Nog niet gedigitaliseerd? Dit zijn de gevolgen van uitstel

Het wordt steeds duidelijker dat bedrijven op veel manieren profiteren van digitale processen. Volgens de European SME Survey 2019 is 57% van de kleine en middelgrote bedrijven van mening dat digitalisering een positieve invloed zal hebben op hun bedrijfsvoering in de komende vijf jaar. Toch is HR een terrein waar de digitale transformatie vaak lang duurt.

Toch vormt een gedigitaliseerde HR-afdeling een belangrijk concurrentievoordeel. Het is de basis waarmee je efficiënte arbeidsprocessen in je hele bedrijf kunt creëren. Voor HR-managers betekent dat vooral meer tijd en ruimte om zich te richten op het belangrijkste kapitaal van hun bedrijf: de medewerkers.

Helaas is HR nog altijd een van de gebieden waar beslissingen erg traag worden genomen, vooral als het gaat om het ontwikkelen van nieuwe processen, initiatieven en tools. Het woord ‘digitalisering’ leidt vaak tot schrikreacties of rollende ogen: het kost te veel geld en moeite en er is geen duidelijke reden om dingen op dit moment te veranderen.

Maar HR-managers en CEO’s moeten beseffen dat uitstel van deze beslissingen uiteindelijk een groot negatief effect zal hebben op de winstgevendheid van hun bedrijf. Dat heeft gevolgen op gebieden zoals personeelsbehoud, training en trage wervingsprocessen. Hoe langer je wacht, hoe duurder het wordt. Daarom is het essentieel dat HR rekening houdt met de schade die wordt veroorzaakt door het niet tijdig digitaliseren.

De belangrijkste factoren voor HR-kosten

Welke factoren vormen een aanslag op je portemonnee en veroorzaken de grootste financiële schade? Onze gids (Engelstalig) bespreekt de vijf belangrijkste kostenfactoren in HR en laat zien hoe die geëlimineerd kunnen worden.

Download hier onze gids

Problemen verdwijnen vrijwel nooit vanzelf als ze niet in een vroeg stadium actief aangepakt worden. Integendeel: problemen worden na verloop van tijd vaak alleen maar groter en ernstiger, waardoor ze zelfs tot grote verliezen kunnen leiden. De volgende lijst laat zien wat er kan gebeuren als je de digitale transformatie van je HR uitstelt.

Als bijvoorbeeld je onboardingproces alles behalve naadloos is, als je veel tijd kwijt bent aan het handmatig plannen van taken en je collega’s hun onboardingtaken te laat voltooien, dan kan het gebeuren dat nieuwe medewerkers niet op tijd een werkplek hebben en dat hun eerste dag bij hun nieuwe baan rommelig verloopt.

Daardoor zullen ze zich direct vanaf het begin slecht op hun gemak voelen, wat gevolgen heeft voor hun loyaliteit aan hun nieuwe werkgever. Bovendien duurt het langer voordat ze volledig productief zijn en dat is slecht voor je omzet. Als je zulke ineffectieve processen niet direct aanpakt, wordt de resulterende schade steeds groter en je bedrijf steeds minder efficiënt.

Uit onderzoek dat Bitkom in opdracht van Personio heeft uitgevoerd, blijkt dat HR-managers 42% van hun tijd aan administratieve taken besteden. Het is dan ook niet verwonderlijk dat belangrijke activiteiten zoals leiderschapsontwikkeling vaak worden uitgesteld of zelfs helemaal niet doorgaan. Maar dat kost veel geld.

Stel je voor dat een slechte manager niet alleen ongeschikte medewerkers aanneemt, maar ook het potentieel van bestaande medewerkers niet volledig benut. Dat verzwakt je bedrijf, beïnvloedt je omzet en schaadt het bedrijfsresultaat.

Hoe langer je wacht met digitaliseren, hoe langer je niet alleen meer omzet misloopt, maar ook andere voordelen van gedigitaliseerde HR-processen. Zo kunnen projecten vertraging oplopen als je door trage wervingsprocessen bijvoorbeeld een tekort aan IT-personeel hebt. Dit heeft een negatief effect op je omzet. Maar niet als je je wervingsprocessen digitaliseert. Dan krijg je bijvoorbeeld betrouwbaardere gegevens over de prestaties van de verschillende wervingskanalen die je gebruikt, zodat je meer kunt investeren in succesvolle kanalen en je werving kunt verbeteren.

Of als je dankzij efficiëntere, gedigitaliseerde wervingsprocessen je verkoopvacatures binnen slechts 30 in plaats van 40 dagen kunt vervullen, win je tien dagen waarin deze nieuwe medewerkers je product actief kunnen verkopen.

Volgens de European SME Survey 2019 is twee derde van het Europese MKB ten minste gedeeltelijk gedigitaliseerd. Dus hoe langer je het digitaliseren van je eigen HR uitstelt, hoe verder je uiteindelijk achterblijft op je concurrenten als het gaat om werkgeversimago, personeelsbehoud en werving. Je gedigitaliseerde conculega’s daarentegen hebben software die omslachtige administratieve taken afhandelt, waardoor ze meer tijd hebben voor zaken waarmee ze zich in HR kunnen onderscheiden.

Een bittere, maar allesbehalve vergezochte consequentie van niets doen is dat je je concurrenten misschien nooit zult kunnen inhalen. Als bijvoorbeeld een ander bedrijf in dezelfde branche eenmaal zijn imago als toonaangevende werkgever opgebouwd heeft, is dat degene die het beste talent aantrekt en de werving in die branche domineert. Zelfs jaren later zal het je moeite kosten om hetzelfde niveau te bereiken als je branchegenoten.

Stel je voor dat je ontdekt dat gegevensbescherming een serieus probleem is binnen je HR-management en je wervingsprocessen. Je zult je processen dan waarschijnlijk binnen zeer korte tijd moeten actualiseren en daarbij mogelijk gebruik moeten maken van externe consultants, wat nog meer kosten met zich meebrengt. Ineens is het probleem dan een crisis geworden.

Alle betrokkenen moeten hun bestaande medewerkers inzetten om die crisis op te lossen (waardoor de personeelskosten stijgen) en mogelijk worden er overhaaste beslissingen genomen, bijvoorbeeld om de ene softwareleverancier te kiezen en niet een andere. Overhaaste beslissingen zijn vaak niet de beste maar simpelweg de eerste die in je opkomen, en kunnen leiden tot teleurstellende resultaten.

Als HR-manager draag je bij aan het succes van je bedrijf door het vinden, behouden en ontwikkelen van het belangrijkste kapitaal van je bedrijf, namelijk de medewerkers. Zonder de bijdragen van je medewerkers, die je actief kunt versterken, kan je bedrijf niet presteren. Denk na over het voldoen aan de hoge eisen van je bedrijfs- en HR-imago door je HR-afdeling en alle bijbehorende processen te digitaliseren. Deze stap is een actieve investering in de efficiëntie en productiviteit van je bedrijf.

Als je timide en passief blijft, riskeer je niet alleen financiële schade, maar ook schade aan je persoonlijke imago. Collega’s kunnen je als besluiteloos en risicomijdend gaan zien, wat je positie binnen het bedrijf zal verslechteren.

Het is tijd om je HR te digitaliseren!

Nu weet je wat de gevolgen zijn als je niet digitaliseert. Maar wat zijn de kostenfactoren die geëlimineerd moeten worden? Lees deze gids (Engelstalig) voor meer informatie over dit aspect.

Download hier onze gids