Inhoudingen op het loon: richtlijnen en wettelijke vereisten

Inhoudingen op het loon en verrekeningen vallen beide onder de werkgeverslasten. Zowel inhoudingen op loon als verrekeningen hebben betrekking op het salaris van medewerkers, maar beide termen hebben verschillende betekenissen en toepassingen.

Verrekeningen hebben betrekking op de bedragen die medewerkers aan hun werkgevers verschuldigd zijn. Het gaat om bedragen die medewerkers om verschillende redenen aan hun werkgevers moeten terugbetalen. Denk daarbij aan een voorschot op het loon, verkeersboetes, schadevergoedingen, boetes, te veel betaald loon, huurkosten, kosten gerelateerd aan het einde van de arbeidsovereenkomst, enzovoort. 

De inhoudingen op het loon daarentegen hebben betrekking op de bedragen die de werkgever namens zijn werknemers inhoudt op hun salaris.

De inhoudingen op het loon kun je onderverdelen in twee categorieën: verplichte en niet-verplichte inhoudingen.

Werkgevers zijn gerechtigd om verplichte inhoudingen op het loon te verrichten, zonder daarvoor toestemming te vragen aan hun medewerkers. Het gaat hierbij om loonheffingen en pensioenpremies.

De loonheffingen omvatten de loonbelasting en premies voor volksverzekeringen, die de werkgever namens zijn medewerkers moet afdragen aan de Belastingdienst. Als er sprake is van een verplichte pensioenregeling, moeten werkgevers de werknemersbijdrage voor het pensioen inhouden op het salaris en afdragen aan het betreffende pensioenfonds.

Naast verplichte inhoudingen zijn er ook niet-verplichte inhoudingen waar je als werkgever mee te maken hebt. We hebben een aantal voorbeelden van inhoudingen die niet verplicht zijn voor je op een rij gezet:

• collectieve ziektekostenverzekering;

• aanvullende pensioenregeling;

• bedrijfsfitness;

• bijdragen aan de personeelsvereniging;

• aflossen van leningen of voorschotten.

Diepe inzichten voor strategische HR-beslissingen

In Personio kan je gemakkelijk en overzichtelijk belangrijke personeelscijfers zien en analyseren, zoals het ziekteverzuim of personeelsverloop en zo de basis leggen voor goed gefundeerde beslissingen.

Naar de analysefunctie

De belangrijkste wetgeving met betrekking tot de inhoudingen op het loon is te vinden in het Burgerlijk Wetboek (BW), met name in de artikelen 7:631 en 7:632. Deze artikelen vormen de basis voor de toegestane inhoudingen op het loon van medewerkers. In de artikelen worden de voorwaarden vermeld waaraan moet worden voldaan.

Daarnaast zijn er specifieke wetten en regels die van toepassing zijn op bepaalde soorten inhoudingen, zoals de Wet op de loonbelasting 1964 (Wet LB 1964) voor de loonheffingen en de Pensioenwet voor de pensioenpremies.

Naast de wettelijke verplichting om de loonheffingen en pensioenpremies in te houden, ben je als werkgever ook verplicht om je aan bepaalde procedures te houden. We hebben deze hieronder voor je op een rij gezet. 

Je hebt als werkgever schriftelijk toestemming nodig van je medewerker om niet-verplichte kosten in te houden. Een afspraak die bijvoorbeeld vermeld staat in de arbeidsovereenkomst is een goed begin, maar niet voldoende. 

Werkgevers moeten duidelijk communiceren met hun medewerkers over de inhoudingen op hun loon. Deze verplichting omvat het informeren van medewerkers over de redenen van de inhoudingen en het verstrekken van een specificatie van de ingehouden bedragen op de loonstrook.

Als laatste zijn werkgevers verplicht om ervoor te zorgen dat de inhoudingen op het loon van hun medewerkers niet leiden tot een nettoloon dat lager is dan het wettelijk minimumloon. Als dit dreigt te gebeuren, moeten werkgevers de inhoudingen spreiden over meerdere maanden.

Door aan deze verplichtingen te voldoen, zorgen werkgevers ervoor dat de inhoudingen op het loon van hun medewerkers op een correcte en transparante manier worden uitgevoerd. Dit helpt om mogelijke geschillen en juridische problemen te voorkomen en draagt tevens bij aan een goede arbeidsrelatie tussen werkgevers en medewerkers.

Voor zowel inhoudingen op het loon als verrekeningen is documentatie en het vastleggen van afspraken dus zeer belangrijk. Voor bepaalde verrekeningen, zoals voorschotten op loon of huurkosten, moeten werkgevers een schriftelijke overeenkomst met hun medewerkers hebben. Deze overeenkomst moet duidelijk de voorwaarden en afspraken met betrekking tot de verrekening vermelden. Gaat het bijvoorbeeld om de vordering van de kosten van een studie, dan is een schriftelijk bewijs van de studieovereenkomst belangrijke documentatie.

Het vastleggen van procedures en documentatie is niet alleen belangrijk om een overzichtelijke administratie te waarborgen. Het maken van heldere afspraken met je medewerkers zorgt voor duidelijkheid over de verschillende stappen die worden ondernomen en draagt bij aan een transparante werkomgeving. Het zorgt er ook voor dat je mogelijke fouten en geschillen voorkomt. Personio kan je hierbij helpen. Met behulp van de software van Personio heb je alle belangrijke documenten op één centrale plek.

Als werkgever is het belangrijk om conflicten en geschillen over verrekeningen en inhoudingen op het loon op een zorgvuldige manier aan te pakken. Goed werkgeverschap speelt hierbij een cruciale rol. Zorg voor een open communicatie met je medewerkers en wees bereid om eventuele misverstanden of fouten toe te geven en te corrigeren. Probeer eerst samen met de medewerker tot een oplossing te komen. Mocht dit niet lukken, dan kan het inschakelen van een mediator of een onafhankelijke derde partij helpen om tot een oplossing te komen. Als allerlaatste redmiddel kan de kwestie worden voorgelegd aan de arbeidsinspectie of de rechter. Het is belangrijk om te allen tijde de wet- en regelgeving na te leven en te streven naar een eerlijke en rechtvaardige oplossing voor zowel de werkgever als de medewerker.

Huidige FTE's altijd zichtbaar

Met Personio heeft u met één klik op de knop toegang tot uw FTE-telling om datagestuurde beslissingen te nemen.

Meer over de analysefunctie

• Breng je medewerkers op tijd op de hoogte van de inhoudingen op het loon, de verrekeningen en de redenen hiervoor.

• Houd de wet- en regelgeving goed in de gaten. Zo ben je altijd op de hoogte van mogelijke veranderingen.

• Stel templates beschikbaar voor je organisatie die je kunt gebruiken om een schriftelijke toestemming te bekomen van je medewerkers voor verrekeningen en overeenkomsten.

• Voeg de te volgen procedures voor het inhouden van loon en mogelijke verrekeningen toe aan het handboek met procedures en de gedragscode.

Een werkgever mag alleen inhoudingen op het loon van een medewerker verrichten zonder diens toestemming, als het gaat om een verplichte inhouding. Voor wat de niet-verplichte inhoudingen betreft, is er een schriftelijke toestemming van de medewerker vereist.

Werkgevers kunnen fouten bij de looninhoudingen identificeren en corrigeren door de loonadministratie regelmatig te controleren en open te communiceren met medewerkers. Op die manier kunnen eventuele onjuistheden snel worden hersteld. Daarnaast helpt het om een geautomatiseerd systeem zoals dat van Personio te gebruiken voor de loonadministratie.

Wanneer werkgevers onjuiste of onwettige inhoudingen op het loon toepassen, kunnen zij geconfronteerd worden met verschillende gevolgen, die variëren van geschillen met medewerkers en reputatieschade, tot boetes en juridische procedures. Het is daarom belangrijk om de wet- en regelgeving nauwgezet op te volgen en eventuele fouten tijdig te recht te zetten.