21. september 2022

6 simpele stappen voor een gestroomlijnde onboarding van werknemers

6 Simple Steps to Streamline Your Employee Onboarding

Je hebt de perfecte kandidaat gevonden, die het volledige wervingsproces heeft doorlopen en je baanaanbod heeft geaccepteerd. Klaar is Kees, toch? Niet helemaal.

Volgens het Human Capital Institute zegt naar schatting 20% van alle nieuwe wervingen hun baan alweer binnen 45 dagen op. 69% van degenen die wél een positieve onboardingervaring hebben, blijft daarentegen gemiddeld drie jaar voor hetzelfde bedrijf werken.

Toch heeft een derde van de bedrijven geen gestructureerd onboardingproces. De bovenstaande cijfers maken pijnlijk duidelijk dat organisaties maar kort de tijd hebben om een goede indruk te maken op nieuwe werknemers. En die goede indruk begint met goede onboarding. 

Hieronder lichten we de makkelijkste manieren toe om dit proces te verbeteren, zodat nieuwe talenten de beste start kunnen maken. De meest eenvoudige manier om dit te bereiken? Door je onboardingproces te automatiseren. Maar hoe gaat dat eigenlijk in z'n werk? Wij leggen het je graag uit.

Geef nieuwe werknemers de beste start van hun carrière met een naadloze onboardingervaring.

Wat is automatisering en hoe biedt dit uitkomst voor HR-processen?

Hoeveel van de taken die vandaag op je planning staan, zouden ook door een machine kunnen worden uitgevoerd? Volgens een onderzoek van McKinsey kan naar schatting 45% van al het betaalde werk worden geautomatiseerd. Door HR-processen te automatiseren, worden bepaalde handelingen automatisch uitgevoerd via apps die met elkaar communiceren. Enkele voorbeelden:

  • HR-teams ontvangen automatische notificaties van onder andere startdagen, de afloop van een proefperiode, of een werkjubileum.

  • Wervingsteams ontvangen automatisch uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken met kandidaten en krijgen na afloop de bijbehorende feedbackformulieren toegestuurd.

  • Onboardingtaken worden, inclusief de relevante links en documenten, automatisch toegewezen aan alle nieuwe werknemers op hun startdatum.

Ieder bedrijf ter wereld krijgt vroeg of laat te maken met het inwerken van nieuwe werknemers. Laten we daarom eens bekijken hoe automatisering dit proces van A tot Z kan helpen stroomlijnen voor HR, nieuwe medewerkers en andere betrokken teams, zoals IT.

1. Zet kandidaten automatisch om in werknemers

HR hoeft niet zelf alles in orde te maken voor nieuwe teamleden. Logischer zou zijn als de nieuwe medewerker zelf ook bepaalde administratieve taken afrondt. Het is zelfs logisch om dit allemaal af te handelen voordat ze aan het echte werk beginnen.

Je kunt bijvoorbeeld een link sturen naar de eerste onboardingtaken als herinnering dat bepaalde zaken, zoals het invullen van formulieren, voor een specifieke datum moeten worden afgerond. Dit bespaart de HR-afdeling de moeite van e-mails sturen en onnodig administratief werk uitvoeren, zoals het aanvragen van deze informatie of herinneringen sturen. Zo wordt tegelijkertijd gewaarborgd dat belangrijke informatie (zoals bankgegevens of burgerlijke staat) altijd correct en up-to-date is. 

Stappen zonder automatisering:Stappen met Personio:
1. Nieuwe werknemers mailen om ontbrekende gegevens op te vragen1. Een kandidaatprofiel wordt met één klik omgezet in een werknemersprofiel. De nieuwe werknemer blijft de status 'onboarding' behouden tot de startdatum van het contract. Deze profielen zijn alleen zichtbaar voor specifieke teamleden, zoals leidinggevenden, HR, managers en IT, die het onboardingproces alvast in gang kunnen zetten
2. Relevante formulieren en documenten bij elkaar zoeken en handmatig toevoegen2. Werknemers worden vervolgens uitgenodigd om hun profiel te voltooien in Personio. HR-managers kunnen sjablonen creëren en toepassen om precies te definiëren welke informatie nodig is van de werknemer, bijvoorbeeld bij verschillende functietypes.
3. Een nieuw werknemersbestand aanmaken3. Vanaf dit punt hebben werknemers alle formulieren die ze nodig hebben en worden ze automatisch herinnerd aan openstaande onboardingtaken of ontbrekende gegevens, wat betekent dat HR zich hier niet meer mee bezig hoeft te houden.
4. Wachten op antwoord en de gegevens kopiëren en plakken in het werknemersbestand (vaak een traag, foutgevoelig proces)4. Documenten die door de werknemer zijn ingevuld, worden automatisch geüpload in de sectie 'documenten' van hun profiel. HR hoeft de betreffende bestanden dus niet meer handmatig via e-mail te downloaden en uploaden in ieder individueel werknemersprofiel.
5. Gedeelde bestanden uploaden, zoals foto's voor een werknemers-ID en ingevulde formulieren
6. Opvolgen in het geval van ontbrekende bestanden
7. Deze vertragingsstappen gaan ten koste van de productiviteit en concentratie.

Kristin Brandt, senior HR-manager bij Lush, legt uit: "Personio is vaak het eerste contactpunt voor mensen die solliciteren via het systeem. De volledige kandidaatreis vindt dus plaats vanuit Personio. Wanneer we die data vervolgens overzetten zodra iemand in dienst treedt, begint ook het onboardingproces in Personio."

2. Organiseer interne aanvragen met sjablonen

Zoals iedere HR-manager weet, gaat er flink wat werk in zitten om ervoor te zorgen dat nieuwe wervingen al vóór hun eerste werkdag alles hebben wat nodig is. Vaak gaat dit om bijzonder repetitief werk, waarbij de moeite niet altijd opweegt tegen de waardevolle tijd van het HR-team. 

Een onboardingworkflow kan voor HR bestaan uit het plannen en organiseren van de volgende zaken:

Stappen zonder automatisering:Stappen met Personio:
1. IT verzoeken om apparatuur te kiezen en bestellen1. Met één druk op de knop kun je met onze HR-sjablonen een onboardingworkflow creëren, die je naar wens kunt aanpassen. Hiermee worden alle betrokkenen automatisch ingelicht over hun taken, zoals die hierboven.
2. IT vragen om de nieuwe werknemer uit te nodigen voor interne programma's
3. IT vragen om een e-mailaccount aan te maken
4. De nieuwe werknemer een welkomstmail sturen
5. Een welkomstpakket voorbereiden en versturen
6. Interne documenten en presentaties verzamelen
7. Onboardingtraining organiseren en inplannen
8. Een nieuw bureau toewijzen (en klaarmaken)
9. Keycards bestellen

3. Deel belangrijke updates vóór de startdatum

Zoals je kon lezen in ons recente whitepaper 'Attraction Plus' verandert tot wel 43% van de nieuwe werknemers minstens één keer van gedachten na het accepteren van een baanaanbod. Bijna 40% gaf aan dat dit het gevolg was van een slechte opvolging (of helemaal geen opvolging) nadat het aanbod was gedaan. Het is dus essentieel om al voor de startdatum regelmatig relevante updates te delen.

Stappen zonder automatisering:Stappen met Personio:
1. De e-mailadressen van nieuwe werknemers verzamelen- Met behulp van bestaande sjablonen kun je geautomatiseerde welkomstmails opstellen voor alle nieuwe werknemers. Hierin kun je belangrijke informatie voor de eerste dag vermelden, ontbrekende gegevens aanvragen en toelichten hoe de eerste werkweek eruit gaat zien.
2. E-mails schrijven en versturen met alle relevante informatie, met de ontvangers in BCC om de privacy van persoonlijke e-mailadressen te beschermen- Nieuwe medewerkers kunnen ook gebruikmaken van de ondersteuning via Personio om vragen te stellen en snel gerichte antwoorden te ontvangen van HR.
3. Alle relevante informatie over de eerste werkweek invullen
4. Alle relevante documenten bijvoegen
5. Eventuele vragen beantwoorden naar aanleiding van de reacties van de nieuwe werknemer

4. Laat papierwerk makkelijk ondertekenen

Wanneer er een nieuw teamlid begint, is het arbeidscontract slechts het topje van de ijsberg als het gaat om het papierwerk dat ondertekend moet worden, van geheimhoudings- en werkapparatuurovereenkomsten tot arbeidsvoorwaarden. 

Stappen zonder automatisering:Stappen met Personio:
1. Relevante documenten bij elkaar zoeken en handmatig toevoegen1. Documenten kunnen makkelijk worden opgesteld met behulp van documentsjablonen en worden verstuurd met onze ingebouwde e-handtekeningtool. Zodra de documenten ondertekend zijn, worden ze automatisch geüpload en opgeslagen in de sectie 'documenten' van het werknemersprofiel.
2. Gegevens van de nieuwe werknemer invullen in de documenten
3. De werknemer downloadt, print, ondertekent en uploadt het document
4. HR downloadt het ingevulde formulier en uploadt dit naar het relevante profiel

5. Zorg voor veilige toegang tot relevante tools

Naar schatting gebruiken de meeste afdelingen zo'n 40 tot 60 programma's, wat betekent dat de samenwerking met IT om toegang te verschaffen tot al deze tools behoorlijk wat tijd kost. En dan hebben we het nog niet eens gehad over naleving en veiligheid.

Stappen zonder automatisering:Stappen met Personio:
1. Een e-mailaccount instellen voor de nieuwe werknemer1. Door de integratie met een active directory, zoals Microsoft Azure AD, Okta en het binnenkort te lanceren JumpCloud, wordt er automatisch een nieuw account aangemaakt in de gekozen active directory wanneer er in Personio een nieuw werknemersprofiel wordt gecreëerd.
2. De benodigde werknemersgegevens verzamelen om een nieuw profiel aan te maken- Alle werknemersgegevens, zoals functie, team en afdeling, worden automatisch vanuit Personio overgezet naar de directory en up-to-date gehouden (bijvoorbeeld als een werknemer van functie verandert). Vanuit de directory wordt vervolgens automatisch toegang verschaft voor alle benodigde tools aan de hand van de ingevulde gegevens, waardoor IT geen individuele toegang meer hoeft toe te kennen.
3. Individuele nieuwe profielen aanmaken in al deze 40 tot 60 tools- Ditzelfde proces kan ook worden geïmplementeerd bij het vertrek van een werknemer. Wanneer een werknemer ontslag neemt, wordt de einddatum van het contract vanuit Personio overgezet. Op deze datum wordt dan de toegang ingetrokken, zodat wordt voldaan aan de regelgeving voor gegevensbescherming.
4. Uitnodigingen voor iedere tool versturen naar het e-mailadres van de nieuwe medewerker
5. Ondersteunen in het geval van problemen met inloggen

6. Zet duidelijke stappen uiteen voor nieuwe werknemers

Een sterk onboardingproces is niet alleen belangrijk voor een goede retentie, maar ook voor de algehele productiviteit. Werknemers die beginnen bij een organisatie met een gestandaardiseerd onboardingproces zijn maar liefst 50% productiever.

Soms is het aan individuele managers om vast te stellen wat een nieuwe werknemer precies gaat doen en welke training en documenten nodig zijn om de nieuwe functie te kunnen vervullen.

Stappen zonder automatisering:Stappen met Personio:
1. Vergaderingen organiseren met de nieuwe werknemer en relevante personen1. Met behulp van een aanpasbaar onboardingsjabloon kun je de specifieke inwerktaken van de werknemer en de bijbehorende deadlines automatisch delen. Hierin kun je ook onder andere trainingsmanagement, links naar presentaties en bestandsaanvragen opnemen.
2. De relevante trainingsvideo's en -cursussen voor de nieuwe werknemer verzamelen en organiseren in een toegangkelijk systeem
3. Voor nieuwe werknemers is het niet altijd duidelijk wat de eerste weken van hen wordt verwacht, wat ten koste kan gaan van de toekomstige productiviteit

Kan jouw onboardingproces wel een update gebruiken? Ontdek hier hoe de onboarding van Personio verschillende bedrijven heeft geholpen om tot wel 80% van de onboardingprocessen te automatiseren.

Een perfecte start voor iedere werknemer

Thumbnail Onboarding-Checklist