De transformatie van HR in Europa: Personio viert 100 integraties

Het is pas een jaar geleden dat we ons pakket met software-integraties introduceerden, dat inmiddels een aantal zeer populaire apps zoals Slack en Google Calendar bevat. In dat jaar zijn onze integraties meer dan 100 miljoen keer gebruikt en hebben HR-teams in heel Europa naar schatting 8 miljoen uur handmatig werk bespaard.

Bovendien hebben we onze verzameling integraties die drukbezette HR-teams veel handwerk besparen meer dan verdubbeld. Nu vieren we de toevoeging van onze 100e integratie aan ons krachtige HR-ecosystem.

Daarmee kunnen HR-teams hun processen voor bijvoorbeeld werving en selectie, onboarding en afwezigheidsbeheer verder automatiseren, zodat ze meer tijd overhouden voor het oplossen van dringende problemen zoals het personeelsverloop of het aannemen van mensen met vaardigheden die ze missen.

Wil je weten hoe integraties werken of welke voordelen ze kunnen bieden voor je medewerkers? Hieronder leggen we alles uit wat je erover moet weten.

Focus op zinvolle HR met slimme automatisering: benut 100 integraties.

Hoe werken integraties?

 

Wat doen integraties voor HR-teams?

Zoals je waarschijnlijk wel weet, is de kans klein dat twee verschillende bedrijven precies dezelfde combinatie van apps gebruiken. De kans dat je exact dezelfde combinatie twee keer in je carrière tegenkomt, is nog veel kleiner.

Omdat elk bedrijf nu eenmaal zijn eigen ecosysteem van apps voor bijvoorbeeld tijdregistratie, samenwerking en betrokkenheid heeft, is het belangrijk dat die apps met elkaar kunnen ‘praten’.

Als je bijvoorbeeld gegevens van medewerkers van de ene tool naar de andere moet kopiëren en plakken, dan kost dat veel tijd, is de kans op menselijke fouten groot en moeten de gegevens handmatig bijgewerkt worden als ze veranderen. Integraties nemen je dat werk uit handen.

Wat betekent dat in de praktijk? Als je integraties gebruikt, delen je apps automatisch gegevens met elkaar zonder dat je die handmatig hoeft te importeren. Een voorbeeld:

  • Kim vraag een afwezigheid aan in Personio. Ze doet dat vanuit Slack met onze specifieke integratie door ‘/personio’ in een nieuwe chat te typen.
  • De gegevens die ze verstrekt (de betreffende datum en het afwezigheidstype), worden automatisch ingevoerd in Personio en haar manager ontvangt automatisch een notificatie.
  • Zodra haar manager de aanvraag goedgekeurd heeft, stuurt Personio automatisch een bericht naar Google Calendar om haar afwezigheid die dag te markeren en naar Slack om haar status bij te werken.

Welk voordeel levert het gebruik van een integratie hier op?

Feitelijk heeft Kim zichzelf de tijd en moeite van de volgende stappen bespaard:

  • De tool verlaten die ze gebruikt (Slack)
  • Inloggen bij Personio of contact opnemen met haar manager (afhankelijk van het gebruikte systeem voor het aanvragen van afwezigheden)
  • Wachten op een e-mail met de bevestiging dat de aanvraag goedgekeurd is voordat ze doorgaat naar de volgende stap
  • Haar afwezigheid markeren in Google Calendar
  • Haar afwezigheid markeren in Slack
  • Aandachtsfragmentatie‘ als gevolg van deze microvertragingen

Sarah Thomas, Hoofd HR van Mindful Chef zegt: “Personio biedt een grote mate van automatisering en personalisatie, waardoor we workflows voor onze unieke processen konden ontwerpen. Dat was voor ons heel belangrijk.”

Dit is slechts een voorbeeld van een workflow met twee veelgebruikte app-integraties. Hieronder geven we een voorproefje van andere HR-processen die je met de 100 integraties van Personio kunt versnellen.

Vermijd vertragingen dankzij naadloze integratie

Koppel Personio met wel 100 andere apps en bespaar uren aan handmatige updates en wisselen tussen tools.

 

Met wat voor soort software kan Personio worden geïntegreerd?

Afhankelijk van het bedrijf kan een enkel HR-team verantwoordelijk zijn voor alle taken, van werving en selectie tot performancebeheer en offboarding.

Onze 100 integraties zijn zeer gevarieerd van aard en beslaan 18 categorieën waar HR-teams verantwoordelijk voor kunnen zijn, zoals:

  • Opvolgen van sollicitanten
  • Agendabeheer
  • Samenwerking en productiviteit
  • Identiteits- en toegangsbeheer
  • Leren en ontwikkelen
  • Wereldwijde werving
  • Reis- en onkostenbeheer
  • Videovergaderen

We integreren met apps uit 15 verschillende landen en van allerlei bedrijven, variërend van start-ups tot beursgenoteerde ondernemingen.

Om te laten zien hoe deze categorieën binnen een workflow kunnen passen, nemen we een proces waar elk bedrijf ter wereld mee te maken heeft: werving en selectie. Een voorbeeld:

  • Muhammad wil een nieuwe frontendontwikkelaar in dienst nemen. Hij stelt de complete vacature op in Personio en plaatst die met slechts een enkele klik op 600 jobboards.
  • Alle binnenkomende sollicitaties worden vervolgens automatisch overgedragen, opgeslagen en georganiseerd in Personio.
  • Als Muhammad een kandidaat ziet die hem bevalt, gebruikt hij de Microsoft Calendar-integratie om te kijken wanneer het wervingsteam beschikbaar is voor een sollicitatiegesprek.
  • Vervolgens gebruikt hij de Microsoft Teams-integratie om het sollicitatiegesprek in te plannen en een videovergaderlink voor het gesprek te genereren.
  • Na afloop van het gesprek vraagt Personio automatisch feedback aan de wervingsmanager met behulp van een vooraf gedefinieerde sjabloon.
  • Na het lezen van de positieve feedback op het sollicitatiegesprek gebruikt Muhammad onze CodeSubmit-integratie om de kandidaat een testopdracht voor thuis te geven.
  • Als hij tevreden is over het resultaat van de test, kan Muhammad in Personio snel een aanbod en een bindend contract aanmaken via een vooraf gedefinieerde sjabloon. De kandidaat kan dat ondertekenen met onze geïntegreerde functionaliteit voor elektronische handtekeningen.

Welk voordeel levert het gebruik van een integratie hier op?

De implementatie van meerdere integraties in zijn wervingsproces heeft Mohammed de volgende handmatige stappen bespaard:

  • De vacature publiceren op elk afzonderlijk jobboard
  • Contact opnemen met iedereen in het wervingsteam om hun beschikbaarheid voor het sollicitatiegesprek te controleren
  • Een uitnodiging opstellen voor het sollicitatiegesprek en een vergaderlink genereren en naar de interviewers en het wervingsteam sturen
  • Na afloop van het sollicitatiegesprek sjablonen verzenden en feedback van het wervingsteam vragen
  • Uitzoeken wat de beste manier is om de testopdracht voor thuis uit te voeren en het resultaat op te halen
  • Een aanbod opstellen en de begeleidende documenten opvragen bij de juridische afdeling (vaak moet dat snel, voordat een ander bedrijf de kandidaat een aanbod stuurt)
  • Wachten tot de kandidaat de aanbodbrief en het contract heeft gescand, ondertekend en teruggestuurd

Wat zijn de populairste integraties van Personio?

Omdat er van bedrijf tot bedrijf en van land tot land aanzienlijke verschillen zijn in de apps die HR-teams gebruiken, hebben we een grote verscheidenheid aan populaire integraties. Maar veel van onze klanten gebruiken de volgende integraties:

Wil je ook je dagelijkse HR-taken versnellen met slimme automatisering? Ga naar onze Marketplace om te zien welke van de apps die je gebruikt je met Personio kunt integreren.

Zie hoe Personio jouw HR-processen kan verbeteren

Boek je gratis demo