en -rapporten in Personio

Het verlies van medewerkers kost altijd geld. Hoeveel geld hangt vooral af van de vereiste kwalificaties van de medewerkers. Want de kosten van werving, onboarding en kennisverlies zijn direct gerelateerd aan het functieprofiel.

Als een high performer het bedrijf verlaat, bedragen de kosten ongeveer 120 procent van zijn of haar jaarsalaris.

• 30% is te wijten aan afgenomen prestaties van de vertrekkende werknemer tijdens en na de beslissing om te vertrekken, verlof, overwerk van collega’s, uitzendkrachten enzovoort.

• 30% wervingskosten

• 10% selectie- en aanstellingskosten

• 50% inwerkkosten in het eerste jaar

• 2% administratiekosten

Door je personeelsverloop voortdurend te monitoren, kun je gerichte maatregelen nemen om dat verloop omlaag te krijgen of het direct vanaf het begin zo laag mogelijk te houden.

Als belangrijk kengetal geeft het personeelsverloop op de langere termijn belangrijke informatie over de in- en uitstroom van medewerkers. Door dit cijfer te vergelijken met dat van andere bedrijven in dezelfde branche kun je bepalen of het personeelsverloop van jouw bedrijf normaal, hoog of laag is. Want de volgende voorbeelden laten zien dat het personeelsverloop per branche enorm kan verschillen.

Naar de oorzaken van personeelsverloop wordt al langere tijd intensief onderzoek gedaan. Helaas heeft dat nog niet tot sluitende theorieën geleid. Maar er is wel een bepaalde trend te zien als het gaat om doorslaggevende redenen waarom medewerkers een bedrijf verlaten.

• Emotionele redenen zoals het imago van een bedrijf

• Rationele redenen zoals een te laag salaris, een te hoge werkdruk of een gebrek aan ontwikkelingsmogelijkheden

• Ontevredenheid van medewerkers als gevolg van mismanagement of slecht personeelsbeleid

• Persoonlijke loopbaanplanning van de medewerker

• Plotselinge gebeurtenissen, zoals het niet krijgen van een verwachte promotie

Dit zijn slechts enkele mogelijke redenen voor een hoog personeelsverloop in een bedrijf. Maar als je weet hoe hoog het personeelsverloop van jouw bedrijf is en wat de oorzaken daarvan zijn, dan is de kans groot dat je gerichte maatregelen kunt nemen om het personeelsverloop terug te brengen.

Personeelsverloop geeft aan hoeveel medewerkers binnen een bepaalde periode uit dienst gaan ten opzichte van het totale aantal medewerkers. Dit kan het gevolg zijn van ontslag, pensionering, interne overplaatsingen of natuurlijk verloop. Een hoog personeelsverloop kan wijzen op uitdagingen binnen je retentiebeleid of organisatiecultuur.

Je berekent het personeelsverloop door het aantal medewerkers dat vertrekt te delen door het gemiddelde aantal medewerkers binnen een bepaalde periode, en dat resultaat te vermenigvuldigen met 100.

Formule: (Aantal vertrekkende medewerkers ÷ Gemiddeld aantal medewerkers) × 100

Zo krijg je het personeelsverlooppercentage waarmee je kunt inschatten hoe stabiel je personeelsbestand is.

Er bestaan verschillende manieren om personeelsverloop te berekenen, afhankelijk van de referentiewaarden die je gebruikt. De BDA-formule neemt het gemiddelde personeelsbestand als uitgangspunt, terwijl de Schlüter-formule rekening houdt met zowel de instroom als het begin van de meetperiode.

Het belangrijkste is om steeds dezelfde formule te gebruiken, zodat je resultaten betrouwbaar kunt vergelijken over de tijd.

De kosten van personeelsverloop bestaan uit directe én indirecte uitgaven. Denk aan:

• Wervingskosten (vacatureplaatsing, selectieproces).

• Onboarding en inwerkperiode.

• Tijdelijke productiviteitsdaling.

• Administratie en training.

Gemiddeld bedragen de kosten van een vertrekkende medewerker zo’n 100–120% van zijn of haar jaarsalaris, afhankelijk van de functie en het ervaringsniveau.

Een gezond personeelsverloop varieert per branche, maar ligt doorgaans tussen de 5% en 10% per jaar. Een te laag verloop kan wijzen op stilstand en gebrek aan vernieuwing, terwijl een te hoog verloop duidt op lage medewerkerstevredenheid of inefficiënt HR-beleid. Het ideale verloop is dus het punt waarop continuïteit en vernieuwing in balans zijn.

De meest gebruikte formule is de BDA-formule: (Vrijwillige uitstroom ÷ Gemiddeld personeelsbestand) × 100

Daarnaast kun je ook de Schlüter-formule toepassen, die rekening houdt met instroom: (Uitstroom ÷ (Personeelsbestand beginperiode + Instroom)) × 100

Door deze formules consistent te gebruiken, kun je trends in personeelsverloop analyseren en onderbouwde beslissingen nemen over personeelsplanning en retentie.